„Tai tarsi pasaka apie berniuką, kuris nuolatos verkė vilku“. Jei piktnaudžiausite žyma „skubi“, žmonės nustos atsakyti į jūsų el. Ir tikrai svarbus laiškas dėl to gali likti nepastebėtas.

Susipažinimas

Taip, jūsų laiško tonas gali atspindėti jūsų santykius su gavėju. Tačiau galite būti laikomi neprofesionaliais, jei susirašinėdami leisite sau būti pernelyg neformaliai. Venkite per daug naudoti šauktukų, jaustukų, spalvoto teksto, neįprastų šriftų ir per daug trumpų pranešimų.

Būkite ypač atsargūs, jei turite dirbti su žmonėmis įvairaus amžiaus, turintiems kalbos barjerą arba tiems, kurie renkasi tradicinę bendravimo formą.

Per sausas tonas

Tuo pačiu metu būti robotu taip pat neverta. Gerai, jei laiškuose parodote savo charakterį ar entuziazmą – neperžengdami pagrįstų ribų.

Atsakyti visiems

Darbo paštas skirtas ne pramogai, o bendravimui. Taigi, jei atsakote į el. laišką, išsiųstą grupei žmonių, gerai pagalvokite prieš spustelėdami „Atsakyti visiems“. Kad tai padarytumėte, jūsų atsakymas turi būti labai svarbus visiems.

Kopijų siuntimas be leidimo

Dalytis kitų žmonių informacija su kitais, švelniai tariant, neleistina. Nesvarbu, ar siunčiate klientui savo viršininko laiško, kuris kaip nors jam atsakė, kopiją, ar įtraukite vieną darbuotoją į asmeninį susirašinėjimą su kitu. Nedaug kam patiks, jei atsiųsite laiško kopiją be jų sutikimo.

Siųsti BCC

BCC siuntimas sukelia nepasitikėjimą. Jei norite kam nors išsiųsti laišką, o šis žmogus teoriškai neturėtų dalyvauti darbo susirašinėjime, nukopijuokite tekstą ir išsiųskite jį kaip atskirą laišką.

Nenurodyta el. pašto tema

Tokios temos kaip „Tai aš“, „Labas“ arba „FYI“ (FYI) tiesiog nepatraukia dėmesio. Žmogus nesupras, kas yra sakoma, ir nenorės atsakyti į laišką. Su darbu susiję laiškai turi būti aiškūs ir glausti. Labiau tikėtina, kad gavėjas atidarys el. laišką, jei supras, ko iš jo norite.

Siunčiama per daug asmeninių el. laiškų

Norėdami ką nors nudžiuginti, kartais galite naudoti anekdotus, liečiančias istorijas ir motyvacines citatas. Tačiau žmonės nuo to greitai pavargsta, nesvarbu, kokie buvo jūsų ketinimai juos rašydami. Jei išsiųsite per daug asmeninių el. laiškų, jie tiesiog bus automatiškai ištrinti.

Būk grubus

Nereikėtų siųsti laiškų pilnų nuodų, nes pasitaikius progai žmonės tai prisimins. Verčiau parašykite laišką ir palikite jį „Juodraščiuose“ dviem dienoms. Tada galite grįžti prie jo ir redaguoti, pašalindami spygliuočius. Taip greičiau pasieksite tai, ko norite. Be to, su jumis bus elgiamasi kaip su labai kantriu ir mąstančiu specialistu.

Kvailas elektroninio pašto adresas

Jei siunčiate el. laišką klientui, darbuotojui ar potencialiam darbdaviui, nenaudokite el. pašto su „neprofesionaliu“ pavadinimu. Jei el. laiško pavadinime yra kažkas, kas tariamai yra šmaikštu arba turi seksualinių ar vulgarių konotacijų (kažkas panašaus į ), rizikuojate, kad kitas asmuo nuo pat pradžių jus neigiamai vertins. Sukurkite atskirą el. laišką grynai profesiniams poreikiams.

Rašybos klaidos

Tai, kad el. laiškas buvo išsiųstas iš „iPhone“, nėra pasiteisinimas siųsti netvarkingus el. Jei laiške padarysite daugiau nei vieną klaidą, tai gali būti laikoma neprofesionalia. Jei tai labai svarbus laiškas, ir jūs skubate kur nors patekti, prieš siųsdami pabandykite bent jau patikrinti.

Laiškų siuntimas anksti ryte

Dauguma žmonių, gaudami laiškus, žiūri į jų išsiuntimo laiką. Jei laiškas išsiųstas per anksti, galite būti vertinamas neigiamai. Bent jau būsite laikomas darboholiku, neturinčiu asmeninio gyvenimo. Dar blogiau, jei esate laikomas įkyriu. Jei įkvėpimas pažadina naktį, parašykite laišką, išsaugokite jį „Juodraščiuose“ ir išsiųskite darbo valandomis.

Per daug skyrybos ženklų

Žmonės kartais pernelyg įsitraukia ir naudoja daug šauktukų. Rezultatas kai kuriems gali atrodyti nesubrendęs arba pernelyg emocingas. Nepiktnaudžiaukite!!!

Neprofesionalūs šriftai

Purple Comic Sans šriftas turi savo taikymo sritį. Versle geriau naudoti klasikinius šriftus, spalvas ir dydžius. Jūsų laiškai turėtų būti lengvai skaitomi.

Paprastai naudojamas 10 arba 12 šriftų dydis, pavyzdžiui, Arial, Calibri arba Times New Roman. Pageidautina spalva juoda.

Laiškas per ilgas

Dauguma žmonių skaitydami el. laiškus skiria sekundes, o ne minutes. Daugelis žmonių tiesiog peržvelgia tekstą akimis, todėl rašykite laiškus pagal tai. Žmonėms sunku skaityti dideles pastraipas – suskaidykite tekstą į mažesnius blokus. Svarbiausius elementus ir sąrašus su ženkleliais skaityti daug lengviau. Taip pat galite paryškinti pagrindinius dalykus pusjuodžiu ar kursyvu, bet nedarykite to dažnai.

Jei jums reikia išsiųsti kai kurių Mail.ru laiškų kopijas, siųskite el pašto dėžutę(el. paštas), t.y. siųsti ne visi laiškai, o tik tie, kurie ateina iš konkretaus adreso arba yra tam tikrų žodžių, tada pagal tai išsamias instrukcijas„ “ sąranka užtruks 3 minutes.

1 veiksmas. Pašte „Gautųjų“ dėžutėje raskite norimą laišką ir pažymėkite jį varnele, tada išskleidžiamajame meniu „Daugiau“ pasirinkite „Sukurti filtrą“:

2 veiksmas. Atsidarys puslapis su daugybe filtrų nustatymų. Norėdami nustatyti filtrą, skirtą kai kurių laiškų siuntimui į kitą el. laišką, pažymėkite varnelę pirmoje eilutėje „Nuo“ ir priešais esančiame stulpelyje įrašykite adresą arba jo dalį, iš kurios gaunamos šios raidės. Antroje pastraipoje nurodome adresą, kuriuo reikia siųsti kopijas. Trečioje pastraipoje nurodykite, ką daryti su gautu laišku savo pašte. Tada įveskite savo el. pašto slaptažodį ir spustelėkite „Pridėti filtrą“:
3 veiksmas. Dabar jūsų nurodytu adresu automatiškai išsiunčiamas laiškas su persiuntimo patvirtinimo kodu, šį kodą reikia įvesti į atitinkamą laukelį, kurį rasite kairiajame meniu „Filtrai“. Viršutinėje eilutėje bus nurodytas nepatvirtintas persiuntimo adresas, spustelėkite šią nuorodą ir pamatysite kodo įterpimo lauką:

Nustačius, nurodyti laiškai bus išsiųsti Jums ir Jūsų nurodytu bei kodu patvirtintu adresu. Norėdami nustatyti persiuntimą visų gaunamų laiškų prašome naudoti kitą.

Kartais prireikia persiųsti visus laiškus, kurie ateina į vieną iš jūsų el. laiškų, į kitą el. paštą, į automatinis režimas. Kad būtų aiškiau, pateikiame pavyzdį. Jūs turite paštą „Yandex“ ir „Google“ („Gmail“). Jūs nuolat naudojate „GMail“, tai yra jūsų pagrindinis paštas, o kartais ir „Yandex“. Taigi, norėdami periodiškai neprisijungti prie savo „Yandex“ pašto, galite įsitikinti, kad iš ten esantys laiškai į „GMail“ siunčiami automatiškai ir jums nereikės prisijungti prie „Yandex“ paskyros, kad reguliariai tikrintumėte naujus laiškus.

Šiame straipsnyje parodysiu, kaip, naudojant skirtingų pašto paslaugų pavyzdį, nustatyti laiškų persiuntimą iš vieno pašto į kitą.

Visa tai vienodai veikia visose el. pašto paslaugose, skiriasi tik jų sąsajos, t.y. atitinkami nustatymai išdėstyti skirtingai.

Anksčiau straipsnių serijoje svarsčiau kitą būdą gauti laiškus norimu paštu iš kitų pašto paskyrų. Tai slypi tame, kad nenustatote automatinio laiškų persiuntimo, apie kurį šiandien kalbėsiu, o nustatymuose prijunkite norimą pašto dėžutę (funkcija vadinama „Laiškų rinkimas“), pavyzdžiui, per POP3 protokolą. , o nuo ten prasideda nuolatinis naujų laiškų rinkimas. Metodas panašus, tačiau kai kuriais atvejais jį nustatyti sunkiau nei įprastą perkėlimą.

Jei jus domina laiškų rinkimo būdas, tai aprašyta atitinkamuose straipsniuose: rinkimas „GMail“, „Yandex“, „Mail.ru“

Žemiau išsamiai parodysiu, kaip nustatyti laiškų persiuntimą iš „Yandex“ pašto. Ir tada trumpai paliesiu dar 2 pašto paslaugas (GMail ir Mail.ru), kuriose viskas daroma panašiai, vienintelis skirtumas yra sąsaja.

Laiškų persiuntimo iš „Yandex“ į bet kurį kitą el. laišką nustatymas

Eikite į pašto nustatymus ir pasirinkite „El. pašto apdorojimo taisyklės“.

Spustelėkite „Sukurti taisyklę“.

Dabar mūsų užduotis bus sukurti taisyklę, pagal kurią pašto tarnyba nustatytų, kad visi laiškai turi būti siunčiami kitu jūsų nurodytu adresu.

Jei norite, kad laiškai, pažymėti kaip „Šlamštas“, būtų išsiųsti, „Yandex“ turėsite sukurti 2 atskiras taisykles.

1-osios privalomosios taisyklės sukūrimas. Visų el. laiškų, išskyrus šlamštą, persiuntimas

Taisyklės nustatymuose pašalinkite sąlygą „Jei“, kuri bus pridėta iš pradžių, spustelėdami šalia jos esantį kryželį. Nes mums nereikia nustatyti jokių konkrečių raidžių pasirinkimo sąlygų. Juk viską, kas ateis paštu, persiųsime į „Inbox“.

Viršuje, kur galite konfigūruoti, kuriems el. laiškams taikyti sukurtą taisyklę, turėtumėte pasirinkti „visiems el. laiškams, išskyrus šlamštą“ ir „su priedais ir be jų“.

Žemiau pažymėkite žymimąjį laukelį „Persiųsti adresu“ ir nurodykite el. paštą, į kurį norite persiųsti visus laiškus iš šiuo metu atidaryto el. Taip pat įgalinkite parinktį „Išsaugoti kopiją persiuntimo metu“.

Spustelėkite mygtuką „Sukurti taisyklę“.

„Yandex“ paprašys įvesti slaptažodį. Įveskite savo dabartinio el. pašto slaptažodį ir spustelėkite „Patvirtinti“.

Taisyklė bus sukurta, bet šalia jos pamatysite pranešimą „Laukiama adreso patvirtinimo“.

Dabar turite eiti į el. pašto adresą, kurį nurodėte laiškams siųsti, ir patvirtinti siuntimą. Tai atliekama pašto paslaugose, kad negalėtumėte persiųsti laiškų atsitiktiniais adresais, prie kurių neturite prieigos.

Tame laiške suraskite laišką iš „Yandex.Mail“, atidarykite jį ir spustelėkite ten esančią nuorodą.

Spustelėkite „Patvirtinti persiuntimą“.

Pasiruošę! Dabar visi laiškai, kurie atsiduria antrajame laiške („Yandex“) aplanke „Gautieji“, bus automatiškai persiųsti į jūsų pagrindinį paštą, kurį nurodėte taisyklėje.

Atkreipkite dėmesį! Pagal aukščiau sukurtą taisyklę, laiškai iš Spam aplanko nebus persiunčiami! Kadangi taisyklė nurodo „visiems el. laiškams, išskyrus šlamštą“, ir jūs negalėsite iš karto įtraukti į taisyklę „Šlamštas“, nes el. laiškų peradresavimas neveikia ir gausite klaidą „El. laiškams iš šlamšto aplanko , el. laiškų persiuntimas naudojant filtrą neįmanomas.

Bet jūs galite įsitikinti, kad taip pat siunčiamas šlamštas. Norėdami tai padaryti, turite sukurti kitą taisyklę, kuri automatiškai perkels visą šlamštą į aplanką „Gautieji“. Todėl, jei reikia siųsti ir šlamštą, informacijos apie 2-osios taisyklės kūrimą rasite toliau.

Kartais reikalingi laiškai patenka į šiukšlių dėžę, tad jei visai neplanuojate užeiti ir tikrinti savo antrojo laiško, pasikliaujant tik automatiniu laiškų persiuntimu iš ten, tuomet rekomenduoju nustatyti ir nepageidaujamų laiškų persiuntimą. !

2-osios taisyklės kūrimas. Jei reikia persiųsti „Spam“

Sukurkime kitą taisyklę.

Čia reikia nurodyti, kad visi laiškai, kuriuos paslauga pažymėjo kaip „Šlamštas“, turi būti perkelti į gautuosius.

Norėdami tai padaryti, viršuje, kur „Taikyti“, pasirinkite „tik šlamštui“ ir „su priedais ir be priedų“.

Pašalinkite sąlygą „Jei“, mums jos čia vis tiek nereikia.

Pažymėkite „Įdėti į aplanką“ ir pasirinkite „Gautieji“.

Spustelėkite „Sukurti taisyklę“.

Taisyklė paruošta!

Atlikus visas manipuliacijas, visi laiškai, atkeliavę į antrąjį paštą (kur nustatėte persiuntimą), bus apdorojami pagal sukurtas taisykles. Tai yra, jei į savo paštą gausite laišką, kurį paslauga identifikavo kaip šlamštą, tai šis laiškas pagal sukurtą taisyklę Nr. 2 automatiškai bus patalpintas į jūsų pašto dėžutę (jei nuspręsite ją nustatyti). Ir viskas, kas yra aplanke „Inbox“, savo ruožtu bus išsiųsta jūsų nurodytu el. paštu pagal taisyklę Nr. 1.

Persiuntimo nustatymas naudojant Mail.ru kaip pavyzdį

Eikite į pašto nustatymus ir pasirinkite skyrių „Filtravimo taisyklės“.

Pasirinkite „Pridėti persiuntimą“.

Nurodykite, kuriuo adresu siųsti laiškus ir spustelėkite „Išsaugoti“.

Patvirtinkite savo veiksmą įvesdami savo Mail.ru el. pašto slaptažodį.

Nueikite į elektroninio pašto adresą, kuriuo persiųsite laiškus, ten suraskite laišką iš Mail.ru ir spustelėkite laiško nuorodą (tai būtina norint patvirtinti persiuntimą).

Kitame lange spustelėkite „Patvirtinti“ ir pasirodys pranešimas, kad perkėlimas patvirtintas.

Mail.ru grįžkite į skyrių „Filtravimo taisyklės“ ir įgalinkite persiuntimą:

Jei jums reikia persiųsti el. laiškus, pažymėtus kaip „Šlamštas“, turite sukurti tą pačią taisyklę, kaip ir „Yandex“ pašto pavyzdyje. Skiltyje „Filtravimo taisyklės“ pridėkite naują taisyklę, kurioje nurodysite šiuos nustatymus.

Kas yra el. Šiuolaikiniame verslo pasaulyje tai yra:

• Tavo veidas. Tai yra su naudojant el Galite sukurti teigiamą įvaizdį savo sandorio šalies akyse arba sugadinti pirmąjį įspūdį.
• Jūsų darbo įrankis. Daug bendravimo su išoriniu pasauliu vyksta elektroniniu paštu. Todėl, jei esate įgudęs naudoti šį instrumentą, galite labai palengvinti savo gyvenimą.
• Galingas išsiblaškymas. Išorinis pasaulis el. paštu bando tave užklupti, atitraukti ir suklaidinti.

Iš šios perspektyvos pažvelkime į darbą su el. Pradėkime nuo kažko paprasto.

Laiško formatavimas

Naudoju „Mozilla Thunderbird“ el. pašto programą, todėl pateiksiu ją kaip pavyzdį. Sukurkime naują raidę ir eikime iš viršaus į apačią per laukų sąrašą.

Kam. Kopijuoti. Bcc

Kai kurie gali nežinoti, bet „Mozilla“ „To“ galima pakeisti į „Cc“ arba „Bcc“.

• Kam: rašome pagrindinį gavėją arba kelis gavėjus, atskirtus kabliataškiu.
• Kopijuoti: rašome tam, kas turėtų perskaityti laišką, bet iš kurio reakcijos nesitikime.
• Bcc: rašome tam, kuris turėtų perskaityti laišką, bet likti nežinomas kitiems laiško gavėjams. Ypač tinkamas naudoti masiniam verslo laiškų, pvz., pranešimų, siuntimui.

Neteisingai V masinis siuntimas paštu nurodykite gavėjus naudodami laukus „Kopijuoti“ arba „Kam“. Keletą kartų per metus gaunu laiškų, kurių laukelyje „Cc“ įrašyta 50–90 gavėjų. Yra privatumo pažeidimas. Ne visi jūsų gavėjai turi žinoti, su kuo dar dirbate panašia tema. Gerai, jei tai žmonės, kurie vienas kitą pažįsta. Ką daryti, jei sąraše yra konkuruojančių įmonių, kurios viena apie kitą nežino? Jūs turite būti pasirengę bent jau nereikalingiems paaiškinimams, o maksimaliai – nutraukti bendradarbiavimą su vienu iš jų. Nedaryk to.

Laiško tema

Profesionalios pašto tarnybos dažnai rašo (kartais protingai) apie el. pašto temos eilutės svarbą savo įmonių tinklaraščiuose. Tačiau dažniausiai kalbame apie pardavimo laiškus, kur laiško temos eilutė išsprendžia problemą „el. laišką reikia atidaryti“.

Aptariame kasdienę dalykinę korespondenciją. Čia tema išsprendžia problemą: „Laiškas ir jo autorius turi būti lengvai atpažįstami ir randami“. Be to, jūsų darbštumas grįš į jus daugybės atsakymo laiškų karmos pavidalu, tik su priešdėliais Re: arba FWD, tarp kurių teks ieškoti norimos raidės tema.

Dvidešimt laiškų – tai vienos dienos korespondencijos apimtis viduriniosios grandies vadovui. Aš visai nekalbu apie verslininkus ir verslo savininkus, jų laiškų skaičius kartais nukrenta iki 200 ar daugiau per dieną. Todėl dar kartą: nesiųskite el. laiškų su tuščia tema.

Taigi, kaip teisingai suformuluoti el. laiško temos eilutę?

Klaida #1 : temoje tik įmonės pavadinimas. Pavyzdžiui, „Dangus“ ir viskas. Pirma, tikriausiai nesate vienintelis iš savo įmonės, bendraujantis su šia sandorio šalimi. Antra, tokia tema neįneša jokios prasmės, nes iš adreso jau matosi Jūsų įmonės pavadinimas. Trečia, atspėkite, kaip atrodys jūsų pašto dėžutė su tokiu požiūriu į susirašinėjimą? Kažkas panašaus.

Ar patogu ieškoti tokiomis temomis?

Klaida #2 : prašmatnus, pardavimo antraštė. Puiku, jei mokate rašyti tokias antraštes. Tačiau ar tikslinga šiuos įgūdžius naudoti verslo susirašinėjime? Prisiminkite verslo laiško temos eilutės paskirtį: ne parduoti, o suteikti identifikaciją ir paiešką.

Laiško tekstas

Yra daug rašymo vadovų įvairioms progoms. Pavyzdžiui, Maksimas Iljachovas, Aleksandras Amzinas ir kiti žodžių meistrai turi daug naudingos informacijos. Patariu perskaityti jų straipsnius, bent jau pagerinti bendrą raštingumą ir pagerinti bendrą rašytinės kalbos stilių.

Rašydami laišką turime priimti kelis sprendimus paeiliui.

Mandagumo reikalas . Laiško pradžioje galite susilieti į malonumą ar net švelnumą dvasia „Brangioji Rodya, praėjo daugiau nei du mėnesiai, kai kalbėjausi su tavimi raštu, nuo ko aš pats kentėjau ir net nemiegojau. naktys, mąstymas“. Labai mandagus ir labai brangiai kainuoja tiek laiko parašyti tokiai įžangai, tiek pašnekovo laiko perskaityti. Susirašinėjimas yra verslas, prisimeni? Ne epistolinio žanro rašinys konkursui ar laiškas Raskolnikovo mamai, o dalykinė korespondencija.

Gerbiame savo ir gavėjo laiką!

Prisistatyti ir prisiminti pažinties aplinkybes prasminga tik pirmame laiške, išsiųstame po trumpalaikio susitikimo parodoje. Jei tai yra bendradarbiavimo ar nuolatinio susirašinėjimo tęsinys, pirmame dienos laiške rašome: „Labas, Ivanai“, antrajame ir vėlesniuose: „Ivanai, ...“.

Kreiptis . Man visada rūpėjo klausimas, į ką kreiptis laiške, jei yra keli gavėjai. Neseniai parašiau laišką, adresuotą trims mergaitėms, vardu Anna. Be jokios abejonės, parašiau „Sveika, Ana“ ir nesijaudinau. Tačiau tokia sėkmė ne visada būna.

Ką daryti, jei yra trys ar net septyni gavėjai ir jie neturi vienodo vardo? Galite juos išvardyti pagal pavadinimą: „Laba diena, Rodionai, Pulcherija, Avdotya ir Piotras Petrovičius“. Bet tai ilgai ir užtrunka. Galite parašyti: „Sveiki, kolegos!

Aš naudoju taisyklę kreiptis į asmenį vardu „Kam“ laukelyje. Ir visai nesikreipkite į kopiją. Ši taisyklė taip pat leidžia tiksliau nustatyti (vieną!) laiško adresatą ir šio laiško paskirtį.

Citata . Dažnai susirašinėjimas yra laiškų grandinė su klausimais ir atsakymais – žodžiu, dialogas. Manoma, kad gera praktika netrinti susirašinėjimo istorijos ir savo atsakymą rašyti cituojamo teksto viršuje, kad po savaitės grįžus prie šios korespondencijos būtų galima lengvai perskaityti dialogą iš viršaus į apačią, mažėjant pagal datą.

Dėl tam tikrų priežasčių numatytasis „Mozilla“ nustatymas yra „Padėkite žymeklį po cituoto teksto“. Rekomenduoju jį pakeisti meniu „Įrankiai“ → „Paskyros parinktys“ → „Kūrimas ir adresavimas“. Taip turi būti.

Laiško tikslas . Yra dviejų tipų verslo laiškai:

• kai tiesiog informuojame pašnekovą (pvz., mėnesio atliktų darbų ataskaita);
• o kai ko nors norime iš pašnekovo. Pavyzdžiui, kad jis patvirtintų pridedamą sąskaitą apmokėjimui.

Paprastai padrąsinančių laiškų yra daug kartų daugiau nei pranešančių laiškų. Jei norime ko nors pasiekti iš pašnekovo, labai svarbu tai pasakyti laiške paprastu tekstu. Kartu su raginimu veikti turi būti nurodytas vardas ir tai turi būti paskutinis laiško sakinys.

Neteisingai : „Porfiry Petrovičiau, aš žinau, kas mirtinai nulaužė seną moterį“.

Teisingai : „Porfirijus Petrovičiau, aš nulaužiau seną moterį, prašau imtis priemonių mane suimti, aš pavargau nuo kančių!

Kodėl korespondentas turėtų pagalvoti už jus, ką daryti su šiuo laišku? Juk jis gali priimti neteisingą sprendimą.

Parašas tekste . Ji turi būti. Be to, visos el. pašto programos leidžia sukonfigūruoti automatinį parašo pakeitimą, pavyzdžiui, klasikinį „Pagarbiai...“. „Mozilla“ tai atliekama meniu „Įrankiai“ → „Paskyros parinktys“.

Rašyti paraše kontaktus ar ne – kiekvieno asmeninis reikalas. Bet jei esate kaip nors susijęs su pardavimu, būtinai parašykite. Net jei sandoris neįvyks dėl bendravimo, ateityje būsite nesunkiai rastas naudojantis kontaktais iš parašo.

Galiausiai, dar viena laiško korpuso savybė tiems pašnekovams, kurie nemėgsta (negali, nenori, neturi laiko) atsakyti į jūsų laiškus. Nurodykite numatytąjį laiško tekstą. Pavyzdžiui, „Porfiry Petrovičiau, jei neatvyksi manęs suimti iki penktadienio 12 val., aš laikau save amnestuotu“. Žinoma, terminas turi būti realus (teksto iš pavyzdžio nereikėtų siųsti penktadienį 11:50). Gavėjas turi būti fiziškai pajėgus perskaityti jūsų laišką ir veikti pagal jį. Tokia „tyla“ atleidžia jus nuo atsakomybės už pašnekovo nesugebėjimą atsakyti. Kaip visada, šią funkciją reikia naudoti išmintingai. Jei žmogus į jūsų laiškus atsako laiku ir reguliariai, toks ultimatumas gali, jei ne, jį įžeisti, tai šiek tiek sujaudinti arba lemti sprendimą neatsakyti į laišką dabar, o priversti laukti penktadienio.

Priedai

Laiškai dažnai būna su priedais: gyvenimo aprašymai, komerciniai pasiūlymai, sąmatos, grafikai, dokumentų skenavimas – labai patogus įrankis ir kartu populiarių klaidų šaltinis.

Klaida : didžiulis investicijų dydis. Dažnai gaunu el. laiškus su priedais iki 20 MB. Paprastai tai yra kai kurių dokumentų nuskaitymas TIFF formatu, kurio skiriamoji geba yra 600 dpi. Pašto programa Korespondentas beveik neabejotinai įstrigs kelioms minutėms, veltui bandydamas įkelti šio priedo peržiūrą. Ir neduok Dieve, kad gavėjas bandytų perskaityti šį laišką išmaniajame telefone...

Aš asmeniškai tokius laiškus iš karto ištrinu. Nenorite, kad jūsų el. laiškas atsidurtų šiukšliadėžėje prieš jį perskaitytas? Patikrinkite investicijos dydį. Rekomenduojama, kad ji būtų ne didesnė kaip 3 MB.

Ką daryti, jei jis viršija?

• Pabandykite iš naujo sukonfigūruoti skaitytuvą į kitą formatą ir skyrą. Pavyzdžiui, PDF ir 300 dpi nuskaito gana gerai.
• Pagalvokite apie tokias programas kaip WinRar archyvatorius arba 7zip. Kai kurie failai puikiai suspaudžiami.
• Ką daryti, jei priedas yra didžiulis ir negalite jo suspausti? Pavyzdžiui, beveik tuščia apskaitos duomenų bazė sveria 900 MB. Į pagalbą ateis informacijos debesyje saugojimo paslaugos: „Dropbox“, Google diskas ir panašiai. Kai kurios paslaugos, pvz., Mail.ru, automatiškai konvertuoja didžiulius priedus į nuorodas į saugykla debesyje. Bet aš norėčiau pats tvarkyti savo informaciją, saugomą debesyje, todėl nepritariu automatizavimui iš Mail.ru.

Ir dar viena ne visai akivaizdi rekomendacija dėl investicijų – jų Vardas . Ji turi būti suprantama ir priimtina gavėjui. Kartą mes įmonėje ruošėme komercinį pasiūlymą... tebūnie Fiodoras Michailovičius Dostojevskis. Gavau patvirtinti vadybininko laišką su CP projektu, o priede buvo failas pavadinimu „ForFedi.docx“. Vadovas, kuris man tai atsiuntė, turėjo dialogą, kuris vyko maždaug taip:

Gerbiamas vadove, ar jūs asmeniškai pasiruošęs prieiti prie šio gerbiamo žmogaus ir pavadinti jį Fedja į akis?

Kažkaip ne, jis gerbiamas žmogus, visi jį vadina vardu ir patronimu.

Kodėl priedą pavadinote „Už Fedi“? Jei aš jam atsiųsiu dabar, ar manote, kad jis pirks iš mūsų kirvius naudodamas šį CP?

Vėliau ketinau pervadinti...

Kam ruošti uždelsto veikimo bombą – potencialaus kliento atsisakymą – ar sukurti sau papildomo darbo pervardijant failą? Kodėl iš karto nepavadinus priedo teisingai: „Fiodorui Michailovičiui.docx“ arba dar geriau - „KP_Sky_Axes.docx“.

Taigi, mes daugiau ar mažiau sutvarkėme el. paštą kaip „veidą“. Pereikime prie peržiūros paštu kaip efektyvaus darbo įrankį ir pakalbėkime apie jo dėmesį blaškantį komponentą.

Darbas su raidėmis

El. paštas yra galingas blaškymas. Kaip ir su bet kokiu blaškymu, elektroniniu paštu reikia kovoti sugriežtinus taisykles ir įvedant darbo grafikus.

Bent jau turite išjungti VISUS pranešimus apie pašto siuntas. Jei el. pašto programa sukonfigūruota pagal numatytuosius nustatymus, jums bus pranešta ir garso signalas, jie mirksės šalia laikrodžio esančia piktograma ir parodys laiško peržiūrą. Žodžiu, jie padarys viską, kad iš pradžių atitrauktų jus nuo kruopštaus darbo, o paskui panardintų į neskaitytų laiškų ir neperžiūrėtų laiškų bedugnę – atėmus valandą ar dvi iš jūsų gyvenimo.

Kai kurie žmonės turi galingą valios jėgą, kuri leidžia jiems nesiblaškyti nuo pranešimų, tačiau paprastiems žmonėms geriau nevilioti likimo ir jų išjungti. „Mozilla Thunderbird“ tai atliekama meniu „Įrankiai“ → „Nustatymai“ → „Bendra“ → „Kai pasirodo nauji pranešimai“.

Jei pranešimų nėra, kaip suprasti, kad atėjo laiškas?

Labai paprasta. Jūs pats sąmoningai skiriate laiko išanalizuoti savo paštą, atidaryti el. pašto programą ir viską pamatyti neskaitytus pranešimus. Tai galima padaryti du kartus per dieną, pavyzdžiui, per pietus ir vakare, arba priverstinės prastovos metu, pavyzdžiui, eismo spūstyse.

Žmonės dažnai klausia, o kaip su atsakymo laiku ir skubiais laiškais? Atsakau: jūsų pašte nėra skubių laiškų. Nebent dirbate klientų aptarnavimo skyriuje (šis skyrius turi savo darbo su paštu taisykles).

Jei yra skubių laiškų, siuntėjas apie tai praneš kitais kanalais – telefonu, SMS, Skype. Tada jūs sąmoningai eisite į savo el. pašto programą ir apdorosite skubius laiškus. Visi laiko valdymo guru (pavyzdžiui, Glebas Archangelskis su savo „Laiko važiavimu“) deklaruoja standartinį atsakymą į el. laišką per 24 valandas. Tai įprasta geros manieros taisyklė – nesitikėk iš pašnekovo momentinių atsakymų el. paštu. Jei yra skubus laiškas, praneškite apie jį greitesniais ryšio kanalais.

Taigi, mes išjungėme pranešimus, o dabar įjunkite el. pašto programą pagal savo tvarkaraštį.

Ką daryti, kai einame į paštą ir užsiimame veikla, vadinama „el. pašto rūšiavimu“? Kur šio darbo pradžia ir pabaiga?

Daug girdėjau apie zero inbox sistemą, bet, deja, nesutikau nė vieno ja besinaudojančio žmogaus. Turėjau išradinėti savo dviratį iš naujo. „Lifehacker“ yra straipsnių šia tema. Pavyzdžiui, „“. Žemiau aš kalbėsiu apie nulinę gautųjų sistemą mano interpretacijoje. Būčiau dėkingas, jei GTD guru pakomentuotų ir papildytų ar patobulintų aprašytą sistemą.

Svarbu suprasti ir priimti, kad el. paštas nėra jūsų veiklos užduočių planuoklis ar archyvas. Todėl aplankas Gautieji visada turi būti tuščias. Pradėję rūšiuoti gautuosius, nesustokite ir nieko nesiblaškykite, kol neištuštinsite šio aplanko.

Ką daryti su el. laiškais gautuosiuose? Turite eiti per kiekvieną raidę iš eilės ir ją ištrinti. Taip, tiesiog pažymėkite ir klaviatūroje paspauskite Delete. Jei negalite priversti ištrinti laiško, turėsite nuspręsti, ką su juo daryti.

1. Ar galite atsakyti per tris minutes? Ar man reikia į jį atsakyti? Taip, būtina, o atsakymas užtruks ne ilgiau kaip tris minutes, tada atsakykite iš karto.
2. Privalote atsakyti, bet atsakymo paruošimas užtruks daugiau nei tris minutes. Jei naudojate užduočių planavimo priemonę, leidžiančią paversti el. laišką užduotimi, paverskite el. laišką užduotimi ir kuriam laikui pamirškite. Pavyzdžiui, naudojuosi visiškai nuostabia paslauga Doit.im. Tai leidžia sugeneruoti asmeninį el. pašto adresą: persiunčiate jam laišką ir jis virsta užduotimi. Bet jei neturite užduočių planavimo priemonės, perkelkite raidę į poaplankį „0_Run“.
3. Greitai atsakius į laišką, pavertus jį užduotimi ar tiesiog perskaičius, reikia nuspręsti, ką toliau daryti su šiuo pranešimu: ištrinti arba išsiųsti į vieną iš aplankų ilgalaikiam saugojimui.

Štai mano turimi ilgalaikio saugojimo aplankai.

• 0_Vykdyti. Aš tokio aplanko neturiu, bet jei neturite planuotojo, kartoju, čia galite įdėti detalaus darbo reikalaujančius laiškus. Šį aplanką taip pat reikia reguliariai valyti, tačiau apgalvotai, specialiai tam skirtu laiku.
• 1_Nuor.Čia dedu laiškus su fonine informacija: sveikinimo laiškai su prisijungimais iš įvairių interneto paslaugų, bilietai į artėjančius skrydžius ir pan.
• 2_Projektai.Čia saugomas korespondencijos apie partnerius ir projektus, su kuriais palaikomi dabartiniai santykiai, archyvas. Natūralu, kad kiekvienam projektui ar partneriui yra a atskiras aplankas. Į partnerio aplanką dedu ne tik jo darbuotojų, bet ir su šiuo partneriu susijusių „Neba“ darbuotojų laiškus. Labai patogu: jei reikia, visa korespondencija apie projektą pasiekiama keliais paspaudimais.
• 3_Muziejus.Čia padėjau tuos laiškus, kuriuos būtų gaila ištrinti, o nauda iš jų nėra akivaizdi. Taip pat čia perkeliami aplankai su uždarytais projektais iš „2_Projects“. Trumpai tariant, „Muziejus“ saugo pirmuosius kandidatus pašalinti.
• 4_Dokumentai.Štai laiškai iš elektroniniai pavyzdžiai dokumentai, kurie ateityje gali būti naudingi apskaitai, pavyzdžiui, klientų sutikrinimo ataskaitos, išvyktų kelionių bilietai. Aplankas turi daug panašumų su „2_Projects“ ir „1_Reference“ aplankais, jame saugoma tik apskaitos informacija, o valdymo informacija – aplanke „2_Projects“. „4_Dokumentuose“ yra negyva informacija, o „2_Projektuose“ yra tiesioginė informacija.
• 5_Žinios.Čia dedu tik tikrai naudingus naujienlaiškius, prie kurių norisi sugrįžti po kurio laiko, pasisemti įkvėpimo ar ieškoti sprendimų.

Yra ir kitų nustatymų pašto klientas, svarbios šios sistemos veikimui. Pirma, pagal numatytuosius nustatymus „Thunderbird“ yra žymimasis laukelis „Žymėti pranešimus kaip skaitytus“. Man labiau patinka tai daryti sąmoningai, todėl nuleiskite vėliavą! Norėdami tai padaryti, eikite į meniu „Įrankiai“ → „Nustatymai“ → „Išplėstiniai“ → „Skaitymas ir rodymas“.

Antra, mes naudojame filtrai . Anksčiau aktyviai naudojau filtrus, kurie automatiškai persiųsdavo laiškus į atitinkamus aplankus pagal siuntėjo adresą. Pavyzdžiui, advokato laiškai buvo perkelti į aplanką „Advokatas“. Atsisakiau šio požiūrio dėl kelių priežasčių. Pirma: advokato laiškai 99% atvejų yra susiję su kokiu nors projektu ar partneriu, o tai reiškia, kad jie turi būti perkelti į šio partnerio ar projekto aplanką. Antra: nusprendžiau padidinti sąmoningumą. Jūs patys turite nuspręsti, kur saugoti konkretų laišką, o neapdorotų žinučių patogiau ieškoti tik vienoje vietoje – gautųjų dėžutėje. Dabar filtrus naudoju tik automatiniams įprastiems laiškams iš įvairių sistemų suskirstyti į aplankus, tai yra laiškus, kuriems nereikia priimti sprendimų. „Mozilla Thunderbird“ filtrai sukonfigūruojami meniu „Įrankiai“ → „Pranešimų filtrai“.

Taigi, laikantis tinkamo požiūrio, el. laiškas turėtų užtrukti nuo 10 iki 60 minučių per dieną, priklausomai nuo susirašinėjimo apimties.

Taip, ir dar vienas dalykas. Ar jau išjungėte pranešimus apie naujų laiškų atėjimą? ;)

IN Microsoft Outlook Galite nurodyti, kad visiems išsiųstiems laiškams automatinis BCC (Bcc) bus išsiųstas kitiems adresų sąrašams arba vartotojams.

Vienas iš scenarijų, kai ši taisyklė yra naudinga, yra tada, kai visi grupės nariai atsako į gaunamus el. pašto pranešimus, pvz., į centrą techninė pagalba. Kai vienas grupės narys atsako į pranešimą, kiti grupės nariai automatiškai gauna atsakymo kopiją, todėl visi siunčiami pranešimai yra atnaujinami.

kliento taisyklės

Sukurkite taisyklę

Dabar kiekvieną kartą, kai siunčiate pranešimą, nesvarbu, ar tai naujas pranešimas, persiunčiate pranešimą ar atsakymą, taisyklėje nurodyti žmonės ar grupės bus automatiškai pridėti kaip kopijų gavėjai. Žmonių ar grupių vardai nerodomi pranešimo kūrimo eilutėje Cc, bet tie vardai bus rodomi visiems pranešimo gavėjams.

Išjungti taisyklę

Pašto rodinyje, skirtuke Pradžia spustelėkite mygtuką taisykles > Tvarkykite taisykles ir įspėjimus.

Skilties skirtuke Taisyklė

Spustelėkite mygtuką Gerai.

Taisyklės ir įspėjimai.

Patarimas: Daugiau informacijos Norėdami gauti informacijos, kaip greitai išjungti šią taisyklę atskiriems pranešimams, žr. kitą skyrių ("").

Naudokite kategoriją, kad išjungtumėte automatinį atskirų pranešimų CC

Jei norite lanksčiai išjungti automatines naujas kopijavimo taisykles, pagrįstas vienu pranešimu, nereikia naršyti dialogo lange taisyklės ir įspėjimai, galite naudoti kategorijų funkciją programoje „Outlook“ kartu su taisykle.

Patarimas:

Pirmiausia turite sukurti taisyklę, kuri automatiškai siųstų visų siunčiamų el. pašto pranešimų akląją kopiją (CC).

Ši specifinė taisyklė vadinama kliento taisyklės. Kliento taisyklės veikia tik kompiuteryje, kuriame jos sukurtos, ir vykdomos tik tada, kai veikia „Outlook“. Jei siųstumėte el. laišką naudodami sąskaitą laišką kitame kompiuteryje, taisyklė nebus vykdoma iš to kompiuterio, kad būtų sukurta šiame kompiuteryje. Ta pati taisyklė turi būti sukurta kiekviename kompiuteryje, kuris planuoja ją naudoti.

Sukurkite taisyklę

Dabar kiekvieną kartą, kai siunčiate pranešimą, nesvarbu, ar tai naujas pranešimas, persiunčiate pranešimą ar atsakymą, taisyklėje nurodyti žmonės arba platinimo sąrašai bus automatiškai įtraukti kaip kopijų gavėjai. Žmonių vardai arba platinimo sąrašai nerodomi pranešimo kūrimo eilutėje Cc, bet tie vardai bus rodomi visiems, kurie gauna pranešimą.

Išjungti taisyklę

Kad kopija nebūtų siunčiama automatiškai, pirmiausia turite išjungti taisyklę.

Meniu esančiame pašte Aptarnavimas spustelėkite mygtuką Taisyklės ir įspėjimai.

Skirtuke Pašto taisyklės skyriuje Taisyklė atžymėkite laukelį, atitinkantį jūsų sukurtą taisyklę.

Spustelėkite mygtuką Gerai.

Dabar galite išsiųsti pranešimą automatiškai neišsiųsdami kopijos kitiems žmonėms ar adresų sąrašams. Taisyklė bus neaktyvi, kol ji nebus vėl įjungta dialogo lange Taisyklės ir įspėjimai.

Patarimas:

Naudokite kategoriją, kad išjungtumėte automatinį atskirų pranešimų CC

Jei norite išjungti naują automatinio siuntimo CC taisyklę atskiriems pranešimams neiškviečiant dialogo lango Taisyklės ir įspėjimai, galite nustatyti taisyklę pagal kategoriją, kurioje galima Office Outlook 2007.

Pakeiskite anksčiau sukurtą taisyklę, kad pridėjus nurodytą kategoriją prie pranešimo taisyklė automatiškai nesiųstų kopijos.

Kai norite išjungti pranešimo automatinio kopijavimo taisyklę, pritaikykite jam kategoriją.

Patarimas: Galite naudoti spartųjį klavišą, jei jį nurodėte kurdami kategoriją.

Kai siunčiate pranešimą, automatinio kopijavimo taisyklė nebus taikoma.