Эксель не так прост, как Ворд, поэтому многие его не понимают, и не любят работать в нем. Взять хотя бы такой пример. Вам необходимо распечатать таблицу, но на выходе получается страница с такими мелкими данными, что рассмотреть их можно только с помощью лупы. Одно время наши сотрудники меня просто замучили этим вопросом. Что они только не пытались делать, и раздвигали колонки вручную, и изменяли масштаб таблицы, и изменяли размер шрифта, но при выходе листа из принтера все равно выходило одно и тоже.
В Microsoft Excel 2003 область печати настраивается через меню Файл
Откройте меню - Файл - Параметры страницы .
В открывшемся окне настроек Параметры страницы , на вкладке Страница , в поле Масштаб измените цифру % от натуральной величины либо в сторону увеличения, либо в сторону уменьшения.
То же самое можно сделать по-другому.
Ниже, если вы установите переключатель (точка) на разместить не более чем на: и в маленьком окошке напротив этой надписи установите количество страниц, то этим вы также задаете масштаб для распечатки документа. Если вы установите цифру 1 , то весь документ у вас разместиться на одном листе, а читабельно это будет или нет, для программы значения не имеет.
В Microsoft Excel 2007/2010 область печати настраивается на вкладке Разметка страницы . Выберите на этой вкладке ленту Параметры страницы - Область печати .
Здесь можно даже указать для печати только одну ячейку.
Надеюсь, эта статья спасет не одну душу и нервы.
В отличие от Microsoft Word, в Excel есть одна особенность, касающаяся размещения таблиц на листе. Если вам требуется, чтобы ваша таблица умещалась ровно на лист А4, то требуется её подогнать по размеру. Естественно, это можно сделать посредством изменения ширины столбцов и высоты строк.
Здесь я рассмотрю достаточно распространённый случай, когда таблица должна занимать ровно один лист А4. Пример буду показывать для подгонки таблицы по высоте, поскольку это встречается наиболее часто. На курсах Excel в я этот пример демонстрирую достаточно часто и могу однозначно сказать, что с подгонкой таблицы по высоте у большинства изучающих Excel людей возникают сложности. В оригинале на курсах пример более сложный, но здесь я его упростил, поскольку иначе в статье его рассматривать достаточно долго.
Тут была важная часть статьи, но без JavaScript её не видно!
Допустим у нас есть таблица, представленная на рисунке ниже. Как видите, в ней 25 строк, не считая заголовка . Задача: сделать так, чтобы эта таблица была по высоте равна листу А4, при этом число строк должно быть именно таким, как указано.
На рисунке вы также можете видеть пунктирные линии, отображающие границы печатного листа. На положение границ влияет как размер листа, так и установленные печатные поля . Размеры полей я изменять не буду; размер листа у принтера всегда А4. Поэтому само собой очевидно, что в данном случае следует растянуть таблицу так, чтобы она стала больше по высоте и заняла весь лист.
Поскольку большую часть таблицы занимают строки с её содержимым, то именно за счёт изменения их высоты и следует растягивать таблицу. В статье про эффективное изменение размеров ячеек, размещённой ранее на сайт , я писал про массовое изменение высоты строк. В данном случае нужно выделить все 25 строк таблицы, а заодно и заголовок, чтобы его размер не оказался меньше, чем у остальной части таблицы, что некрасиво. После выделения вызываем контекстное меню и выбираем с нём пункт "Высота строк" .
Напоминаю, что если в меню нет такого пункта, значит его не там вызвали. В видеоролике в конце статьи показано, как это делать.
Далее всё просто — устанавливаем некоторую высоту строки, подтверждаем, смотрим на результат. Конечно, с первого раза вряд ли получится, но, повторив эту операцию, несколько раз, можно добиться того, чтобы таблица стала размером ровно с печатный лист установленного размера, то есть А4. Ниже показан результат.
Чтобы процесс шёл быстрее, после каждого изменения высоты строки не нужно сбрасывать выделение , чтобы не пришлось устанавливать его снова и снова. На курсах Microsoft Excel я много раз замечал, что слишком много пользователей неправильно работают с выделением областей: сбрасывают выделение, когда оно нужно, или оставляют, когда оно, напротив, уже больше не пригодится. Работайте с выделением правильно!
Видеоурок о подгонке таблицы Excel под лист А4
На видео показан простой пример того, как вы можете заставить таблицу Эксель уместиться на листе формата А4. Это бывает полезно при создании документов, которые должны обязательно занимать только один печатный лист при выводе на принтер. Это, конечно, не значит, что вообще любой документ можно поместить на А4!
Подведём итоги
Вы можете разместить некоторую таблицу на листе Excel так, чтобы она занимала ровно весь лист по высоте, ширине или по обоим измерениям. Это, в основном, касается всяких бланков, но бывают и другие случаи. Ключевые фразы тут — изменение высоты строки и "изменение ширины столбца".
Всё это и многое другое Вы можете изучить на моих дистанционных курсах Excel, которые я провожу через интернет по Skype. Занятия по Скайпу весьма эффективны, поскольку проводятся только индивидуально. Подробнее о том, как работает этот современный способ обучения, Вы можете прочитать .
Когда вы открываете новую книгу, то все ячейки в ней имеют размер по умолчанию. У вас есть возможность изменять ячейки, вставлять и удалять столбцы, строки и ячейки, если это необходимо.
В этом уроке вы узнаете, как изменять высоту строк и ширину столбцов, вставлять и удалять строки и столбцы, переносить текст в ячейке и объединять ячейки.
Работа со строками, столбцами и ячейками
По умолчанию, каждая строка и каждый столбец новой книги имеют одинаковую высоту и ширину . Excel позволяет вам изменять ширину столбцов и высоту строк разными способами.
Чтобы изменить ширину столбца:
Если отображаются знаки (#######) в ячейке, это означает что столбец недостаточно широк, чтобы отобразить содержимое ячейки. Просто увеличьте ширину столбца, чтобы отобразить содержимое ячейки.
Чтобы установить точное значение ширины столбца:
Выберите автоподбор ширины столбца из выпадающего списка команды Формат, и Excel будет автоматически подбирать ширину каждого выделенного столбца в соответствии со введенным текстом.
Чтобы изменить высоту строки:
Чтобы установить точное значение высоты строки:
Выберите автоподбор высоты строки из выпадающего списка команды Формат, и Excel будет автоматически подбирать высоту каждой выделенной строки в соответствии со введенным текстом.
Чтобы вставить строки:
Когда вы вставляете новые строки, столбцы или ячейки, около вставленных ячеек можете увидеть кнопку Параметров вставки . Эта кнопка позволяет вам выбрать, как Excel следует их отформатировать. По умолчанию, Excel форматирует вставленные строки или столбцы также, как и ячейки в строке над вставленной. Чтобы получить доступ к большему количеству параметров, наведите курсор на кнопку Параметры вставки и кликните по стрелке выпадающего списка.
Чтобы вставить столбцы:
По умолчанию, Excel форматирует вставленные столбцы также, как и столбцы слева от них. Чтобы получить доступ к большему количеству параметров, наведите курсор на кнопку Параметры вставки и кликните по стрелке выпадающего списка.
Когда вы вставляете строки или столбцы, обязательно убедитесь, что выделили строку или столбец кликом по заголовку, то есть все их ячейки выделены. Если вы выделите только ячейку, то вставится тоже только одна новая ячейка.
Чтобы удалить строки:
Чтобы удалить столбцы:
Перенос текста и объединение ячеек
Если ячейка содержит больше текста, чем может быть отображено, вы можете выбрать опцию Перенос текста в ячейке или объединить ячейку с пустыми соседними. Перенос текста заставляет текст отображаться в ячейке в несколько строк. Объединить ячейки соединяет соседние ячейки в одну.
Чтобы установить Перенос текста:
Если вы передумали переносить текст, просто еще раз нажмите на кнопку команды Перенос текста.
Чтобы объединить ячейки с помощью команды «Объединить и поместить в центре»:
Если вы передумали объединять ячейки, просто еще раз кликните по команде Объединить и поместить в центре.
Чтобы получить доступ к параметрам объединения:
Кликните по стрелке выпадающего меню у команды «Объединить и поместить в центре» на вкладке Главная. Появится выпадающее меню.
- Объединить и поместить в центре: Объединяет выделенные ячейки и помещает текст в центр.
- Объединить по строкам: Объединяет каждую строку выделенных ячеек в большие ячейки. Эта команда полезна, когда вы объединяете содержимое многих ячеек в строках, но не хотите создавать одну большую ячейку.
- Объединить ячейки: Объединяет выделенные ячейки в одну.
- Отменить объединение ячеек: Отменяет объединение выделенных ячеек.
Практикуйте!
- Откройте существующую Excel 2010 книгу.
- Измените размер столбца.
- Измените размер строки в 46 пикселей.
- Вставьте колонку между колонками А и В.
- Вставка строку между строк 3 и 4.
- Удалите столбец или строку.
- Попробуйте объединить несколько ячеек.
Причины увеличения объема файлов кроются во внутреннем формате представления документов MS Excel. Сам по себе этот формат загадочный. Подробно рассматривать его мы, конечно же, не будем — не бухгалтерская это задача. А вот на практических приемах сокращения файлов в MS Excel я предлагаю остановиться подробнее. В большинстве случаев такие приемы позволяют не только уменьшить объем занимаемого документами Excel пространства, но и ускорить их обработку. А это — немаловажный фактор при работе с большими базами данных, которые в бухгалтерской практике встречаются буквально на каждом шагу. Начнем непосредственно с электронной таблицы.
Оптимизируем рабочий лист
Итак, сейчас наша задача — разобраться, какие элементы рабочего листа MS Excel могут увеличить размер файла и что можно сделать в такой ситуации. Для начала поработаем с документом, где есть только данные и расчетные формулы. Я выбрал в качестве примера базу, фрагмент которой показан на рис. 1. В ней ровно 5000 записей, представлен документ в формате Excel 2003 с расширением « *.xls ». База содержит семь полей, занимает около 367 Кбайт — эту цифру я предлагаю запомнить. Теперь делаем так:
1. Становимся в конце таблицы. Нажимаем комбинацию « Ctrl+↓ » (переходим в конец рабочего листа). В стандартном формате MS Excel это строка с номером 65536.
2. В любой ячейке этой строки изменяем формат. Например, выделяем ячейку желтым фоном.
3. Сохраняем документ и смотрим на оглавление диска. Размер файла увеличился, теперь он составляет 445 Кбайт. Казалось бы, немного. Тем не менее, прирост составил около 21 % .
4. Удаляем форматирование и снова сохраняем файл. Объем документа не изменился — он по-прежнему остался больше исходного.
Важно! При сохранении файла Excel запоминает не только реально заполненные ячейки, но и ранее используемый диапазон. При очистке ячеек Excel не исключает их из этого диапазона и запоминает в файле больше данных, чем есть в документе на самом деле.
Решить эту проблему очень просто.
Совет Удалите все ненужные (в том числе — пустые!) строки и столбцы, расположенные справа и снизу от таблицы, и пересохраните документ. Таблица станет компактнее.
Обратите внимание, что сложное, многоцветное форматирование, условное форматирование заметно увеличивают размер файла. Чтобы файл занимал меньше места, оставьте в нем только самое необходимое. Лишние форматы удалите. В Excel 2010 для этого сделайте так:
1. Выделите блок ячеек.
2. На ленте « Главная » (рис. 2) нажмите кнопку « Очистить ».
3. Из предложенного меню выберите нужный вариант « Очистить форматы » (рис. 2). В программе Excel 2003 для этой цели можно воспользоваться меню « Правка → Очистить → Формат ».
Ставим значения
вместо формул
Вторым важным фактором сокращения документа является замена формул их значениями. Разумеется, такой прием возможен не всегда. Тем не менее в реальной работе часто бывают ситуации, когда в какой-то момент формулы в таблице уже не нужны. Но они остаются, хранятся вместе с документом. И не только занимают лишнее пространство, но и замедляют обработку таблицы. Чтобы избавиться от ненужных формул, сделайте так:
1. Выделите участок таблицы, где можно удалить формулы.
2. Скопируйте фрагмент в буфер обмена (комбинация « Ctrl+C »).
3. Не снимая выделения, щелкните на значке выпадающего списка иконки « Вставить » главного меню программы. Откроется меню, как на рис. 3.
4. Выберите вариант « Специальная вставка… ». Откроется окно « Специальная вставка », как на рис. 4. В Excel 2003 окно специальной вставки можно открыть по команде « Правка → Специальная вставка ».
5. В этом окне установите переключатель « Вставка » в положение « Значения ».
6. Нажмите « ОК ».
Теперь сохраните документ и оцените объем полученного файла. Наверняка он станет меньше. А насколько меньше — зависит от количества формул, которые хранились в выделенном блоке. Но в любом случае обновление таблицы теперь будет происходить быстрее. Для больших баз данных такое ускорение может оказаться весьма ощутимым. Кстати, замену формул значениями имеет смысл делать и по другой причине: в таком случае будет меньше потенциальных проблем с адресацией ячеек при сложном преобразовании таблиц методами обработки данных.
Удаляем примечания
В сложных таблицах может запутаться даже умудренный опытом бухгалтер. Не говоря уже о ситуациях, когда документ разрабатывает один человек, а пользоваться им будут другие. Поэтому хорошим стилем работы в Excel является добавление примечаний к неочевидным фрагментам документа. И здесь, как говорится, все хорошо в меру. Лишние примечания тоже занимают место, без них таблица будет компактнее. Чтобы удалить примечания, делаем так:
1. Открываем документ, находим ячейку с примечанием.
2. Щелкаем на этой ячейке правой кнопкой мышки, откроется контекстное меню, как на рис. 5.
3. Из этого меню выбираем « Удалить примечание ».
Обычно эффект от удаления примечаний невелик — объем информации в комментариях, как правило, не превышает нескольких килобайт. Но бывают и исключения. Например, когда ячейка с примечанием была скопирована на большую область рабочего листа. При таком копировании вместе с содержимым исходной ячейки будет продублировано и примечание. И соответственно суммарный объем информации во всех примечаниях может возрасти в десятки и сотни раз.
Уменьшаем размер
сводных таблиц
Сводные таблицы — одна из самых распространенных причин увеличения размеров файла в MS Excel. Здесь ситуация такова. При создании сводной таблицы Excel формирует специальную базу данных (так называемый «внутренний кэш», или «кэш сводной таблицы») и сохраняет ее вместе с документом. По сути, внутренний кэш — это заготовка для формирования итоговых отчетов самой разной структуры. В ней хранится информация о доступных полях в исходной базе, возможных связях между ними, промежуточные итоги и другие вычисляемые элементы. Основной плюс работы с кэшем — это высокая производительность. При корректировке структуры сводного отчета Excel не делает всю работу с нуля — большую часть информации он берет из кэша в готовом виде. Но это не все. В бухгалтерской практике часто формируют несколько сводных таблиц по одним и тем же исходным данным. В такой ситуации предусмотрена возможность использовать для каждой новой таблицы один и тот же кэш. Это очень удобно. Например, при обновлении сводной таблицы Excel автоматически обновит все отчеты, построенные на одном кэше. Кроме того, использование общей рабочей базы позволяет существенно сократить объем документа.
Однако работа с кэшем имеет и свои недостатки. Дело в том, что размер кэша может превышать объем самого отчета, причем в несколько раз! А это приводит к резкому увеличению документа. В то же время, мощность современного компьютера позволяет пересчитать сводный отчет из нескольких десятков тысяч записей за считанные секунды. Так что выигрыш от использования кэша в плане производительности относительно невелик. Поэтому во многих случаях имеет смысл вообще отказаться от работы с кэшем, и тем самым сократить размер документа. Посмотрим, что нужно предпринять, чтобы не сохранять кэш в сводной таблице. Делаем так:
1. Открываем документ, становимся на любую ячейку внутри сводного отчета.
2. Щелкаем правой кнопкой мышки, откроется контекстное меню, как на рис. 6.
3. В этом меню выбираем пункт « Параметры таблицы… ». Откроется окно настроек, как на рис. 7.
4. В нем переходим на закладку « Данные » и отключаем флажок « Сохранять исходные данные вместе с файлом ».
5. Нажимаем « ОК ».
Все, теперь в документе будет храниться только сводный отчет. Пару слов об эффективности этого метода. Для базы данных, изображенной на рис. 1, я построил сводный отчет относительно объемов реализации товаров по датам. То есть в отчете фигурировали три поля: дата реализации, наименование товара и сумма. Документ вместе со сводной таблицей занял 1489 Кбайт. После того как я перестроил отчет и удалил из него кэш, документ сократился до 982 Кбайт. В данном случае только на одной сводной таблице мы сэкономили порядка 35 % от общего объема документа. Неплохой результат.
Говоря об оптимизации сводных отчетов, хочу обратить внимание на такой момент. Важную роль в этом вопросе играет то, как была указана область исходных данных для построения отчета. Например, в базе на рис. 1 я могу точно указать часть рабочего листа, по которой будет формироваться сводная таблица. Например, это может быть блок « A1:G5001 » (напомню, что в базе я оставил 5000 записей, плюс одна строка на заголовок). Но в этом случае при добавлении записей в основную базу они не будут попадать в сводный отчет. И это — явный минус. С другой стороны, в таком подходе есть и позитивный момент: сводная таблица будет занимать немного места. На практике чаще всего поступают иначе — указывают в качестве исходных данных область колонок . Например, для базы на рис. 1 это могут быть колонки « A:G ». Так поступают для того, чтобы при добавлении новых строк в таблицу они автоматически попали в сводный отчет. В этом случае сводная таблица займет намного больше места.
И последний момент относительно сводных отчетов. Я хотел бы вернуться к вопросу, когда в одной рабочей книге есть несколько сводных таблиц и все они построены по одному набору исходных данных. В этом случае вы можете указать, что сводные таблицы (кроме первой) строятся на основе уже существующего кэша. Для этого на первом этапе работы с Мастером таблиц нужно установить переключатель « » в положение « в другой сводной таблице или сводной диаграмме » (рис. 7). И тогда MS Excel создаст кэш только для одной таблицы, а остальные экземпляры сводных отчетов будут просто использовать этот кэш. При большом количестве таблиц экономия места может быть поистине колоссальной.
Важно! Прием общего кэша можно применять только для группы сводных таблиц, построенных на базе общих исходных данных.
Отключив использование кэша для любого отчета из такой группы, Excel автоматически отключит этот параметр для всех оставшихся таблиц.
И еще. Получить доступ к параметру « Создавать таблицу на основе данных, находящихся: » можно только при использовании Мастера сводных таблиц. В Excel 2003 — это основной инструмент для создания сводных отчетов. Но в Excel 2010 это не так. Вставить сводную таблицу можно по-разному. Например, через меню « Вставка » (иконка « Сводная таблица »). А вот отдельной кнопки для вызова Мастера здесь нет, ее нужно добавить на ленту вручную. Проще всего это сделать так:
1. Щелкните по панели быстрого доступа правой кнопкой мышки.
2. Из контекстного меню выберите пункт « Настройка панели быстрого доступа… » (рис. 8). Откроется окно « Параметры Excel », как на рис. 9.
3. Переключатель « Выбрать команды из: » поставьте в положение « Все команды ».
4. В списке команд подсветите элемент « Мастер сводных таблиц и диаграмм ».
5. Нажмите кнопку « Добавить>> » (рис. 9).
6. В окне « Параметры Excel » нажмите « ОК ».
На панели быстрого доступа появится иконка для вызова Мастера сводных таблиц.
Картинки
Наличие графических изображений в рабочей книге ощутимо увеличивает размер документа. Особенно, когда изображений много и они представлены с высоким разрешением. Например, после обычного сканирования документа может оказаться, что рисунок записан с разрешением 300 dpi (300 точек на дюйм). Фотоаппарат или камера современного мобильного телефона способна создавать изображения намного больших размеров. Но что самое главное — в офисной работе это совершенно ни к чему. Поэтому имеет смысл сжать рисунки в документе, уменьшив разрешение до 150, а то и до 96 dpi. На экране (да и при обычной печати) потери в качестве будут незаметны, а файл станет намного меньше. Чтобы сжать рисунки в программе Excel 2010, сделайте так:
1. Откройте документ, перейдите на лист, где есть рисунки.
2. Щелчком мышки выделите любой рисунок. В главном меню программы появится дополнительный пункт « Работа с рисунками », а лента примет вид, как на рис. 10.
3. В группе « Изменение » щелкните на кнопке « Сжать рисунки ». Откроется окно « Сжатие рисунков », как на рис. 11.
4. Переключатель « Качество вывода: » поставьте в положение « Экран (150 пикселей на дюйм):… » или « Электронная почта (96 пикселей на дюйм):… » — в зависимости от желаемой степени сжатия.
5. Если в документе есть несколько рисунков, отключите флажок « Применить только к этому рисунку ».
6. Включите флажок « Удалить обрезанные области рисунков ». В этом случае все части изображения, которые не видны на экране, будут удалены.
7. В окне « Сжатие рисунков » нажмите « ОК ».
Важно! В программе Excel 2003 кнопка сжатия рисунков находится на панели инструментов « Настройка изображения ». Эта панель активизируется после выбора любого рисунка в рабочей книге.
Убираем именованные диапазоны
Что касается использования именованных диапазонов, я бы сказал так. С одной стороны — это очень удобное средство для написания формул. Имена делают формулы проще и понятнее. Но, как и следовало ожидать, обилие именованных диапазонов приводит к росту объема файла. Особенно, если границы диапазона динамические , т. е. определяются при помощи формул. В любом случае имеет смысл внимательно просмотреть список диапазонов и отказаться от тех, которые не играют ключевой роли в вашем конкретном документе. Для корректировки списка диапазонов сделайте так:
1. Откройте документ, нажмите комбинацию « Ctrl+F3 ». Откроется окно « Диспетчер имен ».
2. В этом окне выберите элементы для удаления и нажмите кнопку « Удалить ».
Отключаем журнал
изменений
В определенных ситуациях документы MS Excel объявляют с параметрами общего доступа. Напомню, что в MS Excel 2010 управление общим доступом находится на вкладке « Рецензирование », иконка « Доступ к книге ». В программе MS Excel 2003 такой доступ можно открыть через меню « Сервис → Доступ к книге ».
Сама по себе такая возможность очень полезна, так как в данном случае корректировать и просматривать документ могут несколько человек одновременно. В то же время общий доступ может стать причиной существенного увеличения объемов электронных таблиц. Дело в том, что для файлов с общим доступом Excel помнит всю историю изменений документа: кто, когда и как корректировал ячейки рабочей книги. По умолчанию эти сведения хранятся в течение 30 дней. Поэтому при активной работе с таблицей ее объем может быстро увеличиваться. В моей практике, например, была таблица объемом около 8 Мбайт, которая за пару недель выросла до размера порядка 240 Мбайт!
Совет Не используйте общий доступ к документу без явной на то необходимости.
Если общий доступ все-таки нужен и отменить его нельзя, сократите количество дней хранения данных в журнале с историей изменений. Чтобы разобраться с параметрами общего доступа, сделайте так:
1. Войдите в меню « Рецензирование », щелкните на иконке « Доступ к книге » (в Excel 2003 это меню « Сервис → Доступ к книге »).
2. В окне « Управление доступом к файлу » отключите флажок « Разрешать изменять файл нескольким пользователям одновременно… » (рис. 12). Тем самым вы отключите общий доступ к документу. Журнал изменений Excel вести не будет. Объем документа станет меньше.
Чтобы ограничить количество записей в журнале изменений, сделайте так:
1. Через меню « Рецензирование » откройте окно « Управление доступом к файлу » (в Excel 2003 — это « Сервис → Доступ к книге »).
2. Перейдите на закладку « Подробнее » и уменьшите количество дней хранения истории изменений (рис. 12).
Удаляем макросы и формы
Еще один способ сократить размер рабочей книги — удалить из нее ненужные(!) макросы и формы. Возникает вопрос: откуда они могут взяться? Причин много. Самая распространенная — создание рабочей книги из имеющегося шаблона или документа, где уже были эти самые макросы и формы. Поскольку для вашей работы они совершенно ни к чему, я предлагаю расстаться с таким «подарком» без сожаления. Тем более что любой макрос — это дополнительный источник для вирусных атак. Чтобы удалить лишние макросы и формы, сделайте так:
1. Находясь на рабочем листе, нажмите « Alt+F11 ». Откроется редактор Visual Basic.
2. В главном меню выберите команду « View → Project Explorer ». Откроется окно « Project Explorer » с перечнем всех модулей и форм, которые есть в рабочей книге.
3. Щелкните кнопкой на модуле или форме, которую собираетесь удалить.
4. Из контекстного меню выберите « Remove ».
5. В окне с предложением экспортировать текст модуля в отдельный файл выберите « No ».
В программе Excel 2010 есть более простой способ удаления макросов и форм. Сделайте так:
1. Откройте документ.
2. В меню « Файл » выберите команду « Сохранить как… ». Откроется окно Проводника.
3. В этом окне щелкните на параметре « тип файла: » и укажите вариант « Книга Excel (*xlsx) » (документ без поддержки макросов).
4. Сохраните документ. Все! Макросы и формы рабочей книги «умрут» автоматически.
В качестве альтернативного варианта можно отключить макросы при загрузке файла, и заново сохранить документ.
Применяем новые форматы
MS Excel 2010
Этот способ оптимизации рабочей книги актуален только для пользователей MS Excel 2007 (2010). Дело в том, что в этих программах появились новые форматы для сохранения файлов, которые позволяют сжать документ. Я бы обратил внимание на три таких формата:
— « *.xlsx » — стандартный способ хранения документов в Excel 2007 (2010). Файлы в этом формате представлены в запакованном виде. Их размер по сравнению с теми же документами в Excel 2003 может сократиться в 5 — 7 раз;
— « *.xlsm » — расширенный вариант формата « *.xlsx » с возможностью сохранения макросов;
— « *.xlsb » — двоичный способ представления документа. Этот формат обеспечивает минимальный размер файла при максимальной скорости доступа к данным. Единственный недостаток формата « *.xlsb » — его несовместимость с другими приложениями. Хотя, если подумать, а всегда ли нужна эта совместимость? Так что смелее используйте перечисленные форматы таблиц в своей работе, и объем документов на вашем компьютере сократится в разы.
На сегодня все. Успешной работы! Жду ваших писем, предложений и замечаний на [email protected] , [email protected] или на форуме редакции.
Дата: 15 декабря 2015 Категория:Когда вы создаете документы для печати (например, отчеты, счета, накладные и т.д.) – важно настроить их так, чтобы распечатанный лист выглядел корректно, удобно и логично. Иначе, распечатанный документ будет неудобен для чтения и результаты Вашей работы оставят неприятные впечатления. Какие можно делать настройки рабочего листа – я расскажу в этом посте.
Большинство настроек можно сделать в окне Параметры страницы . Его вызывают, нажав на пиктограмму в углу ленточного блока Разметка страницы – Параметры страницы .
Пиктограмма «Параметры страницы»
Ориентация страницы в Excel
В зависимости от формы данных на листе, вы можете выбирать книжную (вертикальную) или альбомную (горизонтальную) ориентацию. Сделать это можно такими способами:
Каждый из перечисленных способов изменит ориентацию активного листа, или всех выделенных листов.
Как изменить размер страницы в Эксель
Хотя большинство офисных принтеров печатают на листах А4 (21,59 см х 27,94 см), вам может понадобиться изменить размер печатного листа. Например, вы готовите презентацию на листе А1, или печатаете фирменные конверты соответствующих размеров. Чтобы изменить размеры листа, можно:
Настраиваем поля в Excel
Поля в Эксель – это пустые области страницы между краем листа и границей ячеек. Чтобы настроить поля, есть несколько способов:
Добавляем колонтитулы в Excel
Колонтитулы – это информационные области сверху и снизу страницы на полях . Колонтитулы повторяются на каждой печатной странице, в них записывают вспомогательную информацию: номер страницы, имя автора, название документа и др. Сверху и снизу страницы есть по три поля для колонтитулов (левое, центральное и правое).
Колонтитулы в Майкрософт Эксель
Да вставки колонтитулов – перейдите в , т.к. здесь явно выделены области колонтитулов. Кликните внутри одного из колонтитулов и введите информативный текст. При этом, появляется ленточная вкладка Работа с колонтитулами , которая содержит дополнительные команды.
Так, можно вставить автоматический колонтитул , который будет указывать номер текущей страницы, количество страниц на листе, имя файла и др. Чтобы вставить автоматический элемент – выберите его на ленте: Работа с колонитулами – Конструктор – Элементы колонтитулов . Эти элементы можно сочетать друг с другом и с произвольным текстом. Для вставки — установите курсор в поле колонтитула и кликните на иконку в группе Элементы колонтитулов (см. рисунок выше).
На вкладке Конструктор можно задать дополнительные параметры для колонитулов:
- Особый колонтитул для первой страницы – колонитулы первой страницы не повторяются на остальных страницах. Удобно, если первая страница — титульная.
- Разные колонтитулы для четных и нечетных страниц – подходит для нумерации страниц при печати буклета
- Изменять масштаб вместе с документом – установка включена по умолчанию, колонтитулы масштабируются так же, как и вся страница. Рекомендую держать этот параметр включённым, чтобы обеспечить целостность компоновки листа
- Выровнять относительно полей страницы – левый и правый колонтитулы выровнены по соответствующим границам полей. Этот параметр так же установлен по умолчанию, изменять его нет особого смысла.
Колонтитулы – удобный инструмент для придания последнего штриха своей работе. Наличие качественных, информативных колонтитулов – это признак профессионализма исполнителя. Колонтитулы приближают верстку документа к издательскому виду. Это действительно легко и очень эффективно.
Вставляем разрыв страницы в Excel
Если вам нужно в каком-то месте листа вставить принудительный разрыв страницы, установите курсор в ячейку справа ниже места разрыва и выполните ленточную команду Разметка страницы – Параметры страницы – Разрывы – Вставить разрыв страницы . Например, чтобы вставить разрыв после столбца D и строки №10, выделите ячейку E11 и выполняйте приведенную команду.
Вставка разрыва страницы
Чтобы удалить разрыв – есть обратная команда: Разметка страницы – Параметры страницы – Разрывы – Удалить разрыв страницы . Чтобы удалить все разрывы, созданные вручную — команда Разметка страницы – Параметры страницы – Разрывы – Сброс разрывов страниц .
После вставки разрыва, на листе появятся разделители страниц. В они принимают вид синих рамок, перетаскивая которые, можно изменять печатные границы страниц.
Добавляем заголовок в Excel
Когда вы печатаете большие таблицы, нужно, чтобы шапка таблицы повторялась на каждой странице. Если вы использовали , то при печати эта функция никак не скажется на шапке, она будет напечатана лишь на первой странице. То есть, закрепление областей листа — это лишь визуальный эффект для удобства отображения на экране. При печати он не работает!
Чтобы ячейки повторялись на каждой печатной странице, выполните ленточную команду Разметка страницы – Параметры страницы – Печатать заголовки . Откроется окно Параметры страницы , вкладка Лист . В этом окне, в полях Сквозные строки и Сквозные столбцы укажите ссылки на строки и столбцы для повторения на каждом листе. Учтите, выделенные ячейки не будут физически присутствовать на каждой странице, а только повторятся при печати.
Добавление заголовков в Эксель
Настраиваем в Excel масштаб печати
Иногда информацию на листе не получается разместить компактно, чтобы она помещалась в нужное количество страниц. Не всегда удобно подбирать ширину столбцов и высоту строк, чтобы получить хорошо скомпонованный лист. Куда удобнее изменить масштаб печати (не путать с масштабом отображения). Используя эту опцию, вы изменяете масштаб ваших данных на печатной страничке.
Для изменения масштаба печати, используйте ленточные команды Разметка страницы – Вписать . Можно задать масштаб вручную с помощью счетчика Масштаб , но гораздо легче и быстрее использовать раскрывающиеся списки Ширина и Высота . Благодаря им, вы можете задать какое количество листов по ширине и высоте у вас будет. Например, чтобы вписать данные в одну страницу по ширине, установите: Ширина – 1 страница ; Высота – Авто .
Масштаб печати в Эксель
Сокрытие перед печатью
Если какие-то данные печатать не нужно, их можно просто скрыть. Например, содержащие техническую информацию, оставляйте только значимые данные. Чаще всего, отчёты не должны содержать подробности расчетов, а лишь отображать их результаты и выводы, наталкивая на определенные управленческие решения.
Еще можно сделать непечатаемыми объекты. Для этого выделите объект (например, или ) и нажмите правой кнопкой мыши на его рамке. В контекстном меню выберите Формат… . В открывшемся диалоговом окне в группе Свойства снимите флажок Выводить объект на печать .
Настройка печати объектов Эксель
Представления в Excel
Если вы используете один документ с различной компоновкой отображения, вам приходится часто изменять одни и те же параметры отображения и форматирования. Например, вы ежедневно обновляете исходные данные и расчёты, которые потом скрываете при печати. Вместо бесконечных ручных настроек, можно создать несколько представлений одного и того же листа, после чего изменение отображения занимает пару секунд и несколько кликов. задайте имя нового представления и сделайте выбор в предложенных уточнениях. Нажмите ОК , и представление создано!
Добавление представления в Эксель
В будущем, чтобы применить к книге сохраненное представление, выполните Вид – Режимы просмотра книги – Представления , выберите в списке нужное представление и нажмите Применить . К сожалению, представления не работают, если на листе есть , это ограничивает использование инструмента.
Вот такие настройки листов можно и нужно делать при подготовке к печати (и не только). Настройте рабочие книги правильно, чтобы отчеты выглядели идеально. Даже самые качественные расчеты выглядят скучно и бесполезно, если они не отформатированы и не подготовлены к печати. Даже если вы рассылаете отчеты по почте, скорее всего руководитель захочет их распечатать. Поэтому, я рекомендую готовить к печати каждый лист отчета, независимо от способа передачи на рассмотрение!
Друзья, если вам остались непонятны какие-то детали по материалам поста, задавайте вопросы в комментариях. И не забудьте подписаться на обновления , становитесь профессионалами вместе с сайтом ! Всегда Ваш, Александр Томм