Excel er ikke så enkelt som Word, så mange mennesker forstår det ikke og liker ikke å jobbe i det. Ta dette eksempelet. Du må skrive ut tabellen, men utskriften er en side med så små data at du bare kan se den med et forstørrelsesglass. På et tidspunkt plaget våre ansatte meg rett og slett med dette spørsmålet. Det de prøvde å gjøre, flyttet de kolonnene fra hverandre manuelt, og endret skalaen på tabellen, og endret skriftstørrelsen, men da arket kom ut av skriveren, kom det samme ut.
I Microsoft Excel 2003 konfigureres utskriftsområdet via Fil-menyen
Åpne menyen - Fil - Sidealternativer .
I innstillingsvinduet som åpnes Sidealternativer , på fanen Side, i felten Skala endre nummeret % av naturlig størrelse enten oppover eller nedover.
Det samme kan gjøres annerledes.
Nedenfor, hvis du setter bryteren (prikken) til post på ikke mer enn: og i det lille vinduet overfor denne inskripsjonen setter du antall sider, så setter du også skalaen for utskrift av dokumentet ved dette. Hvis du angir nummeret 1 , så får hele dokumentet ditt plass på ett ark, og om det er lesbart eller ikke spiller ingen rolle for programmet.
I Microsoft Excel 2007/2010 Utskriftsområdet konfigureres på fanen Sidelayout . Velg båndet på denne fanen Sidealternativer - Utskriftsområde.
Her kan du til og med spesifisere bare én celle for utskrift.
Jeg håper denne artikkelen vil redde mer enn én sjel og nerver.
I motsetning til Microsoft Word, Excel har én funksjon angående plassering av tabeller på et ark. Hvis du trenger at bordet ditt skal passe nøyaktig på et A4-ark, må du tilpasse det til størrelsen. Dette kan naturligvis gjøres ved å endre kolonnebredden og radhøyden.
Her vil jeg vurdere et ganske vanlig tilfelle når bordet skal oppta nøyaktig ett A4-ark. Jeg skal vise et eksempel for høydejustering av bordet, siden dette er det vanligste. Jeg demonstrerer dette eksemplet ganske ofte i Excel-kurs og jeg kan definitivt si at de fleste som studerer Excel har problemer med å justere bordhøyden. I det originale kurset er eksempelet mer komplekst, men her har jeg forenklet det, for ellers ville artikkelen tatt lang tid å vurdere det.
Det var en viktig del av artikkelen, men uten JavaScript er den ikke synlig!
La oss si at vi har en tabell vist i figuren nedenfor. Som du kan se, har den 25 linjer, uten å telle overskriften. Oppgave: sørg for at denne tabellen er i høyden lik A4-ark, og antall linjer må være nøyaktig som angitt.
I figuren kan du også se stiplede linjer som representerer grensene til det trykte arket. Plasseringen av kantene påvirkes av både arkstørrelsen og de angitte utskriftsmargene. Jeg vil ikke endre størrelsen på feltene; Skriverens arkstørrelse er alltid A4. Derfor er det selvsagt at bordet i dette tilfellet skal strekkes slik at det blir større i høyden og opptar hele arket.
Siden det meste av tabellen er opptatt av rader med innholdet, er det ved å endre høyden at tabellen skal strekkes. I artikkelen om effektiv endring av størrelse på celler, publisert tidligere nettsted , skrev jeg om masseendringer i radhøyde. I dette tilfellet må du velge alle 25 rader i tabellen, og samtidig overskriften, slik at størrelsen ikke viser seg å være mindre enn resten av tabellen, som er stygg. Etter valg, åpne kontekstmenyen og velg elementet fra den.
nettsted_
La meg minne deg på at hvis det ikke er noe slikt element i menyen, ble det ikke kalt det. Videoen på slutten av artikkelen viser hvordan du gjør dette.
Da er alt enkelt - sett en viss linjehøyde, bekreft, se på resultatet. Selvfølgelig er det usannsynlig at det vil lykkes første gang, men ved å gjenta denne operasjonen flere ganger, kan du sikre at bordet blir nøyaktig størrelsen på et trykt ark med den etablerte størrelsen, det vil si A4. Resultatet vises nedenfor. For å få prosessen til å gå raskere, etter hver linjehøydeendring er det ikke nødvendig å tilbakestille valget slik at du ikke trenger å installere den igjen og igjen. På Microsoft kurs
I Excel har jeg lagt merke til mange ganger at for mange brukere jobber feil med valg av områder: de nullstiller utvalget når det trengs, eller lar det stå når det tvert imot ikke er nyttig lenger. Arbeid med utvalg riktig!
Videoopplæring om montering av et Excel-bord til et A4-ark
Videoen viser et enkelt eksempel på hvordan du kan få en Excel-tabell til å passe på et A4-ark. Dette kan være nyttig når du oppretter dokumenter som bare må oppta ett utskrevet ark når det sendes ut til skriveren. Dette betyr selvfølgelig ikke at et hvilket som helst dokument kan plasseres på A4!
Du kan plassere en tabell på et Excel-ark slik at den opptar nøyaktig hele arket i høyden, bredden eller begge dimensjonene. Dette gjelder i hovedsak alle former, men det finnes andre tilfeller. Nøkkelsetningene her er å endre linjehøyde og "endre kolonnebredde".
Du kan lære alt dette og mye mer på fjernkursene mine. Excel-kurs som jeg utfører via Internett via Skype. Klasser via Skype er svært effektive fordi de bare gjennomføres individuelt. Les mer om hvordan dette fungerer moderne måte trening, kan du lese.
Når du åpner en ny arbeidsbok, har alle cellene i den standardstørrelsen. Du har muligheten til å endre celler, sette inn og slette kolonner, rader og celler om nødvendig.
I denne opplæringen lærer du hvordan du endrer radhøyder og kolonnebredder, setter inn og sletter rader og kolonner, bryter tekst i en celle og slår sammen celler.
Arbeide med rader, kolonner og celler
Som standard har hver rad og hver kolonne i en ny arbeidsbok det samme høyde Og bredde. Excel lar deg endre kolonnebredder og radhøyder på en rekke måter.
Slik endrer du kolonnebredden:
Hvis du ser (#######) tegn i en celle, er ikke kolonnen bred nok til å vise innholdet i cellen. Bare øk kolonnebredden for å vise cellens innhold.
Slik angir du en nøyaktig kolonnebredde:
Velg Autotilpass kolonnebredde fra Format-kommandoens rullegardinliste, og Excel vil automatisk justere bredden på hver valgt kolonne for å matche teksten du skriver inn.
Slik endrer du linjehøyden:
For å angi den nøyaktige linjehøydeverdien:
Velg Autotilpass radhøyde fra Format-kommandoens rullegardinliste, og Excel vil automatisk justere høyden på hver valgte rad for å matche teksten du skriver inn.
Slik setter du inn rader:
Når du setter inn nye rader, kolonner eller celler, kan det hende du ser en knapp ved siden av de innsatte cellene Lim inn alternativer. Denne knappen lar deg velge hvordan Excel skal formatere dem. Som standard formaterer Excel innsatte rader eller kolonner på samme måte som cellene i raden over den innsatte. For å få tilgang til flere alternativer, hold musepekeren over Lim inn-alternativer-knappen og klikk på rullegardinpilen.
Slik setter du inn kolonner:
Som standard formaterer Excel innsatte kolonner på samme måte som kolonnene til venstre for dem. For å få tilgang til flere alternativer, hold musepekeren over Lim inn alternativer-knappen og klikk på rullegardinpilen.
Når du setter inn rader eller kolonner, sørg for å velge raden eller kolonnen ved å klikke på overskriften, det vil si at alle cellene er valgt. Hvis du bare velger en celle, vil bare én ny celle bli satt inn.
Slik fjerner du rader:
Slik fjerner du kolonner:
Bryte tekst og slå sammen celler
Hvis en celle inneholder mer tekst enn det som kan vises, kan du velge alternativet Bryt tekst i celle eller slå sammen cellen med dens tomme naboer. Bryt tekst får tekst til å vises i en celle i flere linjer. Slå sammen celler kobler tilstøtende celler til en.
Slik installerer du tekstbryting:
Hvis du ombestemmer deg om å bryte tekst, klikker du ganske enkelt på kommandoknappen Bryt tekst igjen.
Slik slår du sammen celler ved å bruke kommandoen Slå sammen og senter:
Hvis du ombestemmer deg om å slå sammen celler, klikker du ganske enkelt på kommandoen Slå sammen og plasser i sentrum igjen.
Slik får du tilgang til sammenslåingsalternativene:
Klikk på rullegardinpilen ved siden av "Slå sammen og senter"-kommandoen på Hjem-fanen. En rullegardinmeny vises.
- Slå sammen og plasser i sentrum: Slår sammen de valgte cellene og plasserer teksten i midten.
- Slå sammen etter linjer: Slår sammen hver rad med valgte celler til større celler. Denne kommandoen er nyttig når du kombinerer innholdet i mange celler i rader, men ikke ønsker å lage én stor celle.
- Slå sammen celler: Slår sammen valgte celler til én.
- Fjern sammenslåing av celler: Angrer sammenslåing av valgte celler.
Øv!
- Åpne eksisterende Excel 2010 bok.
- Endre størrelsen på kolonnen.
- Endre linjestørrelsen til 46 piksler.
- Sett inn en kolonne mellom kolonne A og B.
- Sett inn en linje mellom linje 3 og 4.
- Slett en kolonne eller rad.
- Prøv å slå sammen flere celler.
Årsakene til økningen i filvolum ligger i det interne formatet for dokumentpresentasjonMS Excel. Dette formatet i seg selv er mystisk. Selvfølgelig vil vi ikke vurdere det i detalj - dette er ikke en regnskapsoppgave. Men jeg foreslår å dvele mer detaljert ved praktiske teknikker for å redusere filer i MS Excel. I de fleste tilfeller reduserer slike teknikker ikke bare mengden plass okkupert Excel-dokumenter plass, men også fremskynde behandlingen. Og dette er en viktig faktor når man arbeider med store databaser, som man møter bokstavelig talt på hvert trinn i regnskapspraksis. La oss starte direkte med regnearket.
Optimalisering av regnearket
Så nå er oppgaven vår å finne ut hvilke elementer i regnearketMS Excel kan øke filstørrelsen og hva som kan gjøres i en slik situasjon. La oss først jobbe med et dokument som bare inneholder data og beregningsformler. Jeg valgte som et eksempel en database, hvorav et fragment er vist i fig. 1. Den inneholder nøyaktig 5000 poster, dokumentet er presentert i Excel-format 2003 med forlengelse "*.xls " Databasen inneholder syv felt og tar opp omtrent 367 KB - jeg foreslår at du husker denne figuren. Nå gjør vi dette:
1. Vi står ved enden av bordet. Trykk på kombinasjonen " Ctrl+ ↓ "(gå til slutten av regnearket). I standard MS Excel-format er dette linjenummer 65536.
2. Endre formatet i en hvilken som helst celle på denne linjen. Uthev for eksempel en celle med gul bakgrunn.
3. Lagre dokumentet og se på innholdsfortegnelsen på disken. Filstørrelsen har økt og er nå 445 KB. Det virker ikke mye. Likevel, økningen var ca 21 %.
4. Fjern formateringen og lagre filen på nytt. Dokumentvolum har ikke endret seg- den forble fortsatt større enn originalen.
Viktig! Når du lagrer en filExcel husker ikke bare de faktiske fylte cellene, men også det tidligere brukte området. Når du sletter celler, ekskluderer ikke Excel dem fra dette området og lagrer mer data i filen enn det som faktisk er i dokumentet.
Å løse dette problemet er veldig enkelt.
Råd Slett alle unødvendige (inkludert tomme!) rader og kolonner plassert til høyre og nederst i tabellen, og lagre dokumentet på nytt. Bordet vil bli mer kompakt.
Vær oppmerksom på at kompleks, flerfargeformatering og betinget formatering øker filstørrelsen betydelig. For å få filen til å ta mindre plass, la bare det viktigste være i den. Fjern unødvendige formater. I Excel 2010 for dette gjør dette:
1. Velg en blokk med celler.
2. På "Hjem"-båndet " (Fig. 2) trykk på knappen " Klar."
3. Fra den foreslåtte menyen, velg ønsket alternativ "Tydelige formater"(Fig. 2). I programmet I Excel 2003, for dette formålet kan du bruke menyen "Rediger → Slett → Format».
Still inn verdiene
i stedet for formler
Den andre viktige faktoren for å forkorte et dokument er å erstatte formler med deres betydninger. Selvfølgelig er denne tilnærmingen ikke alltid mulig. Imidlertid, i ekte arbeid Det er ofte situasjoner når formlene i tabellen på et tidspunkt ikke lenger er nødvendige. Men de forblir, lagret sammen med dokumentet. Og de tar ikke bare opp ekstra plass, men bremser også bordbehandlingen. For å bli kvitt unødvendige formler, gjør dette:
1. Velg et område i tabellen der du kan slette formler.
2. Kopier fragmentet til utklippstavlen (kombinasjon " Ctrl+C").
3. Uten å fjerne valget, klikk på rullegardinlisteikonet " Sett inn » hovedmenyen til programmet. En meny åpnes som i fig. 3.
4. Velg alternativet "Spesialinnsats..." vinduet "Spesialinnsats", som i fig. 4. B Excel 2003-vinduet spesialinnsats kan åpnes med kommandoen "Rediger → Lim inn spesial».
5. I dette vinduet velger du bryteren " Sett inn" til posisjonen "Verdier".
6. Klikk "OK".
Lagre nå dokumentet og anslå størrelsen på den resulterende filen. Den blir nok mindre. Og hvor mye mindre avhenger av antall formler som ble lagret i den valgte blokken. Men uansett vil oppdatering av tabellen nå skje raskere. For store databaser kan denne hastigheten være ganske merkbar. Forresten, det er fornuftig å erstatte formler med verdier av en annen grunn: i dette tilfellet vil det være færre potensielle problemer med å adressere celler under kompleks transformasjon av tabeller ved hjelp av databehandlingsmetoder.
Fjerner notater
Selv en erfaren regnskapsfører kan bli forvirret i komplekse tabeller. For ikke å snakke om situasjoner når et dokument er utviklet av én person, og andre vil bruke det. Derfor en god arbeidsstil i Excel er flott til å legge til notater til ikke-åpenbare deler av et dokument. Og her, som de sier, er alt bra med måte. Ekstra notater tar også plass uten dem, bordet blir mer kompakt. For å fjerne kommentarer, gjør dette:
1. Åpne dokumentet og finn cellen med notatet.
2. Klikk på denne cellen høyreklikk mus, åpnes en kontekstmeny, som i fig. 5.
3. Fra denne menyen velger du "Slett notat».
Vanligvis er effekten av å slette kommentarer liten - mengden informasjon i kommentarer overstiger som regel ikke flere kilobyte. Men det finnes også unntak. For eksempel når en celle med et notat ble kopiert til et stort område av regnearket. Når du kopierer på denne måten, vil notatet dupliseres sammen med innholdet i den originale cellen. Og følgelig kan den totale informasjonsmengden i alle notater øke titalls og hundrevis av ganger.
Redusere størrelsen
pivottabeller
Pivottabeller er en av de vanligste årsakene til å øke filstørrelsen iMS Excel. Dette er situasjonen her. Når du lager et sammendrag Excel-tabeller oppretter en spesiell database (den såkalte "interne hurtigbufferen" eller "pivottabellbufferen") og lagrer den sammen med dokumentet. I hovedsak er den interne hurtigbufferen en forberedelse for å generere sluttrapporter for en lang rekke strukturer. Den lagrer informasjon om de tilgjengelige feltene i kildedatabasen, mulige relasjoner mellom dem, delsummer og andre beregnede elementer. Den største fordelen med å jobbe med en cache er høy ytelse. Ved justering av strukturen til en sammendragsrapport gjør ikke Excel alt arbeidet fra bunnen av – det tar mesteparten av informasjonen fra cachen i ferdig form. Men det er ikke alt. I regnskapspraksis lages ofte flere oppsummeringstabeller ved bruk av samme kildedata. I denne situasjonen er det mulig å bruke den samme cachen for hvert nytt bord. Det er veldig praktisk. For eksempel, når du oppdaterer en pivottabell, vil Excel automatisk oppdatere alle rapporter bygget på samme hurtigbuffer. I tillegg kan bruk av en felles arbeidsbase redusere volumet av dokumentet betydelig.
Arbeid med en cache har imidlertid også sine ulemper. Faktum er at cache-størrelsen kan overstige størrelsen på selve rapporten, flere ganger! Og dette fører til en kraftig økning i dokumentet. Samtidig makt moderne datamaskin lar deg beregne en sammendragsrapport av flere titusenvis av poster i løpet av sekunder. Så ytelsesfordelen ved å bruke en cache er relativt liten. Derfor er det i mange tilfeller fornuftig å forlate arbeidet med hurtigbufferen helt, og dermed redusere størrelsen på dokumentet. La oss se hva som må gjøres ikke lagre cache i pivottabellen. Vi gjør dette:
1. Åpne dokumentet, stå på en hvilken som helst celle inne i sammendragsrapporten.
2. Høyreklikk med musen, en kontekstmeny åpnes, som i fig. 6.
3. I denne menyen velger du elementet "Tabellparametere..." Innstillingsvinduet åpnes, som i fig. 7.
4. I den går du til fanen " Data "Og slå av avkrysningsboks "Lagre de originale dataene med filen».
5. Klikk "OK".
Det er det, nå vil bare oppsummeringsrapporten bli lagret i dokumentet. Noen få ord om effektiviteten til denne metoden. For databasen vist i fig. 1, bygde jeg en sammendragsrapport om volumet av salg av varer etter dato. Det vil si at rapporten inneholdt tre felt: salgsdato, produktnavn og beløp. Dokumentet sammen med pivottabellen okkuperte 1489 KB. Etter at jeg gjenoppbygde rapporten og fjernet cachen fra den, ble dokumentet redusert til 982 KB. I dette tilfellet sparte vi omtrent 35 % av det totale dokumentvolumet på bare én pivottabell. Ikke et dårlig resultat.
Når jeg snakker om optimalisering av sammendragsrapporter, vil jeg gjøre deg oppmerksom på dette punktet. En viktig rolle i denne saken spilles av hvordan kildedataområdet for generering av rapporten ble spesifisert. For eksempel, i databasen i fig. 1 Jeg kan nøyaktig indikere den delen av regnearket som pivottabellen skal genereres på. Dette kan for eksempel være blokken " A1:G5001 "(La meg minne deg på at jeg la igjen 5000 poster i databasen, pluss en linje for tittelen). Men i dette tilfellet, når du legger til poster i hoveddatabasen, vil de ikke vises i sammendragsrapporten. Og dette er et klart minus. På den annen side er det et positivt poeng i denne tilnærmingen: pivotbordet vil ta liten plass. I praksis opptrer de oftest annerledes - de indikerer som innledende data kolonneområde. For eksempel, for basen i fig. 1 dette kan være kolonner " A:G " Dette gjøres slik at når nye rader legges til i tabellen, vises de automatisk i sammendragsrapporten. I dette tilfellet vil pivotbordet ta opp mye mer plass.
Et siste punkt angående sammendragsrapporter. Jeg vil gjerne gå tilbake til spørsmålet når det er flere pivottabeller i en arbeidsbok og alle er bygget fra samme sett med kildedata. I dette tilfellet kan du spesifisere at pivottabellene (unntatt den første) er bygget basert på den allerede eksisterende cachen. For å gjøre dette, i den første fasen av arbeidet med tabellveiviseren, må du sette bryteren ""til posisjon" i en annen pivottabell eller pivotdiagram"(Fig. 7). Og så MS Excel vil opprette en hurtigbuffer for bare én tabell, og de gjenværende forekomstene av sammendragsrapporter vil ganske enkelt bruke denne hurtigbufferen. Med et stort antall bord kan plassbesparelsen virkelig være enorm.
Viktig! Teknikken for delt hurtigbuffer kan bare brukes for en gruppe pivottabeller bygget på grunnlag av vanlige kildedata.
Ved å deaktivere cache-bruk for enhver rapport fra en slik gruppe,Excel vil automatisk slå av dette alternativet for alle gjenværende tabeller.
Og en ting til. Få tilgang til "Lag en tabell basert på dataene som er plassert:» er bare mulig når du bruker Pivot Table Wizard. I Excel 2003 er det primære verktøyet for å lage sammendragsrapporter. Men i Excel 2010 er dette ikke tilfelle. Det er forskjellige måter å sette inn en pivottabell. For eksempel gjennom menyen " Sett inn" (pivottabellikon "). Men det er ingen egen knapp for å ringe veiviseren den må legges til på båndet manuelt. Den enkleste måten å gjøre det på er denne:
1. Klikk på panelet rask tilgang høyre museknapp.
2. Fra hurtigmenyen, velg "Tilpasser verktøylinjen for hurtigtilgang..."(Fig. 8). vinduet " Excel-alternativer" som i fig. 9.
3. Bytt "Velg kommandoer fra:» satt i posisjon « Alle lag."
4. I listen over kommandoer markerer du elementet "Pivottabell og diagramveiviser».
5. Klikk på knappen Legg til>>» (fig. 9).
6. Klikk OK i vinduet for Excel-alternativer.
Et ikon for å kalle opp pivottabellveiviseren vil vises på hurtigtilgangsverktøylinjen.
Bilder
Tilgjengelighet grafiske bilder i en arbeidsbok øker størrelsen på dokumentet betydelig. Spesielt når det er mange bilder og de presenteres i høy oppløsning. For eksempel, etter rutinemessig skanning av et dokument, kan du finne ut at tegningen ble tatt opp med 300 oppløsning. dpi (300 dpi). Kamera eller moderne kamera mobiltelefon i stand til å lage bilder i mye større størrelser. Men hva er viktigst - i kontorarbeid dette er helt ubrukelig. Derfor er det fornuftig å komprimere tegningene i dokumentet, og redusere oppløsningen til 150 eller til og med 96 dpi. På skjermen (og selv under normal utskrift) vil tapet i kvalitet være umerkelig, og filen vil bli mye mindre. For å komprimere bilder til Excel-program 2010, gjør dette:
1. Åpne dokumentet, gå til arket der det er bilder.
2. Klikk på et hvilket som helst bilde ved å klikke med musen. Et ekstra element "Arbeid med tegninger", og båndet vil se ut som i fig. 10.
3. I "Endre"-gruppen » klikk på knappen « Komprimer tegninger " vinduet " Komprimering av bilder", som i fig. 11.
4. Bytt "Utgangskvalitet:» satt i posisjon «Skjerm (150 piksler per tomme):..."eller" E-post (96 piksler per tomme):..." - avhengig av ønsket kompresjonsforhold.
5. Hvis det er flere bilder i dokumentet, slå av avkrysningsboks "Gjelder kun for dette bildet».
6. Slå på "Fjern beskårne områder fra tegningene" I dette tilfellet vil alle deler av bildet som ikke er synlig på skjermen bli slettet.
7. I vinduet Komprimer bilder klikker du OK.
Viktig! I programmet I Excel 2003 er knappen Komprimer bilder plassert på ""-verktøylinjen.Bildeinnstillinger" Dette panelet aktiveres etter å ha valgt et hvilket som helst bilde i arbeidsboken.
Fjerner navngitte områder
Når det gjelder bruken av navngitte områder, vil jeg si dette. På den ene siden er dette et veldig praktisk verktøy for å skrive formler. Navn gjør formler enklere og klarere. Men, som man kunne forvente, fører overfloden av navngitte områder til en økning i filstørrelse. Spesielt hvis rekkevidden begrenser dynamisk, dvs. bestemt ved bruk av formler. I alle fall er det fornuftig å nøye gjennomgå listen over områder og forkaste de som ikke spiller en nøkkelrolle i ditt spesifikke dokument. For å redigere listen over områder, gjør du dette:
1. Åpne et dokument, trykk på kombinasjonen " Ctrl+F3 " vinduet " Navnebehandler".
2. I dette vinduet velger du elementene du vil slette og klikker på " Slett ".
Deaktiver journalen
endringer
I visse situasjoner, dokumenter MS Excel er annonsert med delingsalternativer. La meg minne deg på at i MS Excel 2010 er delingsadministrasjon plassert på " Anmeldelse", ikon "Tilgang til boken " I MS Excel 2003 kan slik tilgang åpnes gjennom menyen "Service → Tilgang til boken».
Denne funksjonen i seg selv er veldig nyttig, siden i dette tilfellet kan flere personer redigere og se dokumentet samtidig. Samtidig generell tilgang kan føre til en betydelig økning i regnearkvolumet. Faktum er at for delte filerExcel husker hele historien til dokumentendringer: hvem, når og hvordan korrigerte arbeidsbokcellene. Som standard lagres denne informasjonen i 30 dager. Derfor, når du jobber aktivt med et bord, kan volumet raskt øke. I min praksis var det for eksempel et bord med en størrelse på ca 8 MB, som på et par uker vokste til en størrelse på ca 240 MB!
Råd Ikke del et dokument med mindre det er helt nødvendig.
Hvis deling fortsatt er nødvendig og ikke kan kanselleres, reduser antall dager dataene er lagret i endringsloggloggen. For å forstå delingsalternativene, gjør du dette:
1. Gå inn i menyen " Gjennomgå ", klikk på ikonet" Få tilgang til arbeidsboken" (i Excel 2003 er dette menyen " Service → Tilgang til boken»).
2. I vinduet " Filtilgangskontroll» slå av avkrysningsboks "Tillat flere brukere å redigere en fil samtidig..."(Fig. 12). Dette vil deaktivere deling av dokumentet. Endre loggExcel vil ikke fungere. Volumet av dokumentet vil bli mindre.
For å begrense antall oppføringer i endringsloggen, gjør du dette:
1. Gjennom “Review”-menyen » åpent vindu «Filtilgangskontroll"(i Excel 2003 er dette" Service → Tilgang til boken»).
2. Gå til " Flere detaljer » og reduser antall dager med lagring av endringshistorikken (fig. 12).
Fjerning av makroer og skjemaer
En annen måte å redusere størrelsen på en arbeidsbok på er å fjerne unødvendige(!) makroer og skjemaer fra den. Spørsmålet oppstår: hvor kan de komme fra? Det er mange grunner. Det vanligste er å lage en arbeidsbok fra en eksisterende mal eller et dokument som allerede inneholdt de samme makroene og skjemaene. Siden de er helt ubrukelige for arbeidet ditt, foreslår jeg å skille deg med en slik "gave" uten å angre. Dessuten er enhver makro en ekstra kilde for virusangrep. For å fjerne unødvendige makroer og skjemaer, gjør du dette:
1. Mens du er i et regneark, klikker du " Alt+F11 " Visual Basic Editor åpnes.
2. I hovedmenyen velger du kommandoen " Vis → Prosjektutforsker " vinduet " Prosjektutforsker » med en liste over alle moduler og skjemaer som er i arbeidsboken.
3. Klikk på knappen på modulen eller skjemaet du vil slette.
4. Fra hurtigmenyen velger du " Fjerne".
5. I vinduet som ber deg eksportere modulteksten til egen fil velg " Ingen."
Excel 2010 har en enklere måte å slette makroer og skjemaer på. Gjør dette:
1. Åpne et dokument.
2. I "Fil"-menyen » velg kommandoen « Lagre som... " Et Utforsker-vindu åpnes.
3. I dette vinduet klikker du på alternativet " filtype: "og spesifiser alternativet" Excel-arbeidsbok (*xlsx) "(dokument uten makrostøtte).
4. Lagre dokumentet. Alle! Makroer og arbeidsbokformer vil dø automatisk.
Som alternativt alternativ Du kan deaktivere makroer når du laster en fil og lagre dokumentet på nytt.
Vi bruker nye formater
MS Excel 2010
Denne metoden for å optimalisere en arbeidsbok er bare relevant for brukere av MS Excel 2007 (2010). Faktum er at disse programmene har nye formater for lagring av filer som lar deg komprimere dokumentet. Jeg vil være oppmerksom på tre slike formater:
— « *.xlsx " er standardmåten for å lagre dokumenter i Excel 2007 (2010). Filer i dette formatet presenteres i komprimert form. Størrelsen deres sammenlignet med de samme dokumentene i Excel 2003 kan reduseres med 5 - 7 ganger;
— « *.xlsm " - en utvidet versjon av formatet "*.xlsx » med muligheten til å lagre makroer;
— « *.xlsb " er en binær måte å representere et dokument på. Dette formatet gir minimum filstørrelse når maksimal hastighet tilgang til data. Den eneste ulempen med formatet "*.xlsb "— dens inkompatibilitet med andre applikasjoner. Selv om, hvis du tenker på det, er denne kompatibiliteten alltid nødvendig? Så bruk gjerne de oppførte tabellformatene i arbeidet ditt, så vil volumet av dokumenter på datamaskinen din reduseres betydelig.
Det var alt for i dag. Vellykket arbeid! Jeg ser frem til dine brev, forslag og kommentarer [e-postbeskyttet] , [e-postbeskyttet] eller på redaksjonsforumet.
Dato: 15. desember 2015 Kategori:Når du lager dokumenter for utskrift (for eksempel rapporter, fakturaer, fakturaer osv.), er det viktig å sette dem opp slik at det utskrevne arket ser riktig, praktisk og logisk ut. Ellers vil det utskrevne dokumentet være upraktisk å lese, og resultatene av arbeidet ditt vil etterlate et ubehagelig inntrykk. Jeg vil fortelle deg hvilke arbeidsarkinnstillinger du kan gjøre i dette innlegget.
De fleste innstillinger kan gjøres i vinduet Sidealternativer. Den kalles opp ved å klikke på ikonet i hjørnet av båndblokken Sideoppsett - Sideoppsett.
Ikon for sidealternativer Sideorientering i Excel
Avhengig av formen på dataene på regnearket, kan du velge stående (vertikal) eller liggende (horisontal) orientering. Du kan gjøre dette på følgende måter:
Hver av disse metodene vil endre retningen til det aktive arket, eller alle valgte ark.
Hvordan endre sidestørrelse i Excel
Selv om de fleste kontorskrivere skriver ut på A4-ark (21,59 cm x 27,94 cm), kan det hende du må endre størrelsen på det utskrevne arket. Du forbereder for eksempel en presentasjon på A1-ark, eller skriver ut merkekonvolutter i passende størrelser. For å endre arkstørrelsen kan du:
Sette opp felt i Excel
Marger i Excel er de tomme områdene på siden mellom kanten av arket og kanten til cellene. Det er flere måter å tilpasse felt på:
Legge til topp- og bunntekst i Excel
Topp- og bunntekst er informasjonsområderøverst og nederst på siden i feltene. Topptekster og bunntekster gjentas på hver utskrevne side: sidenummer, forfatternavn, dokumenttittel osv. Det er tre felt for topp- og bunntekst øverst og nederst på siden (venstre, midtre og høyre); ).
Topp- og bunntekst i Microsoft Excel Ja, sett inn topp- og bunntekst – gå til, fordi. Topp- og bunntekstområdene er tydelig uthevet her. Klikk inne i en av topp- og bunntekstene og skriv inn informativ tekst. Samtidig vises en båndfane Arbeid med topp- og bunntekst, som inneholder tilleggskommandoer.
Ja, du kan sette inn automatisk bunntekst, som vil indikere gjeldende sidenummer, antall sider på arket, filnavn osv. For å sette inn et automatisk element, velg det på båndet: Arbeide med topp- og bunntekst – Designer – topp- og bunntekstelementer. Disse elementene kan kombineres med hverandre og med fritekst. For å sette inn - plasser markøren i topp- og bunntekstfeltet og klikk på ikonet i gruppen Topptekst- og bunntekstelementer(se bildet over).
På Design-fanen kan du angi flere parametere for topp- og bunntekst:
- Spesiell topp- og bunntekst for første side– topp- og bunntekstene på den første siden gjentas ikke på de resterende sidene. Det er praktisk hvis den første siden er tittelsiden.
- Ulike topp- og bunntekster for partalls- og oddetallssider– egnet for sidenummerering ved utskrift av et hefte
- Endre skalaen med dokumentet– innstillingen er aktivert som standard, topptekst og bunntekst skaleres på samme måte som hele siden. Jeg anbefaler å holde dette alternativet aktivert for å sikre integriteten til arkoppsettet
- Juster etter sidemargene– venstre og høyre bunntekst er justert til de tilsvarende feltgrensene. Denne parameteren er også satt som standard; det er ingen vits i å endre den.
Topp- og bunntekst er et hendig verktøy for å sette prikken over i-en på arbeidet ditt. Tilstedeværelsen av informative bunntekster av høy kvalitet er et tegn på profesjonaliteten til utøveren. Topp- og bunntekst bringer dokumentoppsettet nærmere et publiseringsutseende. Det er veldig enkelt og veldig effektivt.
Sette inn et sideskift i Excel
Hvis du trenger å sette inn et tvunget sideskift et sted på arket, plasser markøren i cellen til høyre under bruddet og utfør båndkommandoen Sidelayout – Sidealternativer – Pauser – Sett inn sideskift. For eksempel, for å sette inn et brudd etter kolonne D og rad #10, velg celle E11 og kjør kommandoen nedenfor.
Sette inn et sideskift For å fjerne et gap er det en omvendt kommando: Sidelayout - Sidealternativer - Pauser - Fjern sideskift. For å fjerne alle pauser som er opprettet manuelt - kommandoen Sideoppsett - Sideoppsett - Pauser - Tilbakestill sideskift.
Etter å ha satt inn en pause, vil sideskillere vises på arket. De har form av blå rammer, som du kan dra for å endre de trykte kantene på sidene.
Legge til en tittel i Excel
Når du skriver ut store tabeller, vil du at tabelloverskriften skal gjentas på hver side. Hvis du brukte, vil denne funksjonen ikke påvirke toppteksten på noen måte ved utskrift. Det vil si at det er bare å feste områder på arket visuell effekt for enkel visning på skjermen. Det fungerer ikke ved utskrift!
For å få celler til å gjenta seg på hver utskrevne side, kjør båndkommandoen Sideoppsett - Sideoppsett - Skriv ut topptekster. Et vindu åpnes Sidealternativer, Ark-fanen. I dette vinduet, i feltene Gjennom linjer Og Gjennom søyler oppgi rad- og kolonnereferanser som skal gjentas på hvert ark. Vær oppmerksom på at de valgte cellene ikke vil være fysisk til stede på hver side, men bare gjentas når de skrives ut.
Legge til overskrifter i Excel Sette utskriftsskala i Excel
Noen ganger kan ikke informasjon på et ark plasseres kompakt slik at det får plass på det nødvendige antall sider. Det er ikke alltid praktisk å velge bredden på kolonnene og høyden på radene for å få et godt lagt ark. Mye mer praktisk endre utskriftsskala(ikke å forveksle med skjermskala). Ved å bruke dette alternativet endrer du skalaen til dataene dine på den utskrevne siden.
For å endre utskriftsskalaen, bruk båndkommandoene Sideoppsett – Tilpass. Du kan stille inn skalaen manuelt ved å bruke skalertelleren, men det er mye enklere og raskere å bruke rullegardinlistene Bredde og Høyde. Takket være dem kan du stille inn antall ark i bredde og høyde du vil ha. For å passe inn data på én side i bredden, sett for eksempel: Bredde – 1 side; Høyde - Auto.
Skriv ut målestokk i Excel Skjuler før utskrift
Hvis du ikke trenger å skrive ut noen data, kan du ganske enkelt skjule dem. For eksempel inneholder teknisk informasjon, la kun være relevante data. Oftest bør ikke rapporter inneholde detaljer om beregninger, men bare vise resultatene og konklusjonene, noe som fører til visse ledelsesbeslutninger.
Du kan også gjøre objekter ikke-utskrivbare. For å gjøre dette, velg et objekt (for eksempel eller ) og høyreklikk på rammen. I kontekstmenyen velg Format…. I dialogboksen som åpnes, i Egenskaper-gruppen, fjern merket for Skriv ut et objekt .
Sette opp utskrift av Excel-objekter Visninger i Excel
Hvis du bruker det samme dokumentet med forskjellige visningsoppsett, må du endre de samme visnings- og formateringsinnstillingene ofte. For eksempel oppdaterer du kildedata og beregninger daglig, som du så skjuler ved utskrift. I stedet for uendelig manuelle innstillinger, kan du opprette flere visninger av det samme arket, og deretter endre visningen tar et par sekunder og noen få klikk. Gi den nye visningen et navn, og foreta valg fra avgrensningene som er gitt. Klikk OK og visningen er opprettet!
Legge til en visning i Excel I fremtiden, for å bruke den lagrede visningen på arbeidsboken, kjør Vis – Bokvisninger – Visninger, velg visningen du ønsker fra listen og klikk på Bruk. Visninger fungerer dessverre ikke hvis arket har , noe som begrenser bruken av verktøyet.
Dette er arkinnstillingene som kan og bør gjøres når du forbereder utskrift (og ikke bare). Sett opp arbeidsbøkene riktig slik at rapportene dine ser perfekte ut. Selv de beste kvalitetsberegningene ser kjedelige og ubrukelige ut hvis de ikke er formatert og klargjort for utskrift. Selv om du sender rapporter per post, vil mest sannsynlig lederen ønske å skrive dem ut. Derfor anbefaler jeg å forberede hvert ark av rapporten for utskrift, uavhengig av innleveringsmetode!
Venner, hvis du fortsatt ikke forstår noen detaljer fra innlegget, still spørsmål i kommentarene. Og ikke glem å abonnere på oppdateringer, bli profesjonelle sammen med nettstedet! Alltid din, Alexander Tomm