Всім привіт. Це перша стаття із серії про Microsoft Excel. Сьогодні ви дізнаєтесь:
- Що таке Microsoft Excel
- Навіщо він потрібний
- Як виглядає його робочий простір
У наступній статті ми ще трохи обговоримо робоче середовище програми. А ось у третьому пості цього циклу вже будемо, тож найцікавіше зовсім близько! Надалі ми орієнтуватимемося на практику, оскільки вона цікава всім.
Для засвоєння цієї та наступних статей циклу, вам знадобиться комп'ютер із Microsoft Office, у тому числі Excel. Якщо у Вас ще немає цієї програми, її можна купити, наприклад, тут.
Що таке Excel, навіщо його використовувати
Майкрософт Ексель - це програма з табличною структурою яка дозволяє організовувати таблиці даних, систематизувати, обробляти їх, будувати графіки та діаграми, виконувати аналітичні завдання та багато іншого. Звичайно, це не весь перелік можливостей, у чому ви скоро переконаєтеся, вивчаючи матеріали курсу. Програма здатна зробити за вас багато корисних операцій, тому й стала всесвітнім хітом у своїй галузі.Робочий простір Excel
Робоча область Ексель називається робочою книгою, що складається з робочих аркушів. Тобто, в одному файлі-книзі може розташовуватися одна або кілька таблиць, званих Аркушами. Кожен лист складається з безлічі осередків, що утворюють таблицю даних. Рядки нумеруються по порядку від 1 до 1048576. Стовпці називаються літерами від А до XFD. Комірки та координати в ExcelНасправді, у цих осередках може зберігатися величезна кількістьінформації, набагато більше, ніж може обробити ваш комп'ютер.Кожен осередок має свої координати. Наприклад, осередок на перетині 3-го рядка і 2-го стовпця має координати B3 (див. рис.). Координати осередку завжди підсвічені на аркуші кольором, подивіться на малюнку як виглядають номер третього рядка та літера другого стовпця – вони затемнені.До речі, ви можете розміщувати дані у довільному порядку на аркуші, програма не обмежує вас у свободі дій. А значить, можна легко створювати різні , звіти, форми, макети і вибрати оптимальне місце для .
А тепер давайте поглянемо на вікно Excel загалом і розберемося із призначенням деяких його елементів:
Робоча область ExcelНа цьому закінчимо наш перший урок. Ми розглянули призначення програми Excelта основні (ще не всі) елементи її робочого листа. У наступному уроці ми розглянемо. Спасибі, що дочитали цю статтю до кінця, так тримати! Якщо у вас виникли питання – пишіть у коментарях, постараюся на все відповісти. Microsoft Excel – це програма виконання розрахунків та управління так званими електронними таблицями.
Excel дозволяє виконувати складні розрахунки, в яких можуть використовуватися дані, розташовані в різних сферах електронної таблиці і пов'язані між собою певною залежністю. Для виконання таких розрахунків у Excel існує можливість вводити різні формули у комірки таблиці. Excel виконує обчислення та відображає результат у комірці з формулою. Доступний діапазон формул - від простого складання та віднімання до фінансових та статистичних обчислень.
Важливою особливістю використання електронної таблиці є автоматичний перерахунок результатів за зміни значень осередків. Наприклад, можна використовувати Excel для виконання фінансових розрахунків, обліку та контролю кадрового складу організації тощо. Excel також може будувати та оновлювати графіки, засновані на введених числах.
Файл, з яким працює Excel, називається книгою . Книга зазвичай складається з декількох робочих аркушів, які можуть містити таблиці, тексти, діаграми, малюнки.
Книга є добрим організаційним засобом. Наприклад, можна в одній книзі зібрати всі документи ( робочі листи), що належать до певного проекту (завдання), або всі документи, що провадяться одним виконавцем. Основа робочого листа (рис.1) є сіткою з рядків і стовпців. Осередок утворюється перетином рядка та стовпця. Виділена мишею комірка (комірки) називається активною (На рис.1 активний осередок виділено рамкою).
Рядок у робочому аркуші ідентифікується ім'ям (цифрою), яке з'являється на лівій стороні робочого аркуша.
Стовпець у робочому аркуші також ідентифікується ім'ям (літерами латинського алфавіту), яке з'являється вгорі робочого аркуша.
Робочий лист книги Excel може містити до 65536 рядків і 256 стовпців. Осередок - основний елемент таблиці - має свою унікальну адресу, що складається з номера стовпця та рядка, наприклад Е4 .
Кожна комірка містить один елемент інформації, чи це цифрове значення, текст або формула.
При відкритті раніше створеного файлу у вікні Excel з'являється книга із введеними даними.
Робоча книгав Excel - це файл, у якому зберігаються та аналізуються дані. Файл робочої книги складається з кількох робочих аркушів, які можуть містити таблиці, тексти, діаграми чи малюнки. Кожен робочий лист ідентифікується ім'ям, що з'являється на ярлику листа.
Розглянемо специфічні елементи вікна Excel (рис.2).
| Мал. 2.Вікно Excel |
Рядок станумістить інформацію про активний документ, вибрану команду меню, індикатори режимів клавіатури. У ній користувач отримує повідомлення про те, як виконати розпочату команду до кінця та переглянути проміжні результати деяких обчислень.
Рядок формулпоказує формулу (якщо вона присутня в осередку) або дані, що містяться в активному осередку. У рядку формул можна вводити та редагувати текст, числа та формули.
У активний осередокможна вводити та редагувати дані безпосередньо в комірці або у рядку формул.
Кнопки прокручуваннязліва внизу вікна використовуються для перегляду ярликів аркушів і для переміщення між аркушами в книзі, що містить велику кількість аркушів.
Microsoft Excel - одна з найпопулярніших програм для роботи з великою кількістю даних, яка є редактором електронних таблиць. Широкий функціонал програми не обмежує користувача можливістю лише редагувати вже створені таблиці, а дозволяє створювати абсолютно нові, із внесенням власних даних.
Безліч вбудованих в Excel математичних, статистичних та інших функцій дозволяють сформувати звіти та проводити навіть найскладніші обчислення в один клік, а широка бібліотека шаблонів та майстер побудови діаграм з легкістю представлять всю інформацію у графічному вигляді, з акцентуванням та виділенням необхідних зв'язків та тенденцій. Саме тому, якщо вам часто доводиться мати справу з великими обсягами інформації, проводити розрахунки, складати звіти та здійснювати іншу подібну роботу, ви можете прямо зараз завантажити Microsoft Excel безкоштовно і на власному досвіді переконатися у всіх перевагах роботи з цим програмним продуктом.
Широкий та різноманітний інструментарій робить Excel незамінним для людей, які працюють у сфері економіки, фінансів та обліку. За допомогою складання таблиць та ієрархічних зв'язків між ними, ви зможете не тільки зберігати інформацію, а й блискавично отримувати доступ до необхідних даних, використовуючи можливість сортування та фільтрації за різними критеріями.
Можливості Microsoft Excel
- Складання таблиць з різними типами даних (числові, текстові, дата, фінансові, час тощо).
- Широкі можливості форматування як всього аркуша, так і кожного осередку окремо.
- Імпорт та експорт даних серед інших програм Microsoft Office.
- Автоматичне та настроюване сортування інформації за різними критеріями.
- Вбудований пошук даних.
- Використання графічних об'єктів, включаючи діаграми, графіки та гістограми всіх видів.
- Висока міра захисту інформації.
- Спільна роботанад проектами.
Однією з найважливіших переваг Microsoft Excel є те, що кожен користувач може завантажити безкоштовну версіюпрограми та самостійно оцінити всі її переваги. Варто відзначити той факт, що кожен новий випуск Excel містить оновлення як зовнішнього вигляду, і функціонального наповнення. Саме тому, перш ніж ви вирішите встановити певну версію на свій комп'ютер, обов'язково ознайомтеся з системними вимогами, що представлені в описі кожного випуску.
Здатний значною мірою полегшити користувачеві роботу з таблицями та числовими виразами, автоматизувавши її. Цього вдається досягти за допомогою інструментів програми та різних її функцій. Давайте розглянемо найкорисніші з них.
Через широке функціональне призначення програми користувач далеко не завжди знає про можливості, які спрощують взаємодію з багатьма інструментами Екселя. Далі у статті ми розповімо про 10 кращих функціях, які можуть стати в нагоді в різних цілях, а також надамо посилання на докладні уроки по роботі з кожною з них.
Функція "ВПР"
Однією з найпопулярніших функцій у Microsoft Excel є ВПР (VLOOKUP). Задіявши її, можна перетягувати значення однієї чи кількох таблиць до іншої. При цьому пошук проводиться тільки в першому стовпці таблиці, тим самим при зміні даних у таблиці-джерелі автоматично формуються дані та похідної таблиці, в якій можуть виконуватися окремі розрахунки. Наприклад, відомості з таблиці, в якій знаходяться прейскуранти на товари, можуть використовуватись для розрахунку показників у таблиці про обсяг закупівель у грошовому вираженні.
ВВР запускається шляхом вставки оператора «ВВР»з «Майстри функцій»в той осередок, де дані мають відображатися.
У вікні після запуску цієї функції потрібно вказати адресу осередку або діапазону осередків, звідки дані будуть підтягуватися.
Зведені таблиці
Ще однією важливою функцією програми Excel є створення зведених таблиць, що забезпечує групування даних з інших таблиць за різними критеріями, виконання різних розрахунківз ними (підсумовування, множення, розподіл тощо), а результати виводяться в окрему таблицю. При цьому існують дуже широкі можливості настроювання полів зведеної таблиці.
Створюється вона на вкладці "Вставка"натисканням на кнопку, яка так і називається «Зведена таблиця».
Створення діаграм
Для візуального відображення даних, розміщених у таблиці, зручно використовувати діаграми. Їх часто застосовують для створення презентацій, написання наукових праць, у дослідних цілях тощо. Excel надає широкий набір інструментів створення різного типудіаграм.
Щоб створити діаграму, потрібно виділити набір осередків із даними, які ви хочете візуально відобразити. Потім, перебуваючи на вкладці "Вставка", вибрати на стрічці той тип діаграми, який вважаєте найбільш підходящим досягнення поставлених цілей.
Точне налаштування діаграм, включаючи встановлення її найменування та найменування осей, проводиться у групі вкладок «Робота з діаграмами».
Одним із видів діаграм є графіки. Принцип побудови їх той самий, як і в інших типів діаграм.
Формули в Excel
p align="justify"> Для роботи з числовими даними в програмі дозволяється використовувати спеціальні формули. З їх допомогою можна проводити різні арифметичні дії з даними в таблицях: додавання, віднімання, множення, розподіл, зведення в ступінь вилучення кореня і т.д. Щоб застосувати формулу, потрібно в осередку, куди планується виводити результат, поставити знак «=» . Після цього вводиться сама формула, яка може складатися з математичних знаків, чисел та адрес осередків. Для вказівки адреси комірки, з якої беруться дані для розрахунку, достатньо клікнути по ній мишкою, і її координати з'явиться в комірці для виведення результату.
Excel також зручно використовувати і як звичайний калькулятор. Для цього в рядку формул або в будь-якому осередку просто вводяться математичні вирази після знака «=» .
Функція «ЯКЩО»
Однією з найпопулярніших функцій, які використовуються в Excel, є «ЯКЩО». Вона дає можливість задати в комірці виведення одного результату при виконанні конкретної умови та іншого результату у разі невиконання. Її синтаксис виглядає наступним чином: ЯКЩО (логічний вираз; [результат якщо істина]; [результат якщо брехня]) .
Операторами «І», «АБО»та вкладеною функцією «ЯКЩО»задається відповідність декільком умовам чи одному з кількох умов.
Макроси
За допомогою макросів у програмі записується виконання певних дій, а потім вони відтворюються автоматично. Це суттєво економить час на виконанні великої кількостіоднотипної роботи. Макроси записуються шляхом увімкнення захоплення своїх дій у програмі через відповідну кнопку на стрічці.
Запис макросів також можна робити, використовуючи мову розмітки Visual Basic у спеціальному редакторі.
Умовне форматування
Щоб виділити певні дані, у таблиці застосовується функція умовного форматування, що дозволяє налаштувати правила виділення осередків. Саме умовне форматування дозволяється виконати як гістограми, колірної шкали чи набору значків. Перехід до неї здійснюється через вкладку «Головна»з виділенням осередків, який ви збираєтеся відформатувати. Далі у групі інструментів «Стилі»натисніть кнопку, що має назву «Умовне форматування». Після цього залишиться вибрати варіант форматування, який вважаєте найбільш підходящим.
Форматування буде здійснено.
«Розумна» таблиця
Не всі користувачі знають, що таблицю, просто накреслену олівцем або межами, Excel сприймає як просту областьосередків. Змусити програму бачити цей набір даних як таблицю можна через переформатування. Робиться це просто: спочатку виділяємо потрібний діапазон з даними, а потім, перебуваючи на вкладці «Головна», клацаємо по кнопці "Форматувати як таблицю". З'явиться список з різними варіантамистилів оформлення, де вкажіть відповідний.
Таблиця також створюється натисканням кнопки «Таблиця», яка розташована на вкладці "Вставка", попередньо виділивши певну область аркуша даних.
Виділений набір осередків редактор сприйматиме як таблицю. Внаслідок цього, наприклад, якщо ви введете в розташовані біля меж таблиці комірки якісь дані, вони будуть автоматично включені до неї. До того ж при прокручуванні вниз шапка буде постійно в межах області зору.
Вибір параметра
За допомогою функції підбору параметрів можна підібрати вихідні дані, керуючись бажаним для вас результатом. Перейдіть на вкладку «Дані»та натисніть кнопку «Аналіз «що якщо»», розташовану в блоці інструментів «Робота з даними». У списку вкажіть пункт "Підбір параметра ...".
Відкриється вікно вибору параметра. У полі «Встановити в комірці»ви повинні вказати посилання на комірку, яка містить потрібну формулу. У полі «Значення»повинен бути вказаний кінцевий результат, який ви хочете отримати. У полі «Змінюючи значення комірки»вставте координати комірки з коригованим значенням.
Функція «ІНДЕКС»
Можливості, які надає функція «ІНДЕКС», у чомусь близькі до можливостей функції «ВВР». Вона також дозволяє шукати дані в масиві значень і повертати їх у вказану комірку. Синтаксис виглядає наступним чином: ІНДЕКС (діапазон_осередків; номер рядка; номер стовпця).
Це далеко не повний перелік всіх функцій, які доступні в програмі Microsoft Excel. Ми зупинили увагу лише на найпопулярніших і найважливіших із них.
“Microsoft Excel (також іноді називається Microsoft Office Excel) - програма для роботи з електронними таблицями, створена корпорацією Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT та Mac OS. Вона надає можливості економіко-статистичних розрахунків, графічні інструменти та, за винятком Excel 2008 під Mac OS X, мову макропрограмування VBA (Visual Basic for Application). Microsoft Excel входить до складу Microsoft Office і на сьогоднішній день Excel є одним з найпопулярніших додатків у світі.” Джерело: Wikipedia.org
Можливості Microsoft Excel?
Області та можливості застосування Excel різноманітні:
Як видно з усього перерахованого, основна спрямованість Excel, це робота з фінансово-аналітичними даними, тому володіння цим додатком затребуване у багатьох видах діяльності, пов'язаної з розрахунками, звітами, прогнозуванням тощо. А співробітник із поглибленими знаннями – це подарунок.
На цьому поки що все! У наступному уроці ми познайомимося з MS Excel 2003.
Для тих, хто бажає заглибитись в історію розвитку MS Excel, можете заглянути у .