"Je to ako v rozprávke o chlapcovi, ktorý neustále plakal vlk." Ak zneužijete značku „naliehavé“, ľudia prestanú odpovedať na vaše e-maily. A skutočne dôležitý list môže zostať nepovšimnutý kvôli tomu.

Oboznámenosť

Áno, tón vášho listu môže odrážať váš vzťah s príjemcom. Môžete však byť považovaný za neprofesionálneho, ak si dovolíte byť vo svojej korešpondencii príliš neformálny. Vyhnite sa nadmernému používaniu výkričníkov, emotikonov, farebného textu, nezvyčajných typov písma a prílišnej stručnosti správ.

Buďte obzvlášť opatrní, ak musíte pracovať s ľuďmi rôzneho veku, s jazykovou bariérou alebo s tými, ktorí uprednostňujú tradičnejšiu formu komunikácie.

Príliš suchý tón

Zároveň byť robotom sa tiež neoplatí. Je v poriadku, ak v listoch ukážete svoj charakter alebo nadšenie – v rozumných medziach.

Odpovedzte všetkým

Pracovný email neslúži na zábavu, ale na komunikáciu. Ak teda odpovedáte na e-mail odoslaný skupine ľudí, dobre si rozmyslite, či kliknete na „odpovedať všetkým“. Aby ste to dosiahli, vaša odpoveď musí byť pre každého mimoriadne dôležitá.

Posielanie kópií bez povolenia

Zdieľanie informácií iných ľudí s ostatnými je prinajmenšom neprípustné. Nezáleží na tom, či klientovi pošlete kópiu listu od svojho šéfa, ktorý mu akýmkoľvek spôsobom odpovedal, alebo zapojíte jedného zamestnanca do osobnej korešpondencie s iným. Málokomu by sa mohlo páčiť, keby ste poslali kópiu listu bez jeho súhlasu.

Odoslať BCC

Posielanie BCC vyvoláva nedôveru. Ak chcete niekomu poslať list a táto osoba by sa teoreticky nemala zúčastňovať pracovnej korešpondencie, skopírujte text a pošlite ho ako samostatný list.

Nešpecifikovaný predmet e-mailu

Predmety ako „To som ja“, „Ahoj“ alebo „FYI“ (FYI) jednoducho neupútajú pozornosť. Osoba nebude rozumieť tomu, čo sa hovorí, a nebude chcieť na list odpovedať. Listy súvisiace s prácou by mali byť jasné a stručné. Príjemca s väčšou pravdepodobnosťou otvorí e-mail, ak pochopí, čo od neho chcete.

Odosielanie príliš veľa osobných e-mailov

Niekedy môžete použiť vtipy, dojemné príbehy a motivačné citáty, aby ste niekoho rozveselili. Ale ľudí to rýchlo omrzí, bez ohľadu na to, aké boli vaše zámery pri ich písaní. Ak posielate príliš veľa osobných e-mailov, jednoducho sa nastavia na automatické odstraňovanie.

Buď hrubý

Nemali by ste posielať listy plné jedu, pretože ľudia si to zapamätajú, keď sa naskytne príležitosť. Namiesto toho napíšte list a nechajte ho dva dni v priečinku „Drafts“. Potom sa k nemu môžete vrátiť a upraviť ho a odstrániť ostne. Týmto spôsobom rýchlejšie dosiahnete to, čo chcete. Navyše s vami bude zaobchádzané ako s veľmi trpezlivým a premysleným profesionálom.

Hlúpa emailová adresa

Ak posielate e-mail klientovi, zamestnancovi alebo potenciálnemu zamestnávateľovi, nepoužívajte e-mail s „neprofesionálnym“ názvom. Ak je v názve e-mailu niečo, čo má byť vtipné alebo obsahuje sexuálne alebo vulgárne konotácie (niečo ako ), riskujete, že druhá osoba sa k vám od samého začiatku bude cítiť negatívne. Vytvorte si samostatný e-mail pre čisto profesionálne potreby.

Preklepy

Skutočnosť, že e-mail bol odoslaný z iPhone, nie je ospravedlnením pre odosielanie nedbalých e-mailov. Ak vo svojom liste urobíte viac ako jednu chybu, môže to byť považované za neprofesionálne. Ak ide o veľmi dôležitý list a niekam sa ponáhľate, skúste si ho pred odoslaním aspoň skontrolovať.

Posielanie emailov skoro ráno

Väčšina ľudí sa pri prijímaní listov pozerá na čas, kedy boli odoslané. Ak je list odoslaný príliš skoro, môžete byť vnímaný negatívne. Prinajmenšom vás budú považovať za workoholika bez osobného života. Horšie je, ak vás považujú za rušivých. Ak vás v noci prebudí inšpirácia, napíšte list, uložte ho do „Koncepty“ a pošlite ho počas pracovnej doby.

Príliš veľa interpunkčných znamienok

Ľudia sa niekedy nechajú príliš uniesť a používajú veľa výkričníkov. Výsledok sa niekomu môže zdať nezrelý alebo príliš emotívny. Nezneužívajte to!!!

Neprofesionálne písma

Písmo Purple Comic Sans má svoj vlastný rozsah. V biznise je lepšie používať klasické fonty, farby a veľkosti. Vaše listy by mali byť ľahko čitateľné.

Typicky sa používa veľkosť písma 10 alebo 12, ktoré sú pre túto prácu najvhodnejšie. Preferovaná farba je čierna.

Príliš dlhý list

Väčšina ľudí trávi čítaním e-mailov sekundy, nie minúty. Mnoho ľudí jednoducho prezerá text očami, preto píšte svoje listy na základe tohto. Ľudia ťažko čítajú veľké odseky – rozdeľte text na menšie bloky. Zvýraznenia a zoznamy s odrážkami sa čítajú oveľa ľahšie. Hlavné body môžete zvýrazniť aj tučným písmom alebo kurzívou, ale nerobte to často.

Ak potrebujete poslať kópie niektorých listov v Mail.ru poštou inému poštová schránka(e-mail), t.j. poslať nie všetku poštu, ale iba tú, ktorá prichádza z konkrétnej adresy alebo obsahuje nejaké konkrétne slová, potom podľa tohto podrobné pokyny Nastavenie " " bude trvať 3 minúty.

Krok 1 V pošte nájdite požadované písmeno v priečinku „Doručená pošta“ a označte ho začiarknutím, potom v rozbaľovacej ponuke „Viac“ vyberte „Vytvoriť filter“:

Krok 2 Otvorí sa stránka s mnohými nastaveniami filtra Ak chcete nastaviť filter na odosielanie niektorých písmen na iný e-mail, zaškrtnite v prvom riadku „Od“ a do protiľahlého stĺpca vložte adresu alebo jej časť, z ktorej tieto písmená pochádzajú. V druhom odseku uvádzame adresu, na ktorú sa majú kópie posielať. V treťom odseku uveďte, čo robiť s listom prijatým vo vašej pošte. Ďalej zadajte svoje e-mailové heslo a kliknite na „Pridať filter“:
Krok 3. Teraz sa na zadanú adresu automaticky odošle list s potvrdzovacím kódom pre presmerovanie, tento kód je potrebné zadať do príslušného poľa, ktoré nájdete v ľavom menu „Filtre“. V hornom riadku bude nepotvrdená adresa na preposielanie, kliknite na tento odkaz a zobrazí sa pole na vloženie kódu:

Po nastavení vám budú zaslané zadané listy a na adresu, ktorú ste uviedli a potvrdili kódom. Na nastavenie presmerovania všetku prichádzajúcu poštu prosím použite iný.

Niekedy je potrebné preposlať všetky listy, ktoré prídu na jeden z vašich e-mailov, na iný e-mail automatický režim. Aby to bolo jasnejšie, tu je príklad. Máte poštu na Yandex a Google (Gmail). Neustále používate GMail, toto je vaša hlavná pošta a z času na čas Yandex. Takže, aby ste sa pravidelne neprihlasovali do svojej pošty Yandex, môžete sa uistiť, že listy sa odtiaľ budú odosielať do GMail automaticky, a potom sa nebudete musieť vôbec prihlasovať do svojho účtu Yandex, aby ste pravidelne kontrolovali nové listy.

V tomto článku vám ukážem, ako nastaviť preposielanie listov z jednej pošty do druhej na príklade rôznych poštových služieb.

Toto všetko funguje vo všetkých emailových službách rovnako, rozdiel je len v ich rozhraniach, t.j. príslušné nastavenia sú umiestnené inak.

Predtým som v sérii článkov zvažoval ďalší spôsob, ako dostávať listy na požadovanú poštu z iných poštových účtov. Spočíva v tom, že si nenastavíte automatické preposielanie listov, o ktorom budem dnes rozprávať, ale v nastaveniach pripojíte požadovanú schránku (funkcia sa volá “Zber pošty”), napríklad cez protokol POP3 a odtiaľ začína neustály zber nových listov. Metóda je podobná, no v niektorých prípadoch je jej nastavenie náročnejšie ako pri bežnom prevode.

Ak vás zaujíma spôsob zhromažďovania pošty, potom je to popísané v príslušných článkoch: zbierka v GMail, v Yandex, v Mail.ru

Nižšie podrobne ukážem, ako nastaviť posielanie listov z pošty Yandex. A potom sa krátko dotknem ďalších 2 poštových služieb (GMail a Mail.ru), na ktorých sa všetko robí podobným spôsobom, s jediným rozdielom v rozhraní.

Nastavenie preposielania pošty z Yandex na akýkoľvek iný e-mail

Prejdite do nastavení pošty a vyberte „Pravidlá spracovania e-mailov“.

Kliknite na „Vytvoriť pravidlo“.

Teraz bude našou úlohou vytvoriť pravidlo, podľa ktorého poštová služba určí, že všetky listy musia byť odoslané na inú adresu, ktorú určíte.

Ak chcete, aby sa odosielali tie listy, ktoré sú označené ako „Spam“, budete musieť na Yandex vytvoriť 2 samostatné pravidlá.

Vytvorenie 1. záväzného pravidla. Preposielanie všetkých e-mailov okrem spamu

V nastaveniach pravidiel odstráňte podmienku „Ak“, ktorá sa pridá na začiatku, kliknutím na krížik vedľa nej. Pretože nemusíme nastavovať podmienky na výber žiadnych konkrétnych písmen. Koniec koncov, všetko, čo príde poštou, prepošleme do „Doručenej pošty“.

V hornej časti, kde môžete nakonfigurovať, pre ktoré e-maily sa má vytvorené pravidlo použiť, by ste mali vybrať „na všetky e-maily okrem spamu“ a „s prílohami a bez nich“.

Nižšie začiarknite políčko „Preposlať na adresu“ a uveďte svoj e-mail, na ktorý chcete posielať všetky listy z aktuálne otvoreného e-mailu. Povoľte tiež možnosť „Uložiť kópiu pri preposielaní“.

Kliknite na tlačidlo „Vytvoriť pravidlo“.

Yandex vás požiada o zadanie hesla. Zadajte heslo pre svoj aktuálny e-mail a kliknite na „Potvrdiť“.

Pravidlo sa vytvorí, ale vedľa neho sa zobrazí správa „Čaká sa na potvrdenie adresy“.

Teraz musíte prejsť na e-mailovú adresu, ktorú ste zadali na odosielanie listov, a potvrdiť tam odoslanie. To sa deje v poštových službách, aby ste nemohli posielať listy na náhodné adresy, ku ktorým nemáte prístup.

V tomto e-maile nájdite list od „Yandex.Mail“, otvorte ho a prejdite na odkaz odtiaľ.

Kliknite na „Potvrdiť ďalej“.

Pripravený! Teraz sa všetky listy, ktoré skončia vo vašej druhej pošte (Yandex) v priečinku „Doručená pošta“, automaticky preposielajú do vašej hlavnej pošty, ktorú ste zadali v pravidle.

Venujte pozornosť! Podľa vyššie vytvoreného pravidla sa listy z priečinka Spam nepreposielajú! Pretože pravidlo uvádza „pre všetky e-maily okrem spamu“ a do pravidla nebudete môcť okamžite zahrnúť „Spam“, pretože preposielanie e-mailov so spamom nefunguje a zobrazí sa chyba „Pre e-maily z priečinka Spam , preposielanie e-mailov pomocou filtra nie je možné.“

Môžete sa však uistiť, že sa odosiela aj spam. Ak to chcete urobiť, musíte vytvoriť ďalšie pravidlo, ktoré automaticky prenesie všetok spam do priečinka „Doručená pošta“. Preto, ak potrebujete posielať spam aj vy, pozrite si nižšie informácie o vytvorení 2. pravidla.

Niekedy potrebné listy skončia v spame, takže ak vôbec neplánujete ísť kontrolovať svoju druhú poštu, spoliehajúc sa len na automatické preposielanie listov odtiaľ, potom odporúčam nastaviť preposielanie spamových listov !

Vytvorenie 2. pravidla. Ak potrebujete preposlať „spam“

Vytvorme ďalšie pravidlo.

Tu musíme uviesť, že všetky písmená, ktoré služba označuje ako „Spam“, by sa mali preniesť do doručenej pošty.

Ak to chcete urobiť, v hornej časti, kde „Použiť“, vyberte „iba na spam“ a „s prílohami a bez príloh“.

Odstráňte podmienku „Ak“, stále ju tu nepotrebujeme.

Začiarknite políčko „Vložiť do priečinka“ a vyberte „Doručená pošta“.

Kliknite na „Vytvoriť pravidlo“.

Pravidlo je pripravené!

Po všetkých vykonaných manipuláciách budú všetky listy, ktoré prídu na vašu druhú poštu (kde máte nastavené preposielanie), spracované podľa vytvorených pravidiel. To znamená, že ak dostanete poštou list, ktorý služba identifikovala ako spam, potom sa tento list automaticky umiestni do vašej doručenej pošty, podľa vytvoreného pravidla č.2 (ak sa ho rozhodnete nastaviť). A všetko, čo je v priečinku „Doručená pošta“, bude podľa pravidla č. 1 odoslané na vami zadaný e-mail.

Nastavenie preposielania pomocou Mail.ru ako príkladu

Prejdite do nastavení pošty a vyberte časť „Pravidlá filtrovania“.

Vyberte možnosť „Pridať presmerovanie“.

Zadajte, na ktorú adresu sa majú listy posielať a kliknite na „Uložiť“.

Potvrďte svoju akciu zadaním hesla pre svoj e-mail Mail.ru.

Prejdite na e-mailovú adresu, na ktorú budete posielať listy, nájdite tam list z Mail.ru a kliknite na odkaz z listu (je to potrebné na potvrdenie preposielania).

V ďalšom okne kliknite na „Potvrdiť“ a zobrazí sa správa, že prenos je potvrdený.

Na stránke Mail.ru sa vráťte do časti „Pravidlá filtrovania“ a povoľte posielanie ďalej:

Ak potrebujete preposielať e-maily označené ako „Spam“, musíte vytvoriť rovnaké pravidlo ako v príklade s poštou Yandex. V časti „Pravidlá filtrovania“ pridajte nové pravidlo, v ktorom zadáte nasledujúce nastavenia.

čo je e-mail? V modernom svete podnikania je to:

• Tvoja tvár. Je to s pomocou e-mailu Môžete vytvoriť pozitívny obraz v očiach svojej protistrany alebo pokaziť prvý dojem.
• Váš pracovný nástroj. Veľa komunikácie s vonkajším svetom prebieha cez e-mail. Preto, ak ovládate tento nástroj, môžete si výrazne uľahčiť život.
• Silné rozptýlenie. Vonkajší svet sa k vám snaží dostať, rozptýliť vás a zviesť vás prostredníctvom e-mailu.

Z tohto pohľadu sa pozrime na prácu s e-mailom. Začnime niečím jednoduchým.

Formátovanie listu

Používam e-mailového klienta Mozilla Thunderbird, takže ho použijem ako príklad. Vytvorme nové písmeno a prechádzame zhora nadol cez zoznam polí.

Komu. Kopírovať. Bcc

Niektorí možno nevedia, ale „Komu“ v Mozille možno zmeniť na „Kópia“ alebo „Skrytá kópia“.

• Komu: píšeme hlavného príjemcu alebo viacerých príjemcov oddelených bodkočiarkou.
• Kopírovať: píšeme niekomu, kto by si mal list prečítať, ale od koho neočakávame reakciu.
• Bcc: píšeme niekomu, kto by si mal list prečítať, ale ostatným príjemcom listu by mal zostať neznámy. Je vhodné ho použiť najmä na hromadné zasielanie obchodných listov, ako sú oznámenia.

Nesprávne V hromadná zásielka zadajte príjemcov pomocou polí „Kopírovať“ alebo „Komu“. Niekoľkokrát do roka dostávam listy, ktoré uvádzajú 50 – 90 príjemcov v poli „Kópia“. Dochádza k porušovaniu súkromia. Nie všetci vaši príjemcovia musia vedieť, s kým ďalším pracujete na podobnej téme. Je dobré, ak sú to ľudia, ktorí sa navzájom poznajú. Čo ak sú na zozname konkurenčné spoločnosti, ktoré o sebe navzájom nevedia? Minimálne sa treba pripraviť na zbytočné vysvetľovanie a maximálne s jedným z nich ukončiť spoluprácu. Nerob to.

Predmet listu

Profesionálne poštové služby často píšu (niekedy rozumne) o dôležitosti predmetu e-mailu na svojich firemných blogoch. Najčastejšie však hovoríme o obchodných listoch, kde predmet listu rieši problém „e-mail by sa mal otvoriť“.

Diskutujeme o každodennej obchodnej korešpondencii. Tu téma rieši problém „list a jeho autora je potrebné ľahko identifikovať a potom nájsť“. Okrem toho sa vám vaša usilovnosť vráti vo forme karmy mnohých odpovedí, iba s predponami Re: alebo FWD, medzi ktorými budete musieť hľadať požadované písmeno k téme.

Dvadsať listov je objem jednodňovej korešpondencie pre stredného manažéra. Vôbec nehovorím o podnikateľoch a majiteľoch firiem; ich počet listov niekedy klesá na 200 alebo viac za deň. Preto ešte raz: neposielajte e-maily s prázdnym predmetom.

Ako teda správne formulovať predmet e-mailu?

Chyba #1 : V predmete iba názov spoločnosti. Napríklad „Sky“ a to je všetko. Po prvé, pravdepodobne nie ste jediný z vašej spoločnosti, ktorý s touto protistranou komunikuje. Po druhé, takáto téma neprináša žiadny význam, pretože názov vašej spoločnosti je viditeľný už z adresy. Po tretie, hádajte, ako bude vaša poštová schránka vyzerať s týmto prístupom ku korešpondencii? Niečo takéto.

Je vhodné hľadať v takýchto témach?

Chyba #2 : honosný, predajný titulok. Je skvelé, ak viete písať takéto nadpisy. Je však vhodné využívať tieto zručnosti v obchodnej korešpondencii? Pamätajte na účel predmetu obchodného e-mailu: nie predávať, ale poskytovať identifikáciu a vyhľadávanie.

Text listu

Existuje mnoho návodov na písanie pre rôzne príležitosti. Napríklad Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin a ďalší majstri slova majú veľa užitočných informácií. Odporúčam vám prečítať si ich články, aspoň pre zlepšenie všeobecnej gramotnosti a zlepšenie celkového štýlu písaného prejavu.

V procese písania listu musíme urobiť niekoľko rozhodnutí postupne.

Otázka slušnosti . V úvode listu sa môžete rozplývať v ústretovosti či dokonca nežnostiach v duchu „Môj milý Rodya, už sú to viac ako dva mesiace, čo som sa s tebou písomne ​​rozprával, z čoho som sám trpel a dokonca som sa ani trochu nevyspal. noci, premýšľanie." Veľmi zdvorilé a veľmi nákladné, a to z hľadiska času na napísanie takéhoto úvodu, ako aj z hľadiska času, ktorý má partner na prečítanie. Korešpondencia je biznis, pamätáš? Nie je to esej v epištolárnom žánri pre súťaž alebo list Raskolnikovovej matke, ale obchodná korešpondencia.

Rešpektujeme svoj čas a čas príjemcu!

Predstaviť sa a pripomenúť okolnosti vášho zoznámenia má zmysel len v prvom liste odoslanom po letmom stretnutí na výstave. Ak ide o pokračovanie spolupráce alebo prebiehajúcej korešpondencie, v prvom liste dňa napíšeme: „Ahoj, Ivan“, v druhom a ďalších: „Ivan, ...“.

Odvolanie . Vždy ma znepokojovala otázka, na koho sa obrátiť v liste, ak je adresátov viacero. Nedávno som napísal list adresovaný trom dievčatám menom Anna. Bez akýchkoľvek pochybností som napísal „Ahoj, Anna“ a netrápil som sa. Takéto šťastie však nie je vždy tak.

Čo ak sú príjemcovia traja alebo dokonca siedmi a nemajú rovnaké meno? Môžete ich uviesť podľa mena: "Dobré popoludnie, Rodion, Pulcheria, Avdotya a Pyotr Petrovich." Ale je to dlhé a chce to čas. Môžete napísať: "Dobrý deň, kolegovia!"

Pre seba používam pravidlo oslovovania menom osoby v poli „Komu“. A tých v kópii vôbec nekontaktujte. Toto pravidlo tiež umožňuje presnejšie určiť (jedného!) adresáta listu a účel tohto listu.

Citácia . Korešpondencia je často reťazec listov s otázkami a odpoveďami - jedným slovom dialóg. Za dobrú formu sa považuje nevymazávať históriu korešpondencie a svoju odpoveď napísať na začiatok citovaného textu, takže keď sa k tejto korešpondencii vrátite o týždeň neskôr, môžete si dialóg ľahko prečítať zhora nadol, zostupne podľa dátumu .

Z nejakého dôvodu je predvolené nastavenie v Mozille „Umiestniť kurzor za citovaný text“. Odporúčam zmeniť v menu „Nástroje“ → „Možnosti účtu“ → „Skladanie a adresovanie“. Musí to tak byť.

Účel listu . Existujú dva typy obchodných listov:

• keď jednoducho informujeme partnera (napríklad správu o vykonanej práci za mesiac);
• a keď niečo chceme od spolubesedníka. Napríklad tak, že priloženú faktúru odsúhlasí na úhradu.

Povzbudzujúcich listov je spravidla mnohonásobne viac ako oznamovacích listov. Ak chceme od partnera niečo dosiahnuť, je veľmi dôležité povedať to listom v obyčajnom texte. Výzva na akciu by mala byť doplnená názvom a mala by byť poslednou vetou v liste.

Nesprávne : "Porfiry Petrovič, viem, kto rozsekal starú ženu na smrť."

Správne : "Porfiry Petrovič, bol som to ja, kto rozsekal starú ženu na smrť, urobte opatrenia, aby ste ma zatkli, som unavený z utrpenia!"

Prečo by mal korešpondent premýšľať za vás, čo robiť s týmto listom? Koniec koncov, môže urobiť nesprávne rozhodnutie.

Podpis v texte . Musí byť. Okrem toho vám všetci e-mailoví klienti umožňujú nakonfigurovať automatickú náhradu podpisov, napríklad klasické „S pozdravom…“. V Mozille sa to robí v ponuke „Nástroje“ → „Možnosti účtu“.

Či do podpisu písať kontakty alebo nie je osobná vec každého. Ak ste ale nejakým spôsobom spojený s predajom, určite napíšte. Aj keď sa obchod neuskutoční v dôsledku komunikácie, v budúcnosti vás možno ľahko nájsť pomocou kontaktov z podpisu.

Nakoniec ešte jedna funkcia tela listu pre tých účastníkov rozhovoru, ktorí neradi (nemôžu, nechcú, nemajú čas) odpovedať na vaše listy. V tele listu uveďte predvolenú hodnotu. Napríklad: "Porfiry Petrovič, ak ma neprídeš zatknúť do piatku o 12:00, potom sa považujem za amnestovaného." Samozrejme, termín musí byť reálny (text z príkladu by ste nemali posielať v piatok o 11:50). Príjemca musí byť fyzicky schopný prečítať váš list a konať podľa neho. Takéto „ticho“ vás zbavuje zodpovednosti za nereagovanie partnera. Ako vždy, musíte k používaniu tejto funkcie pristupovať s rozumom. Ak človek odpovedá na vaše listy včas a pravidelne, takéto ultimátum ho môže, ak nie uraziť, tak trochu vystresovať alebo viesť k rozhodnutiu neodpovedať na list hneď, ale donúti vás čakať do piatku.

Prílohy

Listy často prichádzajú s prílohami: životopisy, obchodné návrhy, odhady, plány, skeny dokumentov - veľmi pohodlný nástroj a zároveň zdroj populárnych chýb.

Chyba : obrovská investícia. Často dostávam e-maily s prílohami do veľkosti 20 MB. Spravidla ide o skeny niektorých dokumentov vo formáte TIFF, s rozlíšením 600dpi. Poštový program Korešpondent sa takmer určite na niekoľko minút zasekne a bude sa márne snažiť načítať náhľad tejto prílohy. A nedajbože, aby sa príjemca pokúsil prečítať tento list na smartfóne...

Osobne takéto písmená okamžite mažem. Nechcete, aby váš e-mail skončil v koši skôr, ako si ho prečítate? Skontrolujte si výšku investície. Odporúča sa, aby to nebolo viac ako 3 MB.

Čo robiť, ak prekročí?

• Skúste prekonfigurovať skener na iný formát a rozlíšenie. Napríklad PDF a 300 dpi vytvárajú celkom čitateľné skeny.
• Zamyslite sa nad programami ako napr Archivátor WinRar alebo 7zip. Niektoré súbory sa dokonale komprimujú.
• Čo robiť, ak je príloha obrovská a nemôžete ju stlačiť? Napríklad takmer prázdna účtovná databáza váži 900 MB. Na záchranu prídu služby cloudového ukladania informácií: Dropbox, Disk Google a podobne. Niektoré služby, ako napríklad Mail.ru, automaticky konvertujú veľké prílohy na odkazy cloudové úložisko. Svoje informácie uložené v cloude však radšej spravujem sám, takže automatizáciu od Mail.ru nevítam.

A ešte jedno nie úplne samozrejmé odporúčanie o investíciách – ich Meno . Musí byť zrozumiteľné a prijateľné pre príjemcu. Raz sme vo firme pripravovali komerčný návrh v mene... nech je to Fjodor Michajlovič Dostojevskij. Od manažéra som dostal list s návrhom CP na schválenie a príloha obsahovala súbor s názvom „ForFedi.docx“. Manažér, ktorý mi to poslal, mal dialóg, ktorý vyzeral asi takto:

Vážený manažér, ste osobne pripravený osloviť tohto váženého muža a nazvať ho Fedya?

Nejako nie, je to rešpektovaný muž, každý ho volá krstným menom a priezviskom.

Prečo ste prílohu nazvali „For Fedi“? Ak mu to hneď pošlem, myslíte, že si u nás kúpi sekery pomocou tohto CP?

Neskôr som to chcel premenovať...

Prečo pripravovať časovanú bombu – odmietnutie potenciálneho klienta – alebo si vytvárať prácu navyše premenovaním súboru? Prečo hneď nepomenovať prílohu správne: „Pre Fjodora Michajloviča.docx“ alebo ešte lepšie – „KP_Sky_Axes.docx“.

Takže máme viac-menej vytriedený e-mail ako „osobu“. Prejdime k recenzii e-mailom ako nástroj efektívnej práce a povedzme si o jeho rušivej zložke.

Práca s písmenami

E-mail je silné rozptýlenie. Ako každé rozptýlenie, aj e-mail je potrebné riešiť sprísnením pravidiel a zavedením pracovných harmonogramov.

Minimálne musíte vypnúť VŠETKY upozornenia na doručenie pošty. Ak je e-mailový klient predvolene nakonfigurovaný, budete upozornení a zvukový signál, budú blikať ikonou vedľa hodín a zobrazí ukážku písmena. Jedným slovom, urobia všetko preto, aby vás najskôr odtrhli od namáhavej práce a potom vás ponorili do priepasti neprečítaných listov a neprezretých korešpondencií – mínus hodina alebo dve z vášho života.

Niektorí ľudia majú silnú vôľu, ktorá im umožňuje nenechať sa rozptyľovať upozorneniami, no bežným ľuďom je lepšie nepokúšať osud a vypnúť ich. V Mozilla Thunderbird sa to robí cez ponuku „Nástroje“ → „Nastavenia“ → „Všeobecné“ → „Keď sa objavia nové správy“.

Ak neexistujú žiadne upozornenia, ako môžete pochopiť, že prišiel list?

Veľmi jednoduché. Vy sami si vedome vyhraďte čas na analýzu pošty, otvorte e-mailového klienta a uvidíte všetko neprečítané správy. Dá sa to robiť dvakrát denne, napríklad na obed a večer, alebo počas nútených odstávok, napríklad v dopravných zápchach.

Ľudia sa často pýtajú, ako je to s dobou odozvy a urgentnými listami? Odpovedám: nemáte v pošte súrne listy. Pokiaľ nepracujete na oddelení zákazníckej podpory (toto oddelenie má svoje pravidlá pre prácu s poštou).

Ak existujú naliehavé listy, odosielateľ vás o tom informuje prostredníctvom iných kanálov - telefón, SMS, Skype. Potom vedome prejdete do svojho e-mailového klienta a spracujete urgentnú poštu. Všetci guru time managementu (napríklad Gleb Arkhangelsky so svojím „Time Drive“) deklarujú štandardnú odpoveď na e-mail do 24 hodín. Toto je normálne pravidlo slušného správania – nečakajte od svojho partnera okamžité odpovede prostredníctvom e-mailu. Ak existuje naliehavý list, upozornite na to rýchlejšími komunikačnými kanálmi.

Takže sme vypli upozornenia a teraz zapíname e-mailového klienta podľa nášho plánu.

Čo robiť, keď prejdeme na poštu a zapojíme sa do činnosti nazývanej „triedenie e-mailov“? Kde je začiatok a koniec tejto práce?

O systéme nulovej schránky som už veľa počul, ale, žiaľ, nestretol som sa s jediným človekom, ktorý by ho používal. Musel som znovu vynájsť svoje koleso. Na Lifehackeri sú na túto tému články. Napríklad „ “. Nižšie vo svojom výklade budem hovoriť o systéme nulovej schránky. Bol by som vďačný, keby sa GTD guru vyjadrili a pridali alebo vylepšili popísaný systém.

Je dôležité pochopiť a akceptovať, že e-mail nie je plánovač úloh ani archív pre vaše aktivity. Preto by mal byť priečinok Doručená pošta vždy prázdny. Keď začnete triediť svoju doručenú poštu, nezastavujte sa a nenechajte sa ničím rozptyľovať, kým tento priečinok nevyprázdnite.

Čo robiť s e-mailami v doručenej pošte? Musíte postupne prejsť každé písmeno a odstrániť ho. Áno, stačí zvýrazniť a stlačiť kláves Delete na klávesnici. Ak sa nemôžete prinútiť odstrániť list, budete sa musieť rozhodnúť, čo s ním urobíte.

1. Dokážete odpovedať za tri minúty? Musím na to odpovedať? Áno, je to potrebné a odpoveď nezaberie viac ako tri minúty, potom odpovedzte okamžite.
2. Musíte odpovedať, ale príprava odpovede zaberie viac ako tri minúty. Ak používate plánovač úloh, ktorý vám umožňuje previesť e-mail na úlohu, premeňte e-mail na úlohu a na chvíľu naň zabudnite. Ja napríklad využívam úplne úžasnú službu Doit.im. Umožňuje vám vygenerovať si osobnú e-mailovú adresu: list na ňu prepošlete a zmení sa na úlohu. Ak však nemáte plánovač úloh, presuňte písmeno do podpriečinku „0_Run“.
3. Po rýchlom odpovedaní na list, jeho premene na úlohu alebo jednoduchom prečítaní sa musíte rozhodnúť, čo s touto správou ďalej robiť: vymazať ju alebo poslať do jedného z priečinkov na dlhodobé uloženie.

Tu sú priečinky na dlhodobé ukladanie, ktoré mám.

• 0_Execute. Nemám taký priečinok, ale ak nemáte plánovač, opakujem, môžete sem umiestniť listy, ktoré vyžadujú podrobnú prácu. Tento priečinok je tiež potrebné pravidelne čistiť, ale s premysleným prístupom v čase, ktorý je na to špeciálne určený.
• 1_Ref. Tu dávam listy s informáciami o pozadí: uvítacie listy s prihláseniami z rôznych webových služieb, lístky na nadchádzajúce lety atď.
• 2_Projekty. Je tu uložený archív korešpondencie o partneroch a projektoch, s ktorými existujú aktuálne vzťahy. Prirodzene, pre každý projekt alebo partnera existuje samostatný priečinok. Do priečinka partnera vkladám listy nielen od jeho zamestnancov, ale aj listy zamestnancov Neba týkajúce sa tohto partnera. Veľmi pohodlné: v prípade potreby je všetka korešpondencia o projekte po ruke niekoľkými kliknutiami.
• 3_Múzeum. Sem som dal tie písmená, ktoré by bolo škoda vymazať a ich prínos nie je zrejmý. Sem migrujú aj priečinky s uzavretými projektmi z „2_Projects“. Stručne povedané, „múzeum“ ukladá prvých kandidátov na odstránenie.
• 4_Dokumenty. Tu sú listy od elektronické vzorky dokumenty, ktoré môžu byť v budúcnosti užitočné pre účtovníctvo, napríklad správy o odsúhlasení od klientov, letenky na uskutočnené výlety. Priečinok má veľa podobností s priečinkami „2_Projects“ a „1_Reference“, sú v ňom uložené iba účtovné informácie a informácie o správe sú uložené v priečinku „2_Projects“. V „4_Documents“ sú mŕtve informácie a v „2_Projects“ sú živé informácie.
• 5_Znalosti. Sem dávam len naozaj užitočné newslettery, ku ktorým sa chcem po čase vrátiť pre inšpiráciu alebo hľadanie riešení.

Existujú ďalšie nastavenia poštového klienta, dôležité pre fungovanie tohto systému. Po prvé, v predvolenom nastavení je v Thunderbirde začiarkavacie políčko „Označiť správy ako prečítané“. Radšej to robím vedome, takže dole s vlajkou! Ak to chcete urobiť, prejdite do ponuky „Nástroje“ → „Nastavenia“ → „Rozšírené“ → „Čítanie a zobrazenie“.

Po druhé, používame filtre . Predtým som aktívne používal filtre, ktoré automaticky preposielali listy do príslušných priečinkov na základe adresy odosielateľa. Napríklad listy od právnika boli presunuté do priečinka „Právnik“. Tento prístup som opustil z niekoľkých dôvodov. Po prvé: listy od právnika sa v 99% prípadov týkajú nejakého projektu alebo partnera, čo znamená, že musia byť presunuté do priečinka tohto partnera alebo projektu. Po druhé: Rozhodol som sa pridať povedomie. Sami sa musíte rozhodnúť, kde sa má konkrétny list uložiť, a je pohodlnejšie hľadať nespracované správy iba na jednom mieste - v doručenej pošte. Teraz používam filtre len na organizovanie automatických bežných listov z rôznych systémov do priečinkov, teda listov, ktoré odo mňa nevyžadujú rozhodovanie. Filtre v Mozilla Thunderbird sa konfigurujú v ponuke „Nástroje“ → „Filtre správ“.

Takže pri správnom prístupe by e-mail mal trvať 10 až 60 minút denne, v závislosti od objemu korešpondencie.

Áno a ešte jedna vec. Máte už vypnuté upozornenia na príchod nových listov? ;)

IN Microsoft Outlook Môžete určiť, že pre všetky odoslané správy sa bude do iných zoznamov adries alebo používateľom odosielať automatická skrytá kópia (BCC).

Jedným zo scenárov, v ktorom je toto pravidlo užitočné, je situácia, keď všetci členovia skupiny odpovedajú na prichádzajúce e-mailové správy, ako napríklad Center technickú podporu. Keď jeden člen skupiny odpovie na správu, ostatní členovia skupiny automaticky dostanú kópiu odpovede a všetky odchádzajúce správy budú aktuálne.

pravidlá klienta

Vytvorte pravidlo

Teraz, zakaždým, keď odošlete správu, či už ide o novú správu, prepošlete správu alebo odpoviete, ľudia alebo skupiny, ktoré sú špecifikované v pravidle, sa automaticky pridajú ako príjemcovia kópie. Mená osôb alebo skupín sa nezobrazujú v riadku kópie správy, ale tieto mená sa zobrazia všetkým príjemcom správy.

Zakázať pravidlo

V zobrazení Pošta na karte Domov kliknite na tlačidlo pravidlá > Spravujte pravidlá a upozornenia.

Na karte v sekcii Pravidlo

Kliknite na tlačidlo OK.

Pravidlá a upozornenia.

Poradenstvo: Viac informácií Informácie o tom, ako rýchlo deaktivovať toto pravidlo pre jednotlivé správy, nájdete v ďalšej časti ("").

Ak chcete vypnúť automatické kopírovanie pre jednotlivé správy, použite kategóriu

Ak chcete flexibilitu vypnúť automatické nové pravidlá kopírovania založené na jednej správe bez toho, aby ste museli prechádzať dialógovým oknom pravidlá a upozornenia, môžete použiť funkciu kategórií v Outlooku spolu s pravidlom.

Poradenstvo:

Najprv musíte vytvoriť pravidlo na automatické odosielanie skrytej kópie (CC) pre všetky e-mailové správy, ktoré odošlete.

Toto špecifické pravidlo je tzv pravidlá klienta. Pravidlá klienta sa spúšťajú iba na počítači, na ktorom sú vytvorené, a spúšťajú sa iba vtedy, ak je spustený program Outlook. Ak by ste poslali e-mail pomocou účtu e-mail na inom počítači, pravidlo sa z tohto počítača nevykoná, takže sa vytvorí na tomto počítači. Rovnaké pravidlo musí byť vytvorené na každom počítači, ktorý ho plánuje používať.

Vytvorte pravidlo

Teraz zakaždým, keď odošlete správu, či už ide o novú správu, prepošlete správu alebo odpoviete, ľudia alebo distribučné zoznamy špecifikované v pravidle sa automaticky pridajú ako príjemcovia kópie. Mená osôb alebo distribučných zoznamov sa nezobrazujú v riadku Kópia správy, ale tieto mená sa zobrazia každému, kto správu dostane.

Zakázať pravidlo

Ak chcete zabrániť automatickému odosielaniu kópie, musíte pravidlo najskôr zakázať.

V pošte v ponuke servis kliknite na tlačidlo Pravidlá a upozornenia.

Na karte Pravidlá e-mailu v sekcii Pravidlo zrušte začiarknutie políčka zodpovedajúceho pravidlu, ktoré ste vytvorili.

Kliknite na tlačidlo OK.

Teraz môžete odoslať správu bez automatického odosielania kópie iným ľuďom alebo zoznamom adries. Pravidlo bude neaktívne, kým ho znova nepovolíte v dialógovom okne Pravidlá a upozornenia.

Poradenstvo:

Ak chcete vypnúť automatické kopírovanie pre jednotlivé správy, použite kategóriu

Ak chcete zakázať nové automatické pravidlo Odoslať CC pre jednotlivé správy bez volania do dialógového okna Pravidlá a upozornenia, môžete pravidlo nastaviť na kategóriu dostupnú v Office Outlook 2007.

Upravte pravidlo, ktoré ste vytvorili skôr, aby po pridaní špecifikovanej kategórie do správy pravidlo automaticky neodoslalo kópiu.

Kedykoľvek chcete vypnúť pravidlo automatického kopírovania správy, použite na ňu kategóriu.

Poradenstvo: Môžete použiť klávesovú skratku, ak ste ju zadali pri vytváraní kategórie.

Keď odošlete správu, pravidlo automatického kopírovania sa neuplatní.