Excel, Word kadar basit değil, pek çok kişi onu anlamıyor ve üzerinde çalışmaktan hoşlanmıyor. Bu örneği alın. Tabloyu yazdırmanız gerekiyor, ancak çıktı o kadar küçük veriler içeren bir sayfa ki, onu yalnızca büyüteçle görebilirsiniz. Bir zamanlar çalışanlarımız bu soruyla bana eziyet ettiler. Yapmaya çalıştılar, sütunları manuel olarak birbirinden ayırdılar, tablonun ölçeğini değiştirdiler, yazı tipi boyutunu değiştirdiler, ancak sayfa yazıcıdan çıktığında yine aynı şey çıktı.

Microsoft Excel 2003'te yazdırma alanı Dosya menüsü aracılığıyla yapılandırılır

Menüyü aç - Dosya - Sayfa Seçenekleri .

Açılan ayarlar penceresinde Sayfa Seçenekleri , sekmede Sayfa, sahada Ölçek numarayı değiştir Doğal boyutun %'si ya yukarı ya da aşağı.

Aynı şey farklı şekilde yapılabilir.

Aşağıda, anahtarı (nokta) şu şekilde ayarlarsanız: en fazla şunu yayınlayın: ve bu yazıtın karşısındaki küçük pencerede sayfa sayısını ayarlayın, ardından bu sayede belgenin yazdırılacağı ölçeği de ayarlarsınız. Numarayı ayarlarsanız 1 , belgenizin tamamı tek bir sayfaya sığacaktır ve okunabilir olup olmaması program için önemli değildir.

İÇİNDE Microsoft Excel 2007/2010 Yazdırma alanı sekmede yapılandırılır Sayfa düzeni . Bu sekmedeki şeridi seçin Sayfa Seçenekleri - Yazdırma alanı.

Burada yazdırılacak yalnızca bir hücreyi bile belirleyebilirsiniz.

Umarım bu makale birden fazla ruhu ve siniri kurtaracaktır.

Farklı Microsoft Word Excel'in tabloların sayfaya yerleştirilmesiyle ilgili bir özelliği vardır. Masanızın tam olarak bir A4 kağıda sığmasını istiyorsanız, onu boyutuna göre ayarlamanız gerekir. Doğal olarak bu, sütun genişliği ve satır yüksekliği değiştirilerek yapılabilir.

Burada, tablonun tam olarak bir A4 sayfasını kaplaması gerektiğinde oldukça yaygın bir durumu ele alacağım. En yaygın olanı olduğu için masayı yüksekliğe göre ayarlamak için bir örnek göstereceğim. Bu örneği Excel derslerinde oldukça sık gösteriyorum ve Excel çalışan çoğu kişinin masa yüksekliğini ayarlamakta zorluk çektiğini kesinlikle söyleyebilirim. Orijinal kursta örnek daha karmaşıktır, ancak burada onu basitleştirdim, çünkü aksi takdirde makalenin dikkate alınması uzun zaman alacaktı.

Makalenin önemli bir kısmı vardı, ancak JavaScript olmadan görünmüyor!

Diyelim ki aşağıdaki şekilde gösterilen bir tablomuz var. Gördüğünüz gibi başlık hariç 25 satırdan oluşuyor. Görev: Bu tablonun olduğundan emin olun yükseklikte A4 kağıda eşit olmalı ve satır sayısı tam olarak belirtildiği gibi olmalıdır.

Şekilde ayrıca yazdırılan sayfanın sınırlarını temsil eden noktalı çizgileri de görebilirsiniz. Kenarlıkların konumu hem sayfa boyutundan hem de ayarlanan yazdırma kenar boşluklarından etkilenir. Tarlaların boyutunu değiştirmeyeceğim; Yazıcının sayfa boyutu her zaman A4'tür. Bu nedenle, bu durumda masanın yüksekliği artacak ve tüm sayfayı kaplayacak şekilde uzatılması gerektiği açıktır.

Tablonun büyük bir kısmı içerikleriyle birlikte satırlar tarafından kaplandığından, tablonun uzatılması için bunların yüksekliği değiştirilmelidir. Daha önce yayınlanan, hücrelerin etkili bir şekilde yeniden boyutlandırılmasıyla ilgili makalede web sitesi , satır yüksekliğindeki kütle değişiklikleri hakkında yazdım. Bu durumda, tablonun 25 satırının tamamını ve aynı zamanda başlığı seçmeniz gerekir, böylece boyutu çirkin olan tablonun geri kalanından daha küçük çıkmaz. Seçimden sonra içerik menüsünü çağırın ve buradan öğeyi seçin.

"Satır Yüksekliği"

web sitesi_

Menüde böyle bir öğe yoksa orada çağrılmadığını hatırlatmama izin verin. Makalenin sonundaki videoda bunun nasıl yapılacağı gösterilmektedir.

"Satır Yüksekliği"

O zaman her şey basit - belirli bir satır yüksekliği ayarlayın, onaylayın, sonuca bakın. Elbette ilk seferde başarılı olmak pek mümkün değildir, ancak bu işlemi birkaç kez tekrarlayarak tablonun tam olarak belirlenen boyutta, yani A4 boyutunda yazdırılmış bir sayfa boyutunda olmasını sağlayabilirsiniz. Sonuç aşağıda gösterilmiştir. Sürecin daha hızlı ilerlemesi için, her satır yüksekliği değişikliğinden sonra seçimi sıfırlamaya gerek yoktur böylece tekrar tekrar kurmanıza gerek kalmaz. Açık Microsoft kursları

Excel'de, birçok kullanıcının alan seçiminde yanlış çalıştığını birçok kez fark ettim: gerektiğinde seçimi sıfırlıyorlar veya tam tersine artık kullanışlı olmadığında bırakıyorlar. Seçimle doğru çalışın!

Excel tablosunu A4 kağıda sığdırmaya ilişkin video eğitimi

Videoda, bir Excel tablosunu A4 kağıda nasıl sığdırabileceğinize dair basit bir örnek gösteriliyor. Bu, yazıcıya çıktısı alındığında yalnızca tek bir basılı sayfayı kaplaması gereken belgeler oluştururken yararlı olabilir. Bu elbette herhangi bir belgenin A4'e yerleştirilebileceği anlamına gelmez!

Bir tabloyu bir Excel sayfasına, yükseklik, genişlik veya her iki boyutta tam olarak sayfanın tamamını kaplayacak şekilde yerleştirebilirsiniz. Bu esas olarak tüm formlar için geçerlidir, ancak başka durumlar da vardır. Buradaki anahtar ifadeler satır yüksekliğini değiştirmek ve "sütun genişliğini değiştir".

Tüm bunları ve daha fazlasını uzaktan kurslarımda öğrenebilirsiniz. Excel kurslarıİnternet üzerinden Skype üzerinden yürütüyorum. Skype üzerinden yapılan dersler yalnızca bireysel olarak yürütüldüğü için çok etkilidir. Bunun nasıl çalıştığı hakkında daha fazlasını okuyun modern yol eğitim, okuyabilirsiniz.

Yeni bir çalışma kitabı açtığınızda içindeki tüm hücreler varsayılan boyutta olur. Gerektiğinde hücreleri değiştirme, sütun, satır ve hücreleri ekleme ve silme olanağına sahipsiniz.

Bu öğreticide satır yüksekliğini ve sütun genişliğini değiştirmeyi, satır ve sütun eklemeyi ve silmeyi, hücredeki metni sarmayı ve hücreleri birleştirmeyi öğreneceksiniz.

Satırlar, Sütunlar ve Hücrelerle Çalışmak

Varsayılan olarak, yeni bir çalışma kitabının her satırı ve her sütunu aynı yükseklik Ve Genişlik. Excel, sütun genişliklerini ve satır yüksekliklerini çeşitli şekillerde değiştirmenize olanak tanır.

Sütun genişliğini değiştirmek için:

Bir hücrede (#######) karakterler görüyorsanız, sütun, hücrenin içeriğini görüntülemeye yetecek kadar geniş değildir. Hücrenin içeriğini görüntülemek için sütun genişliğini artırmanız yeterlidir.

Tam bir sütun genişliği ayarlamak için:

Biçim komutunun açılır listesinden Otomatik Sığdır Sütun Genişliğini seçin; Excel, girdiğiniz metinle eşleşecek şekilde seçilen her sütunun genişliğini otomatik olarak ayarlayacaktır.

Satır yüksekliğini değiştirmek için:

Tam satır yüksekliği değerini ayarlamak için:

Format komutunun açılır listesinden Satır Yüksekliğini Otomatik Sığdır'ı seçin; Excel, girdiğiniz metinle eşleşecek şekilde seçilen her satırın yüksekliğini otomatik olarak ayarlayacaktır.

Satır eklemek için:

Yeni satırlar, sütunlar veya hücreler eklediğinizde eklenen hücrelerin yanında bir düğme görebilirsiniz Yapıştırma seçenekleri. Bu düğme Excel'in bunları nasıl biçimlendirmesi gerektiğini seçmenizi sağlar. Varsayılan olarak Excel, eklenen satırları veya sütunları, eklenen satırın üzerindeki satırdaki hücrelerle aynı şekilde biçimlendirir. Daha fazla seçeneğe erişmek için Yapıştırma Seçenekleri düğmesinin üzerine gelin ve açılır oku tıklayın.

Sütun eklemek için:

Varsayılan olarak Excel formatları, sütunları sollarındaki sütunlarla aynı şekilde ekler. Daha fazla seçeneğe erişmek için Yapıştırma Seçenekleri düğmesinin üzerine gelin ve açılır oku tıklayın.

Satır veya sütun eklediğinizde, başlığa tıklayarak satırı veya sütunu seçtiğinizden emin olun, yani tüm hücreleri seçilir. Yalnızca bir hücre seçerseniz yalnızca bir yeni hücre eklenir.

Satırları kaldırmak için:

Sütunları kaldırmak için:

Metni kaydırma ve hücreleri birleştirme

Bir hücre görüntülenebileceğinden daha fazla metin içeriyorsa, Hücredeki metni kaydır seçeneğini belirleyebilir veya hücreyi boş komşularıyla birleştirebilirsiniz. Metni kaydır Metnin bir hücrede birden çok satır halinde görünmesine neden olur. Hücreleri birleştir bitişik hücreleri tek bir hücreye bağlar.

Metin Sarma'yı yüklemek için:

Metni kaydırma konusunda fikrinizi değiştirirseniz, Metni Kaydır komut düğmesini tekrar tıklamanız yeterlidir.

Birleştir ve Ortala komutunu kullanarak hücreleri birleştirmek için:

Hücreleri birleştirme konusunda fikrinizi değiştirirseniz, Birleştir ve Ortaya Yerleştir komutunu tekrar tıklamanız yeterlidir.

Birleştirme seçeneklerine erişmek için:

Giriş sekmesinde “Birleştir ve Ortala” komutunun yanındaki açılır oku tıklayın. Bir açılır menü görünecektir.

• Birleştirin ve merkeze yerleştirin: Seçilen hücreleri birleştirir ve metni ortaya yerleştirir.
• Satırlara göre birleştirme: Seçilen hücrelerin her satırını daha büyük hücreler halinde birleştirir. Bu komut, birçok hücrenin içeriğini satırlarda birleştirdiğinizde ancak tek bir büyük hücre oluşturmak istemediğinizde kullanışlıdır.
• Hücreleri birleştir: Seçili hücreleri tek bir hücrede birleştirir.
• Hücreleri ayır: Seçili hücrelerin birleşmesini geri alır.

Pratik!

1. Açık mevcut Excel 2010 kitabı.
2. Sütunu yeniden boyutlandırın.
3. Çizgi boyutunu 46 piksel olarak değiştirin.
4. A ve B sütunları arasına bir sütun ekleyin.
5. 3. ve 4. satırların arasına bir satır ekleyin.
6. Bir sütunu veya satırı silin.
7. Birden çok hücreyi birleştirmeyi deneyin.

Dosya hacmindeki artışın nedenleri belge sunumunun dahili formatında yatmaktadır.MS Excel. Bu formatın kendisi gizemlidir. Elbette bunu ayrıntılı olarak ele almayacağız - bu bir muhasebe görevi değil. Ancak MS Excel'deki dosyaları azaltmaya yönelik pratik teknikler üzerinde daha ayrıntılı durmayı öneriyorum. Çoğu durumda, bu tür teknikler yalnızca kaplanan alan miktarını azaltmakla kalmaz Excel belgeleri alan sağlar, ancak aynı zamanda işlemlerini de hızlandırır. Bu da muhasebe uygulamasının her adımında kelimenin tam anlamıyla karşılaşılan büyük veritabanlarıyla çalışırken önemli bir faktördür. Doğrudan elektronik tabloyla başlayalım.

Çalışma sayfasını optimize etme

Şimdi görevimiz çalışma sayfasının hangi öğelerini bulmakMS Excel dosya boyutunu artırabilir ve böyle bir durumda neler yapılabilir. Öncelikle yalnızca veri ve hesaplama formüllerini içeren bir belgeyle çalışalım. Örnek olarak, bir parçası Şekil 2'de gösterilen bir veritabanını seçtim. 1. Tam olarak 5000 kayıt içermektedir, belge şu şekilde sunulmuştur: Excel biçimi 2003 uzatmalı "*.xls " Veritabanı yedi alan içeriyor ve yaklaşık 367 KB yer kaplıyor - Bu rakamı hatırlamanızı öneririm. Şimdi şunu yapıyoruz:

1. Masanın sonunda duruyoruz. Kombinasyona basın " Ctrl+ ↓ "(çalışma sayfasının sonuna git). Standart MS Excel formatında bu satır numarası 65536'dır.

2. Bu satırın herhangi bir hücresindeki formatı değiştirin. Örneğin sarı arka plana sahip bir hücreyi vurgulayın.

3. Belgeyi kaydedin ve diskin içindekiler tablosuna bakın. Dosya boyutu arttı ve artık 445 KB. Çok fazla değil gibi görünüyor. Yine de, artış yaklaşık %21 oldu.

4. Biçimlendirmeyi kaldırın ve dosyayı yeniden kaydedin. Belge hacmi değişmedi- hala orijinalinden daha büyük kaldı.

Önemli! Bir dosyayı kaydederkenExcel yalnızca doldurulmuş hücreleri değil aynı zamanda önceden kullanılan aralığı da hatırlar. Hücreleri temizlerken, Excel onları bu aralığın dışında bırakmaz ve dosyada gerçekte belgede olduğundan daha fazla veri depolar.

Bu sorunu çözmek çok basittir.

Tavsiye Tablonun sağında ve altında bulunan tüm gereksiz (boş olanlar dahil!) satır ve sütunları silin ve belgeyi yeniden kaydedin. Masa daha kompakt hale gelecektir.

Lütfen karmaşık, çok renkli biçimlendirmenin ve koşullu biçimlendirmenin dosya boyutunu önemli ölçüde artırdığını unutmayın. Dosyanın daha az yer kaplamasını sağlamak için içinde yalnızca temel öğeleri bırakın. Gereksiz formatları kaldırın. İÇİNDE Bunun için Excel 2010 şunu yapın:

1. Bir hücre bloğu seçin.

2. "Ana Sayfa" şeridinde " (Şek. 2) düğmeye basın " Temizlemek."

3. Önerilen menüden istediğiniz seçeneği seçin "Formatları temizle"(Şekil 2). programda Excel 2003'te bu amaçla “Düzenle → Temizle → Format».

Değerleri ayarlayın
formüller yerine

Belgeyi kısaltmanın ikinci önemli unsuru formüllerin anlamlarıyla değiştirilmesidir. Elbette bu yaklaşım her zaman mümkün olmuyor. Ancak, gerçek işÇoğu zaman, bir noktada tablodaki formüllere artık ihtiyaç duyulmayan durumlar vardır. Ancak belgeyle birlikte saklanarak kalırlar. Ve bunlar yalnızca fazladan yer kaplamakla kalmıyor, aynı zamanda masanın işlenmesini de yavaşlatıyor. Gereksiz formüllerden kurtulmak için şunu yapın:

1. Tablonun formülleri silebileceğiniz bir alanını seçin.

2. Parçayı panoya kopyalayın (kombinasyon “ Ctrl+C").

3. Seçimi kaldırmadan açılır liste simgesine tıklayın " Sokmak » programın ana menüsü. Resimdeki gibi bir menü açılacaktır. 3.

4. " seçeneğini seçinÖzel ekleme..." Pencere “Özel uç"Şekil 2'deki gibi. 4.B Excel 2003 penceresi özel uç komutuyla açılabilir.Düzenle → Özel Yapıştır».

5. Bu pencerede " anahtarını seçin"Değerler" konumuna "Ekle".

6. "Tamam"a tıklayın.

Şimdi belgeyi kaydedin ve ortaya çıkan dosyanın boyutunu tahmin edin. Muhtemelen küçülecektir. Ve ne kadar azı seçilen blokta saklanan formül sayısına bağlıdır. Ancak her durumda tablonun güncellenmesi artık daha hızlı gerçekleşecek. Büyük veritabanları için bu hızlanma oldukça fark edilebilir. Bu arada, başka bir nedenden dolayı formülleri değerlerle değiştirmek mantıklıdır: bu durumda, veri işleme yöntemlerini kullanarak tabloların karmaşık dönüşümü sırasında hücrelerin adreslenmesinde daha az potansiyel sorun olacaktır.

Notları kaldırma

Deneyimli bir muhasebecinin bile karmaşık tablolarda kafası karışabilir. Bir belgenin bir kişi tarafından geliştirildiği ve başkalarının onu kullanacağı durumlardan bahsetmiyorum bile. Bu nedenle iyi bir çalışma tarzı Excel, bir belgenin belirgin olmayan bölümlerine not ekleme konusunda harikadır. Ve burada, dedikleri gibi, her şey ölçülü olarak iyidir. Ekstra notlar da yer kaplar; bunlar olmadan masa daha kompakt olur. Yorumları kaldırmak için şunu yapın:

1. Belgeyi açın ve notun bulunduğu hücreyi bulun.

2. Bu hücreye tıklayın sağ tıklama fare, Şekil 2'deki gibi bir içerik menüsü açılacaktır. 5.

3. Bu menüden “Notu sil».

Genellikle yorumları silmenin etkisi küçüktür - yorumlardaki bilgi miktarı kural olarak birkaç kilobaytı geçmez. Ancak istisnalar da var. Örneğin, not içeren bir hücre çalışma sayfasının geniş bir alanına kopyalandığında. Bu şekilde kopyalarken not, orijinal hücrenin içeriğiyle birlikte kopyalanacaktır. Ve buna göre tüm notlardaki toplam bilgi miktarı onlarca, yüzlerce kat artabilir.

Boyutu küçültme
pivot tablolar

Pivot tablolar, dosya boyutlarını artırmanın en yaygın nedenlerinden biridir.MS Excel. Buradaki durum budur. Özet oluştururken Excel tablolarıözel bir veritabanı ("dahili önbellek" veya "pivot tablo önbelleği" olarak adlandırılır) oluşturur ve bunu belgeyle birlikte kaydeder. Aslında dahili önbellek, çok çeşitli yapıların nihai raporlarını oluşturmaya yönelik bir hazırlıktır. Kaynak veritabanındaki mevcut alanlar, bunlar arasındaki olası ilişkiler, alt toplamlar ve hesaplanan diğer öğeler hakkındaki bilgileri saklar. Önbellekle çalışmanın temel avantajı yüksek performanstır. Bir özet raporun yapısını ayarlarken, Excel tüm işi sıfırdan yapmaz; bilgilerin çoğunu önbellekten hazır biçimde alır. Ama hepsi bu değil. Muhasebe uygulamasında genellikle aynı kaynak veriler kullanılarak çeşitli özet tablolar oluşturulur. Bu durumda her yeni tablo için aynı önbelleği kullanmak mümkündür. Çok uygun. Örneğin, bir PivotTable'ı yenilediğinizde Excel, aynı önbellek üzerinde oluşturulan tüm raporları otomatik olarak yeniler. Ayrıca ortak bir çalışma tabanının kullanılması belgenin hacmini önemli ölçüde azaltabilir.

Ancak önbellekle çalışmanın dezavantajları da vardır. Gerçek şu ki, önbellek boyutu raporun boyutunu birkaç kez aşabilir! Bu da belgede keskin bir artışa yol açıyor. Aynı zamanda güç modern bilgisayar Onbinlerce kaydın özet raporunu birkaç saniye içinde yeniden hesaplamanıza olanak tanır. Dolayısıyla önbellek kullanmanın performans avantajı nispeten küçüktür. Bu nedenle, çoğu durumda önbellekle çalışmayı tamamen bırakmak ve böylece belgenin boyutunu azaltmak mantıklı olur. Bakalım ne yapılması gerekiyor kaydetme pivot tablodaki önbellek. Bunu yapıyoruz:

1. Belgeyi açın, özet raporun içindeki herhangi bir hücrenin üzerinde durun.

2. Fareye sağ tıklayın, Şekil 2'deki gibi bir içerik menüsü açılacaktır. 6.

3. Bu menüde “ öğesini seçinTablo parametreleri..." Şekil 2'deki gibi ayarlar penceresi açılacaktır. 7.

4. İçinde "sekmesine gidin" Veri " Ve kapamak onay kutusu "Orijinal verileri dosyayla birlikte kaydedin».

5. “Tamam”a tıklayın.

İşte bu, artık belgede yalnızca özet rapor saklanacak. Bu yöntemin etkinliği hakkında birkaç söz. Şekil 2'de gösterilen veritabanı için. 1'de, malların tarihe göre satış hacmine ilişkin bir özet rapor hazırladım. Yani rapor üç alan içeriyordu: satış tarihi, ürün adı ve tutar. Belge, pivot tabloyla birlikte 1489 KB yer kapladı. Raporu yeniden oluşturup önbelleği kaldırdıktan sonra belgenin boyutu 982 KB'a düşürüldü. Bu durumda, toplam belge hacminin yaklaşık %35'ini tek bir pivot tabloda tasarruf ettik. Kötü bir sonuç değil.

Özet raporların optimize edilmesinden bahsetmişken, bu noktaya dikkatinizi çekmek isterim. Raporun oluşturulması için kaynak veri alanının nasıl belirlendiği bu konuda önemli bir rol oynar. Örneğin, Şekil 2'deki veritabanında. 1 Çalışma sayfasının pivot tablonun oluşturulacağı bölümünü doğru bir şekilde belirtebilirim. Örneğin bu blok olabilir " A1:G5001 "(Veritabanında 5000 kayıt artı başlık için bir satır bıraktığımı hatırlatayım). Ancak bu durumda ana veritabanına kayıt eklerken özet raporda görünmezler. Ve bu açık bir eksi. Öte yandan bu yaklaşımın olumlu bir yanı da var: Pivot tablo az yer kaplayacak. Uygulamada çoğunlukla farklı davranırlar - başlangıç ​​verileri olarak belirtirler sütun alanı. Örneğin, Şekil 2'deki taban için. 1 bunlar sütun olabilir " C:G " Bu, tabloya yeni satırlar eklendiğinde bunların özet raporunda otomatik olarak görünmesi için yapılır. Bu durumda pivot tablo çok daha fazla yer kaplayacaktır.

Özet raporlarla ilgili son bir nokta. Bir çalışma kitabında birden fazla pivot tablo olduğunda ve bunların hepsi aynı kaynak veri kümesinden oluşturulduğunda bu soruya geri dönmek istiyorum. Bu durumda, pivot tabloların (ilki hariç) mevcut önbelleğe göre oluşturulduğunu belirtebilirsiniz. Bunu yapmak için Tablo Sihirbazı ile çalışmanın ilk aşamasında anahtarı ayarlamanız gerekir ""konumlandırmak" başka bir PivotTable veya PivotChart'ta"(Şekil 7). Ve daha sonra MS Excel yalnızca bir tablo için önbellek oluşturacaktır ve özet raporların geri kalan örnekleri yalnızca bu önbelleği kullanacaktır. Çok sayıda masayla yerden tasarruf gerçekten çok büyük olabilir.

Önemli! Paylaşılan önbellek tekniği yalnızca ortak kaynak verileri temel alınarak oluşturulan bir grup pivot tablo için kullanılabilir.

Böyle bir gruptan gelen herhangi bir rapor için önbellek kullanımını devre dışı bırakarak,Excel, kalan tüm tablolar için bu seçeneği otomatik olarak kapatacaktır.

Ve bir şey daha. "'e erişinBulunan verilere dayalı bir tablo oluşturun:» yalnızca Pivot Tablo Sihirbazı kullanıldığında mümkündür. İÇİNDE Excel 2003, özet raporlar oluşturmak için birincil araçtır. Ancak Excel 2010'da durum böyle değil. Pivot tablo eklemenin farklı yolları vardır. Örneğin, menü aracılığıyla " Ekle" (Özet Tablo simgesi "). Ancak Sihirbazı çağırmak için ayrı bir düğme yoktur; bunun şeride manuel olarak eklenmesi gerekir. Bunu yapmanın en kolay yolu şudur:

1. Panele tıklayın hızlı erişim sağ fare tuşu.

2. Bağlam menüsünden “Hızlı Erişim Araç Çubuğunu Özelleştirme..."(Şekil 8). Pencere “ Excel Seçenekleri" Şekil 2'deki gibi. 9.

3. Geçiş "Şuradan komutları seçin:» konuma getirin « Bütün takımlar."

4. Komut listesinde “ öğesini vurgulayınPivot Tablo ve Grafik Sihirbazı».

5. Düğmeye tıklayın Ekle>>» (Şek. 9).

6. Excel Seçenekleri penceresinde Tamam'a tıklayın.

Hızlı Erişim Araç Çubuğu'nda Pivot Tablo Sihirbazı'nı çağırmak için bir simge görünecektir.

Resimler

Kullanılabilirlik grafik görsellerçalışma kitabındaki belgenin boyutunu önemli ölçüde artırır. Özellikle çok sayıda görüntü olduğunda ve bunlar yüksek çözünürlükte sunulduğunda. Örneğin, bir belgeyi rutin olarak taradıktan sonra çizimin 300 çözünürlükte kaydedildiğini görebilirsiniz. dpi (300 dpi). Kamera veya modern kamera cep telefonuçok daha büyük boyutlarda görüntüler oluşturma yeteneğine sahiptir. Ama en önemlisi - içinde ofis işi bu tamamen işe yaramaz. Bu nedenle belgedeki çizimleri sıkıştırarak çözünürlüğü 150 hatta 96 dpi'ye düşürmek mantıklıdır. Ekranda (ve hatta normal yazdırma sırasında bile) kalite kaybı farkedilmeyecek ve dosya çok daha küçük hale gelecektir. Resimleri sıkıştırmak için Excel programı 2010, şunu yapın:

1. Belgeyi açın, resimlerin bulunduğu sayfaya gidin.

2. Fareyi tıklayarak herhangi bir resme tıklayın. Ek bir öğe "Çizimlerle çalışma" ve bant Şekil 2'deki gibi görünecek. 10.

3. “Değiştir” grubunda » « düğmesine tıklayınÇizimleri sıkıştır " Pencere “ Resimlerin sıkıştırılması”, Şekil 2'deki gibi. 11.

4. Geçiş "Çıktı kalitesi:» konuma getirin «Ekran (inç başına 150 piksel):…" veya " E-posta (inç başına 96 piksel):…" - istenen sıkıştırma oranına bağlı olarak.

5. Belgede birden fazla resim varsa, kapamak onay kutusu "Yalnızca bu resme uygula».

6. "'yi açınKırpılan alanları çizimlerden kaldırın" Bu durumda görüntünün ekranda görünmeyen tüm kısımları silinecektir.

7. Resimleri Sıkıştır penceresinde Tamam'a tıklayın.

Önemli! programda Excel 2003'te Resimleri Sıkıştır düğmesi "" araç çubuğunda bulunur.Görüntü Ayarları" Bu panel, çalışma kitabındaki herhangi bir resim seçildikten sonra etkinleştirilir.

Adlandırılmış aralıkları kaldırma

Adlandırılmış aralıkların kullanımıyla ilgili olarak şunu söyleyebilirim. Bir yandan bu, formül yazmak için çok kullanışlı bir araçtır. Adlar formülleri daha basit ve anlaşılır hale getirir. Ancak tahmin edilebileceği gibi, adlandırılmış aralıkların çokluğu dosya boyutunun artmasına neden olur. Özellikle menzil sınırları varsa dinamik yani formüller kullanılarak belirlenir. Her durumda, aralık listesini dikkatlice gözden geçirmek ve belgenizde önemli bir rol oynamayanları atmak mantıklı olacaktır. Aralık listesini düzenlemek için şunu yapın:

1. Bir belge açın, “ Ctrl+F3 " Pencere “İsim Yöneticisi".

2. Bu pencerede silinecek öğeleri seçin ve " Silmek ".

Günlüğü devre dışı bırak
değişiklikler

Belirli durumlarda belgeler MS Excel paylaşım seçenekleriyle duyuruldu. MS Excel 2010'da paylaşım yönetiminin “İnceleme", simge "Kitaba erişim " MS Excel 2003'te bu tür erişim “menüden açılabilir”Servis → Kitaba erişim».

Bu özelliğin kendisi çok kullanışlıdır, çünkü bu durumda birden fazla kişi belgeyi aynı anda düzenleyebilir ve görüntüleyebilir. Aynı zamanda genel erişim elektronik tablo hacimlerinde önemli bir artışa neden olabilir. Gerçek şu ki, paylaşılan dosyalar içinExcel, belge değişikliklerinin tüm geçmişini hatırlar: çalışma kitabı hücrelerini kim, ne zaman ve nasıl düzeltti. Varsayılan olarak bu bilgiler 30 gün süreyle saklanır. Bu nedenle bir masayla aktif olarak çalışırken hacmi hızla artabilir. Örneğin benim uygulamamda yaklaşık 8 MB boyutunda bir tablo vardı ve bu tablo birkaç hafta içinde yaklaşık 240 MB'a ulaştı!

Tavsiye Açıkça gerekmedikçe bir belgeyi paylaşmayın.

Paylaşım hala gerekliyse ve iptal edilemiyorsa, değişiklik geçmişi günlüğünde verilerin depolandığı gün sayısını azaltın. Paylaşım seçeneklerini anlamak için şunu yapın:

1. Menüye girin " Gözden geçirmek ", simgeye tıklayın"Çalışma kitabına erişin" (Excel 2003'te bu menüdür " Servis → Kitaba erişim»).

2. Pencerede " Dosya erişim kontrolü» kapamak onay kutusu "Birden fazla kullanıcının aynı anda bir dosyayı düzenlemesine izin ver..."(Şekil 12). Bu, belgenin paylaşımını devre dışı bırakacaktır. Günlüğü değiştirExcel çalışmayacak. Belgenin hacmi küçülecektir.

Değişiklik günlüğündeki giriş sayısını sınırlamak için şunu yapın:

1. “İnceleme” menüsü aracılığıyla » pencereyi aç «Dosya erişim kontrolü" (Excel 2003'te bu " Servis → Kitaba erişim»).

2. “'ye gidin Daha fazla ayrıntı » ve değişiklik geçmişinin depolanacağı gün sayısını azaltın (Şek. 12).

Makroları ve formları kaldırma

Çalışma kitabının boyutunu küçültmenin bir başka yolu da gereksiz(!) makroları ve formları kaldırmaktır. Soru ortaya çıkıyor: nereden gelebilirler? Birçok neden var. En yaygın olanı, aynı makroları ve formları zaten içeren mevcut bir şablondan veya belgeden çalışma kitabı oluşturmaktır. İşiniz için kesinlikle yararsız olduklarından, böyle bir "hediyeden" pişmanlık duymadan ayrılmanızı öneririm. Ayrıca, herhangi bir makro aşağıdakiler için ek bir kaynaktır: virüs saldırıları. Gereksiz makroları ve formları kaldırmak için şunu yapın:

1. Bir çalışma sayfasındayken " Alt+F11 " Visual Basic Düzenleyicisi açılır.

2. Ana menüde " komutunu seçin Görünüm → Proje Gezgini " Pencere “ Proje Gezgini » çalışma kitabındaki tüm modüllerin ve formların bir listesi ile.

3. Silmek istediğiniz modül veya formdaki düğmeye tıklayın.

4. Bağlam menüsünden " seçeneğini seçin Kaldırmak".

5. Modül metnini dışa aktarmanızı isteyen pencerede ayrı dosya seçme " HAYIR."

Excel 2010'da makroları ve formları silmenin daha kolay bir yolu vardır. Bunu yapın:

1. Bir belge açın.

2. "Dosya" menüsünde » komutu seçin « Farklı kaydet... " Bir Explorer penceresi açılacaktır.

3. Bu pencerede “ seçeneğine tıklayın. dosya türü: " ve seçeneği belirtin " Excel çalışma kitabı (*xlsx) "(makro desteği olmayan belge).

4. Belgeyi kaydedin. Tüm! Makrolar ve çalışma kitabı formları otomatik olarak ölecek.

Gibi alternatif seçenek Bir dosyayı yüklerken makroları devre dışı bırakabilir ve belgeyi yeniden kaydedebilirsiniz.

Yeni formatlar kullanıyoruz
MSExcel 2010

Bir çalışma kitabını optimize etmenin bu yöntemi yalnızca MS Excel 2007 (2010) kullanıcıları için geçerlidir. Gerçek şu ki, bu programların, belgeyi sıkıştırmanıza olanak tanıyan dosyaları kaydetmek için yeni formatları vardır. Bu tür üç formata dikkat edeceğim:

— « *.xlsx ", Excel 2007 (2010)'da belgeleri saklamanın standart yoludur. Bu formattaki dosyalar sıkıştırılmış biçimde sunulur. Boyutları Excel 2003'teki aynı belgelerle karşılaştırıldığında 5 - 7 kat azaltılabilir;

— « *.xlsm " - formatın genişletilmiş versiyonu "*.xlsx » makroları kaydetme özelliği ile;

— « *.xlsb " bir belgeyi temsil etmenin ikili bir yoludur. Bu format aşağıdaki durumlarda minimum dosya boyutunu sağlar: maksimum hız verilere erişim. Formatın tek dezavantajı "*.xlsb "—diğer uygulamalarla uyumsuzluğu. Yine de düşünürseniz, bu uyumluluk her zaman gerekli midir? Bu nedenle, çalışmanızda listelenen tablo formatlarını kullanmaktan çekinmeyin; bilgisayarınızdaki belgelerin hacmi önemli ölçüde azalacaktır.

Bugünlük bu kadar. Başarılı çalışma! Mektuplarınızı, önerilerinizi ve yorumlarınızı bekliyorum [e-posta korumalı] , [e-posta korumalı] veya editoryal forumda.

Tarih: 15 Aralık 2015 Kategori:

Yazdırmak üzere belgeler (örneğin raporlar, faturalar, faturalar vb.) oluşturduğunuzda, bunları yazdırılan sayfanın doğru, kullanışlı ve mantıklı görünmesini sağlayacak şekilde ayarlamak önemlidir. Aksi takdirde basılı belgenin okunması sakıncalı olacak ve çalışmanızın sonuçları hoş olmayan bir izlenim bırakacaktır. Bu yazıda size hangi çalışma sayfası ayarlarını yapabileceğinizi anlatacağım.

Çoğu ayar pencerede yapılabilir Sayfa Seçenekleri. Bant bloğunun köşesindeki simgeye tıklanarak çağrılır Sayfa Düzeni - Sayfa Düzeni.

Sayfa Seçenekleri simgesi

Excel'de sayfa yönlendirmesi

Çalışma sayfasındaki verilerin şekline bağlı olarak dikey (dikey) veya yatay (yatay) yönlendirmeyi seçebilirsiniz. Bunu aşağıdaki yollarla yapabilirsiniz:

Bu yöntemlerin her biri, etkin sayfanın veya seçilen tüm sayfaların yönünü değiştirecektir.

Excel'de sayfa boyutu nasıl değiştirilir?

Çoğu ofis yazıcısı A4 sayfalara (21,59 cm x 27,94 cm) yazdırsa da, yazdırılan sayfanın boyutunu değiştirmeniz gerekebilir. Örneğin A1 kağıda bir sunum hazırlıyorsunuz ya da uygun boyutlarda markalı zarflara baskı yapıyorsunuz. Sayfa boyutunu değiştirmek için şunları yapabilirsiniz:

Excel'de alanları ayarlama

Excel'deki kenar boşlukları, sayfanın kenarı ile hücrelerin kenarlığı arasındaki boş alanlardır. Alanları özelleştirmenin birkaç yolu vardır:

Excel'de üstbilgi ve altbilgi ekleme

Üstbilgiler ve altbilgiler bilgi alanları sayfanın üst ve alt kısmı tarlalarda. Basılı her sayfada üstbilgiler ve altbilgiler tekrarlanır; bunlara yardımcı bilgiler kaydedilir: sayfa numarası, yazarın adı, belge başlığı vb. Sayfanın üstünde ve altında üstbilgiler ve altbilgiler için üç alan vardır (sol, orta ve sağ). ).

Microsoft Excel'de üstbilgiler ve altbilgiler

Evet, üstbilgileri ve altbilgileri ekleyin - gidin çünkü. Üstbilgi ve altbilgi alanları burada açıkça vurgulanmıştır. Üstbilgi ve altbilgilerden birinin içine tıklayın ve bilgilendirici metin girin. Aynı zamanda bir şerit sekmesi görünür Üstbilgiler ve altbilgilerle çalışma ek komutlar içeren.

Evet, ekleyebilirsiniz otomatik altbilgi geçerli sayfa numarasını, sayfadaki sayfa sayısını, dosya adını vb. gösterir. Otomatik bir öğe eklemek için şeritte onu seçin: Üstbilgiler ve Altbilgilerle Çalışma – Tasarımcı – Üstbilgi ve Altbilgi Öğeleri. Bu öğeler birbirleriyle ve serbest metinle birleştirilebilir. Eklemek için - imleci üstbilgi ve altbilgi alanına yerleştirin ve gruptaki simgeye tıklayın Üstbilgi ve altbilgi öğeleri(yukarıdaki resme bakın).

Tasarım sekmesinde üstbilgiler ve altbilgiler için ek parametreler ayarlayabilirsiniz:

• İlk sayfa için özel üstbilgi ve altbilgi– ilk sayfanın üstbilgileri ve altbilgileri kalan sayfalarda tekrarlanmıyor. İlk sayfanın başlık sayfası olması uygundur.
• Çift ve tek sayfalar için farklı üstbilgi ve altbilgiler– kitapçık yazdırırken sayfaları numaralandırmak için uygundur
• Ölçeği belgeyle değiştirin– ayar varsayılan olarak etkindir, üstbilgiler ve altbilgiler sayfanın tamamıyla aynı şekilde ölçeklendirilir. Sayfa düzeninin bütünlüğünü sağlamak için bu seçeneği etkin tutmanızı öneririm.
• Sayfa kenar boşluklarına hizala– sol ve sağ altbilgiler karşılık gelen alan sınırlarına göre hizalanır. Bu parametre de varsayılan olarak ayarlanmıştır; onu değiştirmenin bir anlamı yoktur.

Üstbilgiler ve altbilgiler, çalışmanıza son rötuşları eklemek için kullanışlı bir araçtır. Yüksek kaliteli, bilgilendirici altbilgilerin varlığı, sanatçının profesyonelliğinin bir işaretidir. Üstbilgiler ve altbilgiler belge düzenini yayınlama görünümüne yaklaştırır. Gerçekten çok kolay ve çok etkili.

Excel'de sayfa sonu ekleme

Sayfanın herhangi bir yerine zorunlu sayfa sonu eklemeniz gerekiyorsa, imleci sonun altındaki sağdaki hücreye yerleştirin ve şerit komutunu çalıştırın. Sayfa Düzeni – Sayfa Seçenekleri – Sonlar – Sayfa Sonu Ekle. Örneğin, D sütunu ve 10. satırdan sonra kesme eklemek için E11 hücresini seçin ve aşağıdaki komutu çalıştırın.

Sayfa sonu ekleme

Bir boşluğu kaldırmak için ters bir komut vardır: Sayfa Düzeni - Sayfa Seçenekleri - Sonlar - Sayfa Sonunu Kaldır. Manuel olarak oluşturulan tüm sonları kaldırmak için - komut Sayfa Düzeni - Sayfa Düzeni - Sonlar - Sayfa Sonlarını Sıfırla.

Bir ara ekledikten sonra sayfada sayfa ayırıcılar görünecektir. Sayfaların yazdırılan kenarlıklarını değiştirmek için sürükleyebileceğiniz mavi çerçeveler biçimindedirler.

Excel'e başlık ekleme

Büyük tabloları yazdırırken tablo başlığının her sayfada tekrarlanmasını istersiniz. Kullandıysanız, bu işlev yazdırırken başlığı hiçbir şekilde etkilemeyecektir; yalnızca ilk sayfaya yazdırılacaktır. Yani sayfanın alanlarını sabitlemek sadece görsel efekt Ekranda görüntüleme kolaylığı için. Yazdırma sırasında çalışmıyor!

Hücrelerin yazdırılan her sayfada tekrarlanmasını sağlamak için şerit komutunu çalıştırın Sayfa Düzeni - Sayfa Düzeni - Başlıkları Yazdır. Bir pencere açılacak Sayfa Seçenekleri, Sayfa sekmesi. Bu penceredeki alanlarda Hatlar aracılığıyla Ve Sütunlar aracılığıyla her sayfada tekrarlanacak satır ve sütun referansları sağlayın. Seçilen hücrelerin fiziksel olarak her sayfada bulunmayacağını, yalnızca yazdırıldığında tekrarlanacağını lütfen unutmayın.

Excel'de başlık ekleme

Excel'de yazdırma ölçeğini ayarlama

Bazen bir sayfadaki bilgiler gerekli sayıda sayfaya sığacak şekilde kompakt bir şekilde yerleştirilemez. İyi yerleştirilmiş bir sayfa elde etmek için sütunların genişliğini ve satırların yüksekliğini seçmek her zaman uygun değildir. Çok daha uygun baskı ölçeğini değiştir(ekran ölçeğiyle karıştırılmamalıdır). Bu seçeneği kullanarak, yazdırılan sayfadaki verilerinizin ölçeğini değiştirirsiniz.

Yazdırma ölçeğini değiştirmek için şerit komutlarını kullanın Sayfa Düzeni – Sığdır. Ölçek sayacını kullanarak ölçeği manuel olarak ayarlayabilirsiniz ancak Genişlik ve Yükseklik açılır listelerini kullanmak çok daha kolay ve hızlıdır. Onlar sayesinde sahip olacağınız genişlik ve yükseklikteki sayfa sayısını ayarlayabilirsiniz. Örneğin, verileri genişlik olarak tek bir sayfaya sığdırmak için şunu ayarlayın: Genişlik – 1 sayfa; Yükseklik - Otomatik.

Excel'de yazdırma ölçeği

Yazdırmadan önce gizleme

Bazı verileri yazdırmanız gerekmiyorsa gizleyebilirsiniz. Örneğin, içeren teknik bilgi, yalnızca ilgili verileri bırakın. Çoğu zaman, raporlar hesaplamaların ayrıntılarını içermemeli, yalnızca sonuçlarını ve sonuçlarını göstererek belirli yönetim kararlarına yol açmalıdır.

Ayrıca nesneleri yazdırılamaz hale getirebilirsiniz. Bunu yapmak için bir nesneyi seçin (örneğin veya ) ve çerçevesine sağ tıklayın. İÇİNDE içerik menüsü Biçim…'i seçin. Açılan iletişim kutusunun Özellikler grubundaki işareti kaldırın. Bir nesneyi yazdırma .

Excel nesnelerinin yazdırılmasını ayarlama

Excel'deki Görünümler

Aynı belgeyi farklı görüntüleme düzenleriyle kullanıyorsanız, aynı görüntüleme ve biçimlendirme ayarlarını sık sık değiştirmeniz gerekir. Örneğin, kaynak verilerini ve hesaplamaları günlük olarak güncellersiniz ve bunları yazdırırken gizlersiniz. Sonsuz yerine manuel ayarlar, aynı sayfanın birden çok görünümünü oluşturabilirsiniz ve ardından görüntüyü değiştirmek birkaç saniye ve birkaç tıklama alır. Yeni görünüme bir ad verin ve sağlanan iyileştirmeler arasından seçimlerinizi yapın. Tamam'ı tıkladığınızda görünüm oluşturulur!

Excel'de görünüm ekleme

Gelecekte, kaydedilen görünümü çalışma kitabına uygulamak için şunu çalıştırın: Görünüm – Kitap Görünümleri – Görünümler, listeden istediğiniz görünümü seçin ve Uygula'yı tıklayın. Ne yazık ki, çalışma sayfasında aracın kullanımını sınırlayan görünümler varsa görünümler çalışmaz.

Bunlar, yazdırmaya hazırlanırken (ve yalnızca değil) yapılabilecek ve yapılması gereken sayfa ayarlarıdır. Raporlarınızın mükemmel görünmesini sağlamak için çalışma kitaplarınızı doğru şekilde ayarlayın. En kaliteli hesaplamalar bile formatlanmadığı ve baskıya hazırlanmadığı takdirde donuk ve işe yaramaz görünür. Raporları postayla gönderseniz bile, büyük olasılıkla yönetici bunları yazdırmak isteyecektir. Bu nedenle, gönderim yöntemi ne olursa olsun, raporun her sayfasını baskıya hazırlamanızı tavsiye ederim!

Arkadaşlar eğer hala paylaşımdan herhangi bir detayı anlamadıysanız yorumlarda soru sorun. Güncellemelere abone olmayı, siteyle birlikte profesyonel olmayı da unutmayın! Her zaman senin, Alexander Tomm