Excel nie je taký jednoduchý ako Word, preto mu veľa ľudí nerozumie a neradi v ňom pracujú. Vezmite si tento príklad. Tabuľku si treba vytlačiť, no výstupom je stránka s tak malými údajmi, že ju vidíte len lupou. Kedysi ma naši zamestnanci touto otázkou jednoducho potrápili. Pokúsili sa urobiť to, že manuálne posunuli stĺpce od seba a zmenili mierku tabuľky a zmenili veľkosť písma, ale keď hárok vyšiel z tlačiarne, stále vychádzalo to isté.
V programe Microsoft Excel 2003 sa oblasť tlače konfiguruje prostredníctvom ponuky Súbor
Otvoriť menu - Súbor - Možnosti stránky .
V okne nastavení, ktoré sa otvorí Možnosti stránky , na karte Stránka, v teréne Mierka zmeniť číslo % prirodzenej veľkosti buď nahor alebo nadol.
To isté sa dá urobiť inak.
Nižšie, ak nastavíte prepínač (bodku) na uverejniť nie viac ako: a v malom okienku oproti tomuto nápisu nastavte počet strán, tým nastavíte aj mierku pre tlač dokumentu. Ak nastavíte číslo 1 , potom sa celý váš dokument zmestí na jeden hárok a pre program nezáleží na tom, či je čitateľný alebo nie.
IN Microsoft Excel 2007/2010 Oblasť tlače sa konfiguruje na karte Rozloženie stránky . Vyberte pás s nástrojmi na tejto karte Možnosti stránky - Oblasť tlače.
Tu môžete dokonca určiť iba jednu bunku na tlač.
Dúfam, že tento článok zachráni nejednu dušu a nervy.
Na rozdiel od Microsoft Word, Excel má jednu funkciu týkajúcu sa umiestnenia tabuliek na hárku. Ak potrebujete, aby sa vám stôl presne zmestil na list formátu A4, potom je potrebné ho prispôsobiť veľkosti. Prirodzene to možno dosiahnuť zmenou šírky stĺpca a výšky riadku.
Tu zvážim pomerne bežný prípad, keď by stôl mal zaberať presne jeden list A4. Ukážem príklad nastavenia stola podľa výšky, pretože toto je najbežnejšie. Tento príklad demonštrujem pomerne často na kurzoch Excelu a určite môžem povedať, že väčšina ľudí, ktorí študujú Excel, má problém s nastavením výšky tabuľky. V pôvodnom kurze je príklad zložitejší, ale tu som ho zjednodušil, pretože inak by sa nad ním článok dlho zvažoval.
Bola tam dôležitá časť článku, ale bez JavaScriptu to nie je vidieť!
Povedzme, že máme tabuľku zobrazenú na obrázku nižšie. Ako vidíte, má 25 riadkov, nepočítajúc hlavičku. Úloha: uistite sa, že táto tabuľka je vo výške rovný hárku A4 a počet riadkov musí byť presne taký, ako je uvedené.
Na obrázku môžete tiež vidieť bodkované čiary predstavujúce hranice vytlačeného listu. Poloha okrajov je ovplyvnená veľkosťou listu a nastavenými okrajmi tlače. Veľkosť polí meniť nebudem; Veľkosť hárku tlačiarne je vždy A4. Preto je samozrejmé, že v tomto prípade by mal byť stôl natiahnutý tak, aby sa zväčšil a zaberal celý list.
Keďže väčšinu tabuľky zaberajú riadky s jej obsahom, práve zmenou ich výšky by sa mala tabuľka natiahnuť. V článku o efektívnej zmene veľkosti buniek, ktorý bol uverejnený vyššie webovej stránky , písal som o hromadných zmenách výšky riadkov. V tomto prípade musíte vybrať všetkých 25 riadkov tabuľky a zároveň aj hlavičku, aby sa jej veľkosť neukázala menšia ako zvyšok tabuľky, čo je škaredé. Po výbere vyvolajte kontextové menu a vyberte z neho položku.
webová stránka_
Pripomínam, že ak taká položka v ponuke nie je, tak sa tam nevolala. Video na konci článku ukazuje, ako to urobiť.
Potom je všetko jednoduché - nastavte určitú výšku riadku, potvrďte, pozrite sa na výsledok. Samozrejme, je nepravdepodobné, že sa to podarí na prvýkrát, ale opakovaným opakovaním tejto operácie môžete zabezpečiť, že tabuľka bude mať presne veľkosť vytlačeného hárku stanovenej veľkosti, to znamená A4. Výsledok je uvedený nižšie. Aby proces prebiehal rýchlejšie, po každej zmene výšky riadku nie je potrebné resetovať výber takže ho nemusíte inštalovať znova a znova. Zapnuté Kurzy spoločnosti Microsoft
V Exceli som si neraz všimol, že príliš veľa používateľov nesprávne pracuje s výberom oblastí: obnovia výber, keď je to potrebné, alebo ho nechajú, keď už naopak nie je užitočný. Pracujte s výberom správne!
Videonávod na prispôsobenie excelovej tabuľky na hárok A4
Video ukazuje jednoduchý príklad toho, ako môžete urobiť excelovskú tabuľku tak, aby sa zmestila na hárok A4. To môže byť užitočné pri vytváraní dokumentov, ktoré musia pri výstupe do tlačiarne zaberať iba jeden vytlačený hárok. To samozrejme neznamená, že na A4 je možné umiestniť akýkoľvek dokument!
Tabuľku môžete umiestniť na hárok programu Excel tak, aby zaberal presne celý hárok na výšku, šírku alebo oba rozmery. Týka sa to hlavne všetkých foriem, existujú však aj iné prípady. Kľúčové frázy tu menia výšku riadku a "zmeniť šírku stĺpca".
Toto všetko a ešte oveľa viac sa môžete naučiť na mojich kurzoch na diaľku. Excel kurzy ktoré vediem cez internet cez Skype. Hodiny cez Skype sú veľmi efektívne, pretože prebiehajú len individuálne. Prečítajte si viac o tom, ako to funguje moderným spôsobom tréning, môžete čítať.
Keď otvoríte nový zošit, všetky bunky v ňom budú mať predvolenú veľkosť. Máte možnosť podľa potreby upravovať bunky, vkladať a odstraňovať stĺpce, riadky a bunky.
V tomto návode sa naučíte, ako zmeniť výšku riadkov a šírku stĺpcov, vložiť a odstrániť riadky a stĺpce, zalomiť text do bunky a zlúčiť bunky.
Práca s riadkami, stĺpcami a bunkami
V predvolenom nastavení má každý riadok a každý stĺpec nového zošita to isté výška A šírka. Excel umožňuje meniť šírku stĺpcov a výšku riadkov rôznymi spôsobmi.
Ak chcete zmeniť šírku stĺpca:
Ak v bunke vidíte znaky (#######), stĺpec nie je dostatočne široký na zobrazenie obsahu bunky. Ak chcete zobraziť obsah bunky, jednoducho zväčšite šírku stĺpca.
Ak chcete nastaviť presnú šírku stĺpca:
V rozbaľovacom zozname príkazu Formát vyberte možnosť Automaticky prispôsobiť šírku stĺpca a Excel automaticky upraví šírku každého vybratého stĺpca tak, aby zodpovedala zadanému textu.
Ak chcete zmeniť výšku riadku:
Ak chcete nastaviť presnú hodnotu výšky riadku:
V rozbaľovacom zozname príkazu Formát vyberte možnosť Prispôsobiť výšku riadka a Excel automaticky upraví výšku každého vybratého riadka tak, aby zodpovedal zadanému textu.
Ak chcete vložiť riadky:
Keď vložíte nové riadky, stĺpce alebo bunky, vedľa vložených buniek sa môže zobraziť tlačidlo Možnosti prilepenia. Toto tlačidlo vám umožňuje vybrať, ako ich má Excel naformátovať. V predvolenom nastavení Excel formátuje vložené riadky alebo stĺpce rovnako ako bunky v riadku nad vloženým. Ak chcete získať prístup k ďalším možnostiam, umiestnite kurzor myši na tlačidlo Možnosti prilepenia a kliknite na šípku rozbaľovacej ponuky.
Ak chcete vložiť stĺpce:
V predvolenom nastavení Excel formátuje vložené stĺpce rovnako ako stĺpce naľavo od nich. Ak chcete získať prístup k ďalším možnostiam, umiestnite kurzor myši na tlačidlo Možnosti prilepenia a kliknite na šípku rozbaľovacej ponuky.
Keď vkladáte riadky alebo stĺpce, nezabudnite vybrať riadok alebo stĺpec kliknutím na hlavičku, to znamená, že sú vybraté všetky jeho bunky. Ak vyberiete iba bunku, vloží sa iba jedna nová bunka.
Ak chcete odstrániť riadky:
Ak chcete odstrániť stĺpce:
Zalamovanie textu a zlučovanie buniek
Ak bunka obsahuje viac textu, ako je možné zobraziť, môžete vybrať možnosť Zalomiť text do bunky alebo bunku zlúčiť s jej prázdnymi susedmi. Zalomiť text spôsobí, že sa text v bunke zobrazí vo viacerých riadkoch. Zlúčiť bunky spája susedné bunky do jednej.
Inštalácia zalamovania textu:
Ak zmeníte názor na zalamovanie textu, jednoducho znova kliknite na príkazové tlačidlo Zalomiť text.
Ak chcete zlúčiť bunky pomocou príkazu Zlúčiť a vycentrovať:
Ak zmeníte názor na zlúčenie buniek, jednoducho znova kliknite na príkaz Zlúčiť a umiestniť do stredu.
Prístup k možnostiam zlúčenia:
Kliknite na rozbaľovaciu šípku vedľa príkazu „Zlúčiť a vycentrovať“ na karte Domov. Zobrazí sa rozbaľovacia ponuka.
- Zlúčiť a umiestniť do stredu: Zlúči vybraté bunky a umiestni text do stredu.
- Zlúčiť podľa riadkov: Zlúči každý riadok vybratých buniek do väčších buniek. Tento príkaz je užitočný, keď kombinujete obsah mnohých buniek v riadkoch, ale nechcete vytvoriť jednu veľkú bunku.
- Zlúčiť bunky: Zlúči vybrané bunky do jednej.
- Zrušiť zlúčenie buniek: Zruší zlúčenie vybraných buniek.
Cvičte!
- OTVORENÉ existujúci Excel kniha z roku 2010.
- Zmeňte veľkosť stĺpca.
- Zmeňte veľkosť čiary na 46 pixelov.
- Vložte stĺpec medzi stĺpce A a B.
- Vložte riadok medzi riadky 3 a 4.
- Odstráňte stĺpec alebo riadok.
- Skúste zlúčiť viacero buniek.
Príčiny nárastu objemu súborov spočívajú v internom formáte prezentácie dokumentuMS Excel. Tento formát je sám o sebe záhadný. Samozrejme, nebudeme to podrobne zvažovať - nejde o účtovnú úlohu. Navrhujem však podrobnejšie sa zaoberať praktickými technikami zmenšenia súborov v MS Excel. Vo väčšine prípadov takéto techniky nielen znižujú množstvo obsadeného priestoru Excel dokumenty priestor, ale aj urýchliť ich spracovanie. A to je dôležitý faktor pri práci s rozsiahlymi databázami, s ktorými sa v účtovnej praxi stretávame doslova na každom kroku. Začnime priamo s tabuľkou.
Optimalizácia pracovného listu
Teraz je našou úlohou zistiť, ktoré prvky pracovného hárkaMS Excel môže zväčšiť veľkosť súboru a čo sa dá v takejto situácii robiť. Najprv pracujme s dokumentom, ktorý obsahuje len údaje a kalkulačné vzorce. Ako príklad som zvolil databázu, ktorej fragment je znázornený na obr. 1. Obsahuje presne 5000 záznamov, dokument je prezentovaný v Excel formát 2003 s predĺžením "*.xls " Databáza obsahuje sedem polí a zaberá približne 367 KB – navrhujem, aby ste si tento údaj zapamätali. Teraz urobíme toto:
1. Postavíme sa na koniec stola. Stlačte kombináciu " Ctrl+ ↓ "(prejdite na koniec pracovného hárka). V štandardnom formáte MS Excel je to riadok číslo 65536.
2. Zmeňte formát v ktorejkoľvek bunke tohto riadku. Napríklad zvýraznite bunku so žltým pozadím.
3. Uložte dokument a pozrite si obsah disku. Veľkosť súboru sa zväčšila a teraz je 445 kB. Zdalo by sa, že nie veľa. napriek tomu nárast bol asi 21%.
4. Odstráňte formátovanie a súbor znova uložte. Objem dokumentu sa nezmenil- stále zostal väčší ako originál.
Dôležité! Pri ukladaní súboruExcel si pamätá nielen skutočne vyplnené bunky, ale aj predtým použitý rozsah. Pri vymazávaní buniek ich Excel z tohto rozsahu nevylúči a do súboru uloží viac údajov, ako je v skutočnosti v dokumente.
Riešenie tohto problému je veľmi jednoduché.
Poradenstvo Odstráňte všetky nepotrebné (vrátane prázdnych!) riadky a stĺpce umiestnené vpravo a dole v tabuľke a dokument znova uložte. Stôl bude kompaktnejší.
Upozorňujeme, že zložité, viacfarebné formátovanie a podmienené formátovanie výrazne zväčšuje veľkosť súboru. Aby súbor zaberal menej miesta, nechajte v ňom len to najnutnejšie. Odstráňte nepotrebné formáty. IN Excel 2010 na to:
1. Vyberte blok buniek.
2. Na páse s nástrojmi „Domov“. " (obr. 2) stlačte tlačidlo " Jasné“.
3. Z navrhovanej ponuky vyberte požadovanú možnosť "Prehľadné formáty“ (obr. 2). V programe V Exceli 2003 môžete na tento účel použiť ponuku „Upraviť → Vymazať → Formát».
Nastavte hodnoty
namiesto vzorcov
Druhým dôležitým faktorom pri skracovaní dokumentu je nahradenie vzorcov ich významom. Samozrejme, tento prístup nie je vždy možný. Avšak v skutočná prácaČasto sa vyskytujú situácie, keď v určitom okamihu vzorce v tabuľke už nie sú potrebné. Ale zostávajú uložené spolu s dokumentom. A nielenže zaberajú miesto navyše, ale aj spomaľujú spracovanie tabuľky. Ak sa chcete zbaviť nepotrebných vzorcov, postupujte takto:
1. Vyberte oblasť tabuľky, kde môžete odstrániť vzorce.
2. Skopírujte fragment do schránky (kombinácia „ Ctrl+C").
3. Bez odstránenia výberu kliknite na ikonu rozbaľovacieho zoznamu " Vložiť » hlavné menu programu. Otvorí sa ponuka ako na obr. 3.
4. Vyberte možnosť "Špeciálna vložka..." Okno"Špeciálna vložka“, ako na obr. 4. B Okno programu Excel 2003 špeciálna vložka možno otvoriť príkazom "Upraviť → Prilepiť špeciálne».
5. V tomto okne vyberte prepínač " Vložte" do pozície "Hodnoty".
6. Kliknite na "OK".
Teraz uložte dokument a odhadnite veľkosť výsledného súboru. Pravdepodobne sa bude zmenšovať. A o koľko menej závisí od počtu vzorcov, ktoré boli uložené vo vybranom bloku. Ale v každom prípade bude aktualizácia tabuľky teraz prebiehať rýchlejšie. Pri veľkých databázach môže byť toto zrýchlenie dosť citeľné. Mimochodom, má zmysel nahradiť vzorce hodnotami z iného dôvodu: v tomto prípade bude menej potenciálnych problémov s adresovaním buniek počas komplexnej transformácie tabuliek pomocou metód spracovania údajov.
Odstraňovanie poznámok
V zložitých tabuľkách sa môže zamotať aj skúsený účtovník. Nehovoriac o situáciách, keď dokument vytvorí jeden človek a ostatní ho použijú. Preto dobrý pracovný štýl v Excel je skvelý na pridávanie poznámok do nezrejmých častí dokumentu. A tu, ako sa hovorí, všetko je dobré s mierou. Extra poznámky tiež zaberajú miesto bez nich, stôl bude kompaktnejší. Ak chcete odstrániť komentáre, postupujte takto:
1. Otvorte dokument a nájdite bunku s poznámkou.
2. Kliknite na túto bunku kliknite pravým tlačidlom myši myšou, otvorí sa kontextové menu, ako na obr. 5.
3. Z tejto ponuky vyberte „Odstrániť poznámku».
Účinok vymazania komentárov je zvyčajne malý - množstvo informácií v komentároch spravidla nepresahuje niekoľko kilobajtov. Ale nájdu sa aj výnimky. Napríklad, keď bola bunka s poznámkou skopírovaná do veľkej oblasti pracovného hárka. Pri kopírovaní týmto spôsobom sa poznámka zduplikuje spolu s obsahom pôvodnej bunky. A podľa toho sa celkové množstvo informácií vo všetkých poznámkach môže zvýšiť desiatky a stovky krát.
Zmenšenie veľkosti
kontingenčné tabuľky
Kontingenčné tabuľky sú jedným z najbežnejších dôvodov zvyšovania veľkosti súborov vMS Excel. Toto je situácia tu. Pri vytváraní súhrnu Excelové tabuľky vytvorí špeciálnu databázu (tzv. „internú vyrovnávaciu pamäť“ alebo „vyrovnávaciu pamäť kontingenčnej tabuľky“) a uloží ju spolu s dokumentom. Vnútorná vyrovnávacia pamäť je v podstate prípravou na generovanie záverečných správ o širokej škále štruktúr. Ukladá informácie o dostupných poliach v zdrojovej databáze, možné vzťahy medzi nimi, medzisúčty a ďalšie vypočítané prvky. Hlavnou výhodou práce s vyrovnávacou pamäťou je vysoký výkon. Pri úprave štruktúry súhrnnej zostavy Excel nevykonáva všetku prácu od začiatku – väčšinu informácií berie z vyrovnávacej pamäte v hotovej podobe. To však nie je všetko. V účtovnej praxi sa často vytvára niekoľko súhrnných tabuliek s použitím rovnakých zdrojových údajov. V tejto situácii je možné použiť rovnakú vyrovnávaciu pamäť pre každú novú tabuľku. Je to veľmi pohodlné. Napríklad, keď obnovíte kontingenčnú tabuľku, Excel automaticky obnoví všetky zostavy postavené na rovnakej vyrovnávacej pamäti. Okrem toho použitie spoločnej pracovnej základne môže výrazne znížiť objem dokumentu.
Práca s cache má však aj svoje nevýhody. Faktom je, že veľkosť vyrovnávacej pamäte môže niekoľkonásobne presiahnuť veľkosť samotnej správy! A to vedie k prudkému nárastu dokumentu. Zároveň moc moderný počítač umožňuje prepočítať súhrnný výkaz niekoľko desiatok tisíc záznamov v priebehu niekoľkých sekúnd. Výkonnostný prínos z používania vyrovnávacej pamäte je teda relatívne malý. Preto má v mnohých prípadoch zmysel úplne opustiť prácu s vyrovnávacou pamäťou, a tým zmenšiť veľkosť dokumentu. Pozrime sa, čo je potrebné urobiť neukladať cache v kontingenčnej tabuľke. Robíme toto:
1. Otvorte dokument, postavte sa na ľubovoľnú bunku v súhrnnom výkaze.
2. Kliknite pravým tlačidlom myši a otvorí sa kontextové menu, ako na obr. 6.
3. V tomto menu zvoľte položku “Parametre tabuľky..." Otvorí sa okno nastavení, ako na obr. 7.
4. V ňom prejdite na kartu “Údaje "A vypnúť začiarkavacie políčko "Uložte pôvodné údaje so súborom».
5. Kliknite na „OK“.
To je všetko, teraz sa do dokladu uloží len súhrnný výkaz. Niekoľko slov o účinnosti tejto metódy. Pre databázu znázornenú na obr. 1 som zostavil súhrnný výkaz o objeme predaja tovaru podľa dátumu. To znamená, že správa obsahovala tri polia: dátum predaja, názov produktu a množstvo. Dokument spolu s kontingenčnou tabuľkou zaberal 1489 KB. Po prebudovaní správy a odstránení vyrovnávacej pamäte z nej sa dokument zmenšil na 982 kB. V tomto prípade sme ušetrili približne 35 % celkového objemu dokumentov len na jednej kontingenčnej tabuľke. Nie je to zlý výsledok.
Keď hovoríme o optimalizácii súhrnných správ, rád by som upriamil vašu pozornosť na tento bod. Dôležitú úlohu v tejto problematike zohráva, ako bola špecifikovaná oblasť zdrojových údajov pre generovanie zostavy. Napríklad v databáze na obr. 1 Viem presne označiť časť pracovného hárka, na ktorej sa vygeneruje kontingenčná tabuľka. Môže to byť napríklad blok " A1:G5001 "(Pripomínam, že som v databáze nechal 5000 záznamov plus jeden riadok pre názov). Ale v tomto prípade sa pri pridávaní záznamov do hlavnej databázy v súhrnnom výkaze neobjavia. A to je jasné mínus. Na druhej strane je v tomto prístupe pozitívny bod: kontingenčná tabuľka zaberie málo miesta. V praxi najčastejšie konajú inak - uvádzajú ako počiatočné údaje oblasť stĺpca. Napríklad pre základňu na obr. 1 môžu to byť stĺpce " A:G " Deje sa tak tak, že po pridaní nových riadkov do tabuľky sa tieto automaticky objavia v súhrnnom výkaze. V tomto prípade bude kontingenčný stôl zaberať oveľa viac miesta.
Posledný bod týkajúci sa súhrnných správ. Chcel by som sa vrátiť k otázke, keď je v jednom zošite niekoľko kontingenčných tabuliek a všetky sú zostavené z rovnakej sady zdrojových údajov. V tomto prípade môžete určiť, že súhrnné tabuľky (okrem prvej) sú zostavené na základe existujúcej vyrovnávacej pamäte. Ak to chcete urobiť, v prvej fáze práce so Sprievodcom tabuľkou musíte nastaviť prepínač ""do polohy" v inej kontingenčnej tabuľke alebo kontingenčnom grafe“ (obr. 7). A potom MS Excel vytvorí vyrovnávaciu pamäť iba pre jednu tabuľku a zvyšné inštancie súhrnných zostáv jednoducho použijú túto vyrovnávaciu pamäť. S veľkým počtom stolov môže byť úspora miesta skutočne enormná.
Dôležité! Techniku zdieľanej vyrovnávacej pamäte možno použiť iba pre skupinu kontingenčných tabuliek vytvorených na základe spoločných zdrojových údajov.
Zakázaním používania vyrovnávacej pamäte pre všetky správy z takejto skupiny,Excel automaticky vypne túto možnosť pre všetky zostávajúce tabuľky.
A ešte jedna vec. Prístup k "Vytvorte tabuľku na základe údajov, ktoré sa nachádzajú:» je možné len pri použití sprievodcu kontingenčnou tabuľkou. IN Excel 2003 je primárny nástroj na vytváranie súhrnných výkazov. Ale v Exceli 2010 to tak nie je. Existujú rôzne spôsoby vloženia kontingenčnej tabuľky. Napríklad cez menu " Vložiť“ (ikona kontingenčnej tabuľky "). Neexistuje však žiadne samostatné tlačidlo na vyvolanie sprievodcu, musíte ho pridať na pás s nástrojmi manuálne. Najjednoduchší spôsob, ako to urobiť, je tento:
1. Kliknite na panel rýchly prístup pravé tlačidlo myši.
2. Z kontextovej ponuky vyberte „Prispôsobenie panela s nástrojmi Rýchly prístup...“ (obr. 8). Okno" Možnosti programu Excel“ ako na obr. 9.
3. Prepínač "Vyberte príkazy z:» dať do polohy « Všetky tímy."
4. V zozname príkazov zvýraznite prvok „Sprievodca kontingenčnou tabuľkou a grafom».
5. Kliknite na tlačidlo Pridať>>» (obr. 9).
6. V okne Možnosti programu Excel kliknite na tlačidlo OK.
Na paneli s nástrojmi Rýchly prístup sa zobrazí ikona na vyvolanie sprievodcu kontingenčnou tabuľkou.
Obrázky
Dostupnosť grafické obrázky v zošite výrazne zväčšuje veľkosť dokumentu. Najmä keď je obrázkov veľa a sú prezentované vo vysokom rozlíšení. Napríklad po rutinnom skenovaní dokumentu môžete zistiť, že kresba bola zaznamenaná v rozlíšení 300. dpi (300 dpi). Fotoaparát alebo moderný fotoaparát mobilný telefón schopný vytvárať obrázky oveľa väčších rozmerov. Čo je však najdôležitejšie – in kancelárska práca toto je uplne zbytocne. Preto má zmysel komprimovať kresby v dokumente, čím sa zníži rozlíšenie na 150 alebo dokonca 96 dpi. Na obrazovke (a dokonca aj pri bežnej tlači) bude strata kvality nepostrehnuteľná a súbor bude oveľa menší. Na kompresiu obrázkov do program Excel 2010, urob toto:
1. Otvorte dokument, prejdite na hárok, kde sú obrázky.
2. Kliknite na ľubovoľný obrázok kliknutím myšou. Ďalšia položka “Práca s kresbami“ a páska bude vyzerať ako na obr. 10.
3. V skupine „Zmeniť“. » kliknite na tlačidlo « Komprimujte výkresy " Okno" Kompresia obrázkov“, ako na obr. 11.
4. Prepínač "Kvalita výstupu:» dať do polohy «Obrazovka (150 pixelov na palec):…"alebo" E-mail (96 pixelov na palec):…" - v závislosti od požadovaného kompresného pomeru.
5. Ak sa v dokumente nachádza viacero obrázkov, vypnúť začiarkavacie políčko "Použiť iba na tento obrázok».
6. Zapnite "Odstráňte orezané oblasti z výkresov" V takom prípade sa vymažú všetky časti obrazu, ktoré nie sú viditeľné na obrazovke.
7. V okne Komprimovať obrázky kliknite na tlačidlo OK.
Dôležité! V programe V Exceli 2003 sa tlačidlo Komprimovať obrázky nachádza na paneli nástrojov "".Nastavenia obrazu" Tento panel sa aktivuje po výbere ľubovoľného obrázka v zošite.
Odstraňujú sa pomenované rozsahy
Pokiaľ ide o použitie pomenovaných rozsahov, povedal by som toto. Na jednej strane je to veľmi pohodlný nástroj na písanie vzorcov. Názvy robia vzorce jednoduchšie a prehľadnejšie. Ale, ako by sa dalo očakávať, množstvo pomenovaných rozsahov vedie k zvýšeniu veľkosti súboru. Najmä ak rozsah obmedzuje dynamický, t.j. stanovené pomocou vzorcov. V každom prípade má zmysel dôkladne si prezrieť zoznam rozsahov a vyradiť tie, ktoré vo vašom konkrétnom dokumente nehrajú kľúčovú úlohu. Ak chcete upraviť zoznam rozsahov, postupujte takto:
1. Otvorte dokument, stlačte kombináciu “ Ctrl+F3 " Okno" Menný manažér".
2. V tomto okne vyberte položky, ktoré chcete odstrániť, a kliknite na tlačidlo " Odstrániť ".
Zakázať denník
zmeny
V určitých situáciách dokumenty MS Excel je ohlásený s možnosťami zdieľania. Pripomínam, že v MS Excel 2010 sa správa zdieľania nachádza na „ Recenzia“, ikona „Prístup ku knihe " V MS Excel 2003 je možné takýto prístup otvoriť cez menu “Služba → Prístup ku knihe».
Táto funkcia je sama o sebe veľmi užitočná, keďže v tomto prípade môže dokument upravovať a prezerať viacero ľudí súčasne. V rovnakom čase všeobecný prístup môže spôsobiť výrazné zvýšenie objemu tabuliek. Faktom je, že pre zdieľané súboryExcel si pamätá celú históriu zmien dokumentu: kto, kedy a ako opravil bunky zošita. Štandardne sa tieto informácie uchovávajú 30 dní. Preto sa pri aktívnej práci so stolom môže jeho objem rýchlo zväčšiť. V mojej praxi sa napríklad vyskytovala tabuľka s veľkosťou cca 8 MB, ktorá za pár týždňov narástla na veľkosť cca 240 MB!
Poradenstvo Nezdieľajte dokument, pokiaľ to nie je nevyhnutné.
Ak je zdieľanie stále potrebné a nemožno ho zrušiť, znížte počet dní, počas ktorých sú údaje uložené v denníku histórie zmien. Ak chcete pochopiť možnosti zdieľania, postupujte takto:
1. Vstúpte do ponuky " recenzia ", kliknite na ikonu " Prístup k zošitu" (v Exceli 2003 je to ponuka " Služba → Prístup ku knihe»).
2. V okne " Kontrola prístupu k súborom» vypnúť začiarkavacie políčko "Povoliť viacerým používateľom upravovať súbor súčasne...“ (obr. 12). Tým sa zakáže zdieľanie dokumentu. Denník zmienExcel nebude fungovať. Objem dokumentu sa zmenší.
Ak chcete obmedziť počet záznamov v protokole zmien, postupujte takto:
1. Prostredníctvom ponuky „Prehľad“. » otvorené okno «Kontrola prístupu k súborom" (v Exceli 2003 je to " Služba → Prístup ku knihe»).
2. Prejdite na „ Viac podrobností » a znížte počet dní ukladania histórie zmien (obr. 12).
Odstránenie makier a formulárov
Ďalším spôsobom, ako zmenšiť veľkosť zošita, je odstrániť z neho nepotrebné(!) makrá a formuláre. Vynára sa otázka: odkiaľ môžu pochádzať? Dôvodov je veľa. Najbežnejšie je vytvorenie zošita z existujúcej šablóny alebo dokumentu, ktorý už obsahoval rovnaké makrá a formuláre. Keďže sú pre vašu prácu absolútne zbytočné, navrhujem rozlúčiť sa s takýmto „darčekom“ bez ľútosti. Akékoľvek makro je navyše dodatočným zdrojom pre vírusové útoky. Ak chcete odstrániť nepotrebné makrá a formuláre, postupujte takto:
1. V pracovnom hárku kliknite na " Alt+F11 " Otvorí sa editor jazyka Visual Basic.
2. V hlavnej ponuke vyberte príkaz " Zobraziť → Prieskumník projektu " Okno" Project Explorer » so zoznamom všetkých modulov a formulárov, ktoré sú v zošite.
3. Kliknite na tlačidlo na module alebo formulári, ktorý chcete odstrániť.
4. V kontextovej ponuke vyberte možnosť „ Odstrániť".
5. V okne s výzvou na exportovanie textu modulu do samostatný súbor vybrať " Nie."
Excel 2010 ponúka jednoduchší spôsob odstraňovania makier a formulárov. Urobte toto:
1. Otvorte dokument.
2. V ponuke "Súbor". » vyberte príkaz « Uložiť ako... " Otvorí sa okno Prieskumníka.
3. V tomto okne kliknite na možnosť „ typ súboru: "a špecifikujte možnosť" Excelový zošit (*xlsx) "(dokument bez podpory makier).
4. Uložte dokument. Všetky! Makrá a formuláre zošitov automaticky zomrú.
Ako alternatívna možnosť Pri načítavaní súboru môžete zakázať makrá a dokument znova uložiť.
Používame nové formáty
MS Excel 2010
Tento spôsob optimalizácie zošita je relevantný len pre používateľov programu MS Excel 2007 (2010). Faktom je, že tieto programy majú nové formáty na ukladanie súborov, ktoré umožňujú komprimovať dokument. Venoval by som pozornosť trom takýmto formátom:
— « *.xlsx “ je štandardný spôsob ukladania dokumentov v Exceli 2007 (2010). Súbory v tomto formáte sú prezentované v komprimovanej forme. Ich veľkosť v porovnaní s rovnakými dokumentmi v Exceli 2003 sa dá zmenšiť 5 - 7 krát;
— « *.xlsm " - rozšírená verzia formátu "*.xlsx » s možnosťou ukladania makier;
— « *.xlsb “ je binárny spôsob reprezentácie dokumentu. Tento formát poskytuje minimálnu veľkosť súboru, keď maximálna rýchlosť prístup k údajom. Jediná nevýhoda formátu "*.xlsb "—jeho nekompatibilita s inými aplikáciami. Hoci, ak o tom premýšľate, je táto kompatibilita vždy potrebná? Takže pokojne používajte uvedené formáty tabuliek vo svojej práci a objem dokumentov vo vašom počítači sa výrazne zníži.
To je na dnes všetko. Úspešná práca! Teším sa na vaše listy, návrhy a komentáre [chránený e-mailom] , [chránený e-mailom] alebo na redakčnom fóre.
Dátum: 15. december 2015 Kategória:Keď vytvárate dokumenty na tlač (napríklad zostavy, faktúry, faktúry atď.), je dôležité ich nastaviť tak, aby vytlačený hárok vyzeral správne, pohodlne a logicky. V opačnom prípade bude vytlačený dokument nepohodlný na čítanie a výsledky vašej práce zanechajú nepríjemný dojem. V tomto príspevku vám poviem, aké nastavenia pracovného hárka môžete vykonať.
Väčšinu nastavení je možné vykonať v okne Možnosti stránky. Volá sa kliknutím na ikonu v rohu bloku pásky Rozloženie strany - Nastavenie strany.
Ikona Možnosti stránky Orientácia stránky v Exceli
V závislosti od tvaru údajov na pracovnom hárku si môžete vybrať orientáciu na výšku (vertikálna) alebo na šírku (horizontálna). Môžete to urobiť nasledujúcimi spôsobmi:
Každá z týchto metód zmení orientáciu aktívneho hárka alebo všetkých vybratých hárkov.
Ako zmeniť veľkosť stránky v Exceli
Hoci väčšina kancelárskych tlačiarní tlačí na listy A4 (21,59 cm x 27,94 cm), možno budete musieť zmeniť veľkosť vytlačeného listu. Napríklad pripravujete prezentáciu na hárok A1 alebo tlačíte značkové obálky vhodných veľkostí. Ak chcete zmeniť veľkosť listu, môžete:
Nastavenie polí v Exceli
Okraje v Exceli sú prázdne oblasti strany medzi okrajom hárka a okrajom buniek. Existuje niekoľko spôsobov, ako prispôsobiť polia:
Pridávanie hlavičiek a pätiek v Exceli
Hlavičky a päty sú informačných oblastiach v hornej a dolnej časti stránky v poliach. Hlavičky a päty sa opakujú na každej vytlačenej strane sú v nich zaznamenané pomocné informácie: číslo strany, meno autora, názov dokumentu atď. V hornej a dolnej časti strany sú tri polia pre hlavičky a päty (vľavo, v strede a vpravo; ).
Hlavičky a päty v programe Microsoft Excel Áno, vložte hlavičky a päty – prejdite na, pretože. Oblasti hlavičky a päty sú tu jasne zvýraznené. Kliknite do jednej z hlavičiek a pätiek a zadajte informatívny text. Súčasne sa zobrazí karta s páskou Práca s hlavičkami a pätami, ktorý obsahuje ďalšie príkazy.
Áno, môžete vložiť automatická päta, ktorá bude uvádzať aktuálne číslo strany, počet strán na hárku, názov súboru atď. Ak chcete vložiť automatický prvok, vyberte ho na páse s nástrojmi: Práca s hlavičkami a pätami – Dizajnér – Prvky hlavičky a päty. Tieto prvky je možné kombinovať medzi sebou a s voľným textom. Vloženie - umiestnite kurzor do poľa hlavičky a päty a kliknite na ikonu v skupine Prvky hlavičky a päty(pozri obrázok vyššie).
Na karte Návrh môžete nastaviť ďalšie parametre pre hlavičky a päty:
- Špeciálna hlavička a päta pre prvú stranu– hlavičky a päty prvej strany sa na ostatných stranách neopakujú. Je vhodné, ak je prvá strana titulná.
- Rôzne hlavičky a päty pre párne a nepárne stránky– vhodné na číslovanie strán pri tlači brožúry
- Zmeňte mierku pomocou dokumentu– nastavenie je v predvolenom nastavení povolené, hlavičky a päty majú rovnakú mierku ako celá strana. Odporúčam ponechať túto možnosť povolenú, aby sa zabezpečila integrita rozloženia listu
- Zarovnajte podľa okrajov strany– ľavá a pravá päta sú zarovnané so zodpovedajúcimi hranicami poľa. Tento parameter je tiež štandardne nastavený, nemá zmysel ho meniť.
Hlavičky a päty sú praktickým nástrojom na dotvorenie vašej práce. Prítomnosť kvalitných informatívnych pätiek je znakom profesionality interpreta. Hlavičky a päty približujú rozloženie dokumentu publikačnému vzhľadu. Je to naozaj jednoduché a veľmi efektívne.
Vloženie zlomu strany v Exceli
Ak potrebujete niekde na hárku vložiť vynútený zlom strany, umiestnite kurzor do bunky vpravo pod zlom a vykonajte príkaz na páse Rozloženie strany – Možnosti strany – Zlomy – Vložiť koniec strany. Ak chcete napríklad vložiť prestávku za stĺpec D a riadok č. 10, vyberte bunku E11 a spustite príkaz uvedený nižšie.
Vloženie zlomu strany Na odstránenie medzery existuje opačný príkaz: Rozloženie strany - Možnosti strany - Zlomy - Odstrániť koniec strany. Na odstránenie všetkých prestávok vytvorených ručne - príkaz Rozloženie strany - Nastavenie strany - Zlomy - Obnoviť zalomenia strany.
Po vložení prestávky sa na hárku objavia oddeľovače strán. Majú podobu modrých rámikov, ktorých potiahnutím môžete zmeniť vytlačené okraje strán.
Pridanie názvu v Exceli
Keď tlačíte veľké tabuľky, chcete, aby sa hlavička tabuľky opakovala na každej strane. Ak ste použili, potom pri tlači táto funkcia žiadnym spôsobom neovplyvní hlavičku, vytlačí sa iba na prvú stranu. To znamená, že pripnutie oblastí listu je len vizuálny efekt pre jednoduché zobrazenie na obrazovke. Pri tlači to nefunguje!
Ak chcete, aby sa bunky opakovali na každej vytlačenej strane, spustite príkaz na páse Rozloženie strany – Nastavenie strany – Tlačové hlavičky. Otvorí sa okno Možnosti stránky, Karta Hárok. V tomto okne v poliach Cez linky A Cez stĺpce poskytnúť odkazy na riadky a stĺpce, ktoré sa majú opakovať na každom hárku. Upozorňujeme, že vybraté bunky nebudú fyzicky prítomné na každej strane, ale budú sa opakovať iba pri tlači.
Pridávanie nadpisov v Exceli Nastavenie mierky tlače v Exceli
Niekedy sa informácie na hárku nedajú umiestniť kompaktne tak, aby sa zmestili na požadovaný počet strán. Nie je vždy vhodné zvoliť šírku stĺpcov a výšku riadkov, aby ste získali dobre položený list. Oveľa pohodlnejšie zmeniť mierku tlače(nezamieňať s mierkou zobrazenia). Pomocou tejto možnosti zmeníte mierku údajov na vytlačenej strane.
Ak chcete zmeniť mierku tlače, použite príkazy na páse Rozloženie strany – prispôsobiť. Mierku môžete nastaviť manuálne pomocou počítadla Mierka, ale oveľa jednoduchšie a rýchlejšie je použiť rozbaľovacie zoznamy Šírka a Výška. Vďaka nim si môžete nastaviť počet listov na šírku a výšku, ktoré budete mať. Ak chcete napríklad umiestniť údaje na šírku jednej strany, nastavte: Šírka – 1 strana; výška - Auto.
Tlač mierky v Exceli Skrytie pred tlačou
Ak niektoré údaje nepotrebujete tlačiť, môžete ich jednoducho skryť. Napríklad obsahujúce technické informácie, ponechajte len relevantné údaje. Správy by najčastejšie nemali obsahovať podrobnosti o výpočtoch, ale mali by zobrazovať iba ich výsledky a závery, ktoré vedú k určitým rozhodnutiam manažmentu.
Objekty môžete tiež nastaviť tak, aby sa nedali vytlačiť. Ak to chcete urobiť, vyberte objekt (napríklad alebo ) a kliknite pravým tlačidlom myši na jeho rám. IN kontextové menu vyberte Formát…. V dialógovom okne, ktoré sa otvorí, v skupine Vlastnosti zrušte začiarknutie políčka Vytlačte objekt .
Nastavenie tlače objektov programu Excel Zobrazenia v Exceli
Ak používate rovnaký dokument s rôznymi rozloženiami zobrazenia, musíte často meniť rovnaké nastavenia zobrazenia a formátovania. Denne napríklad aktualizujete zdrojové údaje a výpočty, ktoré potom pri tlači skryjete. Namiesto nekonečného manuálne nastavenia, môžete vytvoriť viacero zobrazení toho istého hárka a potom zmena zobrazenia trvá niekoľko sekúnd a niekoľko kliknutí. Pomenujte nové zobrazenie a vyberte si z poskytnutých spresnení. Kliknite na tlačidlo OK a zobrazenie sa vytvorí!
Pridanie zobrazenia v Exceli Ak chcete v budúcnosti použiť uložené zobrazenie na zošit, spustite View – Book Views – Views, vyberte požadované zobrazenie zo zoznamu a kliknite na tlačidlo Použiť. Žiaľ, zobrazenia nefungujú, ak má hárok , čo obmedzuje použitie nástroja.
Toto sú nastavenia listu, ktoré je možné a potrebné vykonať pri príprave na tlač (nielen). Nastavte si zošity správne, aby vaše zostavy vyzerali perfektne. Aj tie najkvalitnejšie výpočty vyzerajú nudne a zbytočne, ak nie sú naformátované a pripravené na tlač. Aj keď posielate správy poštou, manažér si ich pravdepodobne bude chcieť vytlačiť. Preto odporúčam pripraviť na tlač každý list zostavy bez ohľadu na spôsob podania!
Priatelia, ak stále nerozumiete žiadnym podrobnostiam z príspevku, opýtajte sa v komentároch. A nezabudnite sa prihlásiť na odber aktualizácií, staňte sa profesionálmi spolu s webom! Vždy tvoj, Alexander Tomm