Со временем, при частом использовании электронной почты, у большинства пользователей формируется список контактов, с которыми ведется переписка. И пока пользователь работает с одним почтовым клиентом, он свободно может пользоваться этим самым списком контактов. Однако, что делать, если возникла необходимость перейти на другой почтовый клиент – Outlook 2010?
Чтобы заново не создавать список контактов, в Outlook есть полезная функция, которая называется «Импорт». А как пользоваться этой функцией мы рассмотрим в этой инструкции.
Итак, если у ваз возникла необходимость перенести контакты в Outlook 2010, то следует воспользоваться мастером импорта/экспорта контактов. Для этого необходимо перейти в меню «Файл» и кликнуть по пункту «Открыть». Далее, в правой части находим кнопку «Импорт» и нажимаем ее.
Далее, перед нами открывает окно мастера импорта/экспорта, в котором перечислен список возможных действий. Поскольку нас интересует импорт контактов, то здесь можно выбрать как пункт «Импорт адресов и почты интернета», так и «Импорт из другой программы или файла».
Если вы выбрали пункт «Импорт адресов и почты интернета», то в этом случае мастер импорта/экспорта предложит вам два варианта – это импорт из файла контактов приложения Eudora, и импорт из Outlook 4, 5 или 6 версии, а также почты Windows.
Выбираем нужный источник и отмечаем флажки на против нужных данных. Если вы собираетесь импортировать только контактные данные, то для этого достаточно отметить только пункт «Импортировать адресную книгу» (как показано на скриншоте выше).
Как только выбрали подходящее действие, нажимаем кнопку «Готово» и ждем окончания процесса.
Как только все данные буду импортированы, появится «Итоги импорта» (смотрите скришот выше), где будет отображена статистика. Также, здесь нужно нажать кнопку «Сохранить в папке Входящие» или же просто «Ок».
Импорт из другой программы или файла
В случае, если вы выбрали пункт «Импорт из другой программы или файла», вы сможете загрузить контакты как из почтового клиента Lotus Organizer, так и данные из Access, Excel или обычного текстового файла. Также здесь доступен импорт из предыдущих версий Outlook и системы управления контактами ACT!.
Выбрав нужный способ импорта, кликаем по кнопке «Далее» и здесь мастер предлагает выбрать файл с данными (в случае, если вы импортируете из предыдущих версий Outlook, то мастер попытается найти данные самостоятельно). Также, здесь необходимо выбрать одно из трех действия для дубликатов.
Следующим шагом будет указание места для хранения импортируемых данных. Как только вы укажите место, куда будут загружены данные, можно переходить к следующему шагу.
Здесь мастер импорта/экспорта просит подтвердить действия.
На этом этапе можно отметить галочками те действия, которые требуется выполнить. Если вы передумали что-то импортировать, то достаточно лишь снять флажок с нужно действия.
Также в на этом этапе можно настроить соответствие полей файла с полями Outlook. Для этого достаточно лишь перетащить название полей файла (левый список) на соответствующее поле в Outlook (правый список). Как только все сделаете, нажмите «Ок».
Когда все настройки будут сделаны, нажимаем «Готово» и outlook начнет импорт данных.
Итак, мы с вами рассмотрели, как импортировать контакты в Outlook 2010. Благодаря встроенному мастеру сделать это достаточно просто. Благодаря этому мастеру можно импортировать контакты как из специально подготовленного файла, так и из предыдущих версий Outlook.
Бизнес держится на связях. Потерянная контактная информация означает упущенную сделку. У вас не будет клиентов, если вы не знаете, как до них добраться. В Microsoft Outlook список контактов размещается как можно ближе к электронной почте.
Если вы знаете, как обращаться со списком контактов MS Outlook, вы сможете многое. Можно обмениваться ими с другими пользователями электронной почты, отправлять групповые сообщения. Пользуйтесь возможностями Outlook для организации своей работы.
В этом уроке вы узнаете, как добавить контакты в Outlook и как создать контактную группу в Outlook. Рассмотрим полезные функции, такие, как создание группы контактов в Outlook. Давайте начнём.
Важность ваших контактов из Microsoft Outlook
Контакты в MS Outlook бывают частные и деловые. Для постоянной связи Outlook позволяет сохранять адреса прямо внутри вашей электронной почты.
Каждая запись в адресной книге электронной почты является контактом. Бизнесмену и каждому, кто пользуется email, удобнее иметь адресные книги в Интернете. Тогда вы их точно не потеряете.
Для поиска в Outlook щёлкните значок Address Book
(в виде раскрытой книги) справа от вкладки Home
. В диалоговом окне Address Book: Contact
s появится основная информация о контакте:
Информация о контакте в окне Address Book: Contacts.
Ваша адресная книга по умолчанию - Contacts – , но можно создавать и дополнительные адресные книги.
Чтобы найти более подробную информацию о контакте, дважды щёлкните его имя, чтобы открыть карточку контакта:
Детальная информация в карточке контакта MS Outlook.Как видите, карточка содержит не только адрес электронной почты вашего контакта. Помимо возможности хранить до трёх адресов, есть поля для ввода следующей информации:
- Место работы
- Адрес веб-страниц
- IM адреса
- Телефонные номера (рабочий, домашний, факс, мобильный и прочие)
- Адреса (до трёх физических адресов на контакт)
Можно прикрепить изображение к карточке контакта, если у вас оно есть. Кроме того, есть поле Notes
для дополнительной информации.
Адресная книга Outlook позволяет не только хранить и находить контактную информацию, но использовать её для отправки коллективных писем с помощью контактных групп. Подробнее о Microsoft Outlook читайте в пособиях:
Прежде чем мы поговорим о работе в MS Outlook, не забудьте подписаться на рассылку Tuts + Business и получить нашу бесплатную eBook: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. В книге описаны принципы организации входящих сообщений и даны подсказки по управлению ими.
Теперь перейдём к созданию контактов и контактных групп в MS Outlook:
1. Занесение нового контакта в MS Outlook
Осознавая важность адресной книги Outlook, вы готовы организовать свой список контактов. Существуют два основных метода добавления контактов в Outlook:
- из адресной книги
- из электронной почты
Разберём каждый из них.
Шаг 1. Как добавить контакты в Outlook из адресной книги
Этот метод удобен, если вы хотите добавить к своим контактам в MS Outlook визитные карточки. Иметь аккуратно организованную информацию о контактах в почтовом ящике гораздо удобней, чем хранить стопки карточек, которые могут быть случайно потеряны.
Для начала откройте адресную книгу в MS Outlook и щелкните правой кнопкой мыши в любом месте. Появится всплывающее меню:
Выбор опции New Entry
. Диалоговое окно New Entry
:
Выберите параметр New Contact
и нажмите OK
. Вы увидите пустую карточку Contact Card
:
Заполните каждое поле контакта соответствующей информацией.
Щёлкнув по стрелке справа, вы можете дописать информацию. В приведенном ниже примере есть три типа адресов, которые вы можете добавить в карточку контакта:
Заполнив поля, выберите Save & New
сохраните контакт и продолжайте заполнение адресной книги. Или, выбрав Save & Delete,
вернитесь в Address Book:Contacts.
Шаг 2. Как добавить контакты в Outlook из Email
Получив письмо от нового контакта, информацию о нём легко сохранить в адресной книге MS Outlook. Начните с сообщения, которое содержит контактную информацию:
По щелчку правой кнопкой мыши на адрес отправителя, появляется всплывающее меню:
Выберите Add to Outlook Contacts
. Открывается контактная карта с уже заполненным именем отправителя и адресом. Если у вас есть дополнительная информация об этом контакте, добавьте её в карточку.
Заполнив, нажмите Save & Close
или Save & New
, чтобы сохранить контакт в адресной книге.
Шаг 3. Как добавить изображение
Если хотите, вы можете добавить изображение или логотип. Откройте карточку контакта человека, чьё изображение вы хотите добавить. Нажмите значок Add Contact Picture
справа от имени пользователя. Откроется окно браузера:
Перейдите к файлу с изображением, которое вы хотите добавить. Укажите на него и нажмите OK.
Теперь выбранное изображение появится на карточке контакта:
Шаг 4. Как удалить контакт
Иногда требуется удалить контакт. Или информация устарела, или вам больше не понадобится.
К счастью, в Outlook это делается легко. Откройте окно Address Book: Contacts . Выберите имя контакта, который вы хотите удалить. Затем щелкните правой кнопкой мыши в любом месте. Появится всплывающее меню:
Выберите имя контакта в адресной книге и нажмите Delete .Выберите Delete
. Система запросит подтверждения:
После нажатия Yes контакт будет удалён из адресной книги MS Outlook.
3. Создание группы контактов
Если вам нужно отправить сообщение нескольким людям, контактная группа сэкономит время для отправки письма всем членам вашей группы. Используя контактную группу, вы можете быть уверены, что все получили одну и ту же информацию. Исключается риск забыть отправить электронное письмо, если отправлять его каждому по отдельности.
(Примечание:
Эта опция известна как the Distribution List в ранних версиях Outlook.
)
Рассмотрим эту возможность внимательнее.
Шаг 1. Как создать группу контактов в Outlook
Откройте окно People
. Нажмите на три точки в нижнем левом углу MS Outlook. Появится всплывающее меню Navigation Options
:
Во всплывающем меню выберите People
. Окно People
содержит весь список ваших контактов:
Нажмите New Contact Group
в Ribbon
. Появится пустое окно Contact Group
:
Введите в поле Name имя для группы, которую вы хотите создать. Теперь, когда вы создали новую группу контактов, можно начать добавлять адреса.
Шаг 2. Как добавить адреса в контактную группу Outlook
В открытом окне Contact Group
нажмите значок Add Member
на ленте. Появится всплывающее меню:
Имеется возможность выбора адресов из существующих контактов Outlook, из адресной книги или электронной почты.
При нажатии From Outlook Contacts или From Address Book , отобразится окно Select Members: Contacts . Вы можете выбрать имя контакта.
Для примера возьмём вариант New E-mail Contact . Вместо полной карточки контакта появляется диалоговое окно Add New Member :
Окно Add New Member для добавления контакта в группу Outlook.Введите имя и адрес контакта, который вы хотите добавить в группу. Обратите внимание, что по умолчанию стоит флажок Add to Contacts
. Если его убрать, контакт будет добавлен в вашу новую группу контактов, но не в адресную книгу. Это может пригодиться, если вам нужна связь с этим человеком только в составе группы.
После ввода информации нажмите OK . Контакт в группу добавлен. Дополняйте в группу столько контактов, сколько понадобится.
По окончании работы щёлкните значок Save & Close в верхнем левом углу окна Contact Group .
Шаг 3. Как использовать контактную группу
Для отправки сообщения членам вашей контактной группы введите её имя в поле To
. Нажмите кнопку Send
. Сообщение будет отправлено всем, кто указан в списке:
Шаг 4. Как переименовать группу
Имя группы контактов можно изменить. Например, после завершения одного проекта и перехода к другому, вы можете переименовать свою группу контактов.
Для этого откройте выпадающее окно Navigation
и выберите People
:
Появится окно Contacts
:
Имя группы отображается в верхней части списка контактов (рядом с значком людей). Нажмите туда, чтобы выбрать. Дважды щёлкните мышью на группе контактов и откройте окно Contact Group
:
Запишите новое имя в поле Name
. Закончив, кликните по иконке Update Now
. Для сохранения изменений и выхода, нажмите Save & Close
.
Шаг 5. Как поменять адреса в контактной группе MS Outlook
Списки адресов часто требуют изменений. Электронная почта Outlook поможет вам идти в ногу со временем.
Состав участников контактной группы меняется в окне Contact Group
. Вы можете указать новые адреса или удалить ненужные
. Откройте Contact Group window
:
Начнем с добавления нового участника. Дважды щёлкните значок Add Members в ленте . Можно добавить участника из списка контактов Outlook, адресной книги или ввести новый контакт электронной почты. По окончании нажмите на значок Update Now в Ribbon .
Чтобы удалить участника из группы контактов, щёлкните его имя. Затем нажмите значок Remove Member
в Ribbon
. Информация участника удаляется из контактной группы. (Однако, не из списка контактов электронной почты Outlook.)
После внесения изменений и выхода из окна нажмите значок Save & Close
слева в Ribbon
.
Шаг 6. Как удалить контактную группу
Время от времени требуется полностью удалить контактную группу. Возможно, вам больше не нужно связываться с её членами.
Для удаления группы из электронной почты MS Outlook откройте окно Contacts . Имена групп отображаются в верхней части списка.
Щёлкните по имени группы, которую вы хотите удалить. Нажмите значок Delete (выглядит как X) в Ribbon . Ваша контактная группа удалена.
OneNote - приложение для заметок в составе Microsoft Office. Чтобы узнать больше об OneNote, просмотрите этот учебник:
Шаг 1. Как отправить контактную информацию в OneNote
Откройте окно Contacts
. Выберите адрес и кликните по иконке OneNote
в Ribbon
. Появится диалог Select Location в OneNote:
Разверните опцию My Notebook
и выберите блокнот OneNote для сохранения адреса. Нажмите OK
. Ваша информация добавляется в OneNote в выбранный вами блокнот:
Примечание
. Можно обмениваться информацией о контактной карточке Outlook с OneNote.
Шаг 2. Как отправить контакт или группу контактов в Outlook
Если кому-то понадобилась ваша контактная информация или даже ваша контактная группа, вы можете сделать это быстро и легко через электронную почту Outlook.
Откройте окно Contacts
. Нажмите на элемент Outlook для выбора. Это может быть контактной группой или индивидуальным адресом. В этом примере я показываю, как разделить контактную группу в Outlook.
Нажмите Forward Contact на ленте , чтобы открыть всплывающее меню:
Вы можете пересылать адрес из Outlook или информацию о группе кому угодно.Примечание.
Группы контактов могут быть отосланы только в качестве контакта Outlook. Индивидуальные адреса могут быть перенаправлены либо в виде контакта Outlook, либо визитной карточки.
Выберите опцию формата элемента. Откроется окно Compose
с уже прикрепленным элементом контакта:
Введите адрес человека, которому вы хотите отправить информацию. Также неплохо написать текст сообщения, чтобы ваше послание не попало в папку спама. Когда всё будет готово, нажмите кнопку Send
.
Практика использования ваших контактных групп
После занесения контактов в Outlook и организации их в группы вы обнаружите, что для них в Outlook существует много применений. Вот лишь несколько идей:
- Новости проекта . Если вам нужно отправить информацию всем участникам, контактные группы - отличный инструмент. Убедитесь, что все члены команды указаны на нужной странице.
- Встречи. Наряду с другими способами, отправка уведомления о встрече по электронной почте через контактную группу позволяет добавлять вложения и другие данные.
- Объявления. Если по работе требуется делать объявления в масштабе всей компании, групповое электронное письмо, отправленное с использованием списка контактов, будет прочитано.
- Уведомления и предупреждения. Если вам необходимо предупредить клиентов об обновлении программного обеспечения или других системных изменениях, список контактов гарантирует, что ваше сообщение достигнет нужных людей.
- Общественные мероприятия . Контактные группы помогают в организации общественных мероприятий: вечеринок, встреч, спортивных турниров.
Использование группы для отправки сообщения нескольким лицам практично и рационально. Как только вы научитесь пользоваться контактными группами, то сможете подумать о своих собственных уникальных целях.
Организуйте свою электронную почту с Inbox Management
Заключение
Теперь, когда вы знаете, как добавлять контакты в Outlook и как организовать их в группы, вы готовы в полной мере использовать MS Outlook в своей деловой и личной жизни. Начните сегодня с создания контактной группы в Outlook.
Как вы используете контакты Outlook в своем бизнесе? Используете ли вы контактные группы MS Outlook? Поделитесь своими мыслями (или советами) в комментариях ниже.
Пошаговая инструкция:
При создании нового контакта в Outlook , достаточно (и обязательно) указания имени контакта. Но крайне удобно добавлять в информацию о контакте и другую полезную информацию - место работы, домашний адрес, телефоны и другое. Это поможет освободить вашу голову и хранить всю информацию в одном месте.
Для того, чтобы , вам достаточно выполнить следующие действия:
- Если, открыв Outlook, вы не увидели контактов, нажмите на кнопку Контакты, доступную в навигационной панели (в левой части главного окна программы):
- Нажмите на кнопку Создать (или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N)
- Появится окно создания нового контакта в Outlook 2007, в котором введите имя и фамилию контакта и при необходимости (а на самом деле это очень удобно) информацию о месте работы и должность:
- Добавьте электронную почту создаваемого, в Outlook 2007, контакта. Краткое имя, которое будет доступна в информации о контакте, автоматически появится после добавления адреса электронной почты. При желании (или необходимости) добавьте адрес сайта:
- Outlook 2007 позволяет добавлять в информацию о контакте до трех различных адресов электронной почты. Нажав на выпадающее меню:
вы можете добавить дополнительный электронный адрес контакта: 
- В разделе "Телефоны" добавьте рабочий, домашний, сотовый и телефон факса:
- В разделе "Адреса" укажите рабочий адрес человека:
Доступно также для заполнения поле домашнего адреса: 
- В разделе заметки, вы можете писать различные заметки о контакте Здесь вы можете располагать различную информацию, которую вы не хотите держать постоянно в своей памяти - к примеру, вот такого типа:
- В правом верхнем углу окна (чуть выше "Заметок"), вы будете наблюдать постепенное заполнение карточки контакта данными, которые вы вносите:
- Если вы добавили всю необходимую информацию в поля формы создания нового контакта в Outlook 2007
, нажмите в верхней левой части окна на кнопку "Сохранить и выйти":
Результатом наших действий будет созданный контакт, который появится в разделе Контакты Outlook 2007
: 
Как вы сами убедились, создать новый контакт в Outlook 2007 очень легко!
Контакты, как известно, можно переносить с одного почтового ящика на другой, а также между аккаунтами Windows. Также их можно импортировать и экспортировать из почтового клиента. Это позволит вам впоследствии перенести их на другой компьютер или даже в другое приложение (например, Excel или Блокнот). Сегодня мы поговорим о том, как перенести контакты из Outlook или импортировать их в эту программу.
Импорт и экспорт контактов из Outlook 2016, 2013
В двух наиболее актуальных на данный момент релизах почтового клиента процедура трансфера контактов весьма схожа. Вначале о том, как работает импорт контактов в этих двух билдах Outlook.
Импорт контактов в Outlook 2016, 2013
Экспорт контактов из Outlook 2016, 2013
Теперь о том, как функционирует процедура экспорта контактов.
Импорт и экспорт контактов из Outlook 2010, 2007, 2003
Теперь посмотрим, как работает импорт контактов в версиях почтового клиента 2010-го и 2007 годов.
Импорт контактов в Outlook 2010, 2007, 2003
Экспорт контактов из Outlook 2010, 2007, 2003
Вот и все, что касается рутины трансфера данных в Outlook и из него. Работает все это очень удобно благодаря таким инструментам, как фильтрация данных и поддержке нескольких форматов экспортируемых и импортируемых объектов.
Большинство пользователей компьютера ведет свою электронную переписку, используя возможности сайта, предоставляющего услуги электронной почты. Т.е. открыв в интернет-браузере сайт с почтой, вводит имя и пароль, а затем читает или пишет электронные письма. Одними из самых популярных сайтов, предоставляющих почтовые услуги, являются Mail.ru и Yandex.ru .
Но однажды может наступить момент, когда Вам предложат использовать для работы с электронной почтой почтовую программу. Скорее все Вы оцените удобство пользования почтой в таком варианте. Все Ваши электронные письма загрузятся в почтовую программу, и у Вас появится возможность смотреть историю переписки, но возникнуть вопрос, каким образом перенести список контактов, который создавался в адресной книге на сайте почтового сервиса. Далее в статье будет показано, как выгрузить контакты с сайтов mail.ru и yandex.ru и загрузить их в одну из самых популярных почтовых программ Microsoft Outlook.
Экспорт контактов mail.ru
Экспорт контактов yandex.ru
Импорт контактов в Microsoft Outlook
